8. Cấu trúc đề tài
2.2.2.2 Trang thiết bị văn phòng
Hiện nay, văn phòng UBCKNN đã được trang bị các thiết bị cho cán bộ, công chức, viên chức làm việc. Mỗi phòng mỗi bàn làm việc cá nhân đều có 01 máy tính để bàn có kết nối mạng, 01 máy in, 01 máy scan, có tủ đựng hồ sơ, tài liệụ
STT Trang thiết bị Văn phòng 1 Máy vi tính
2 Máy điều hòa, lưu thông không khí 3 Tủ lạnh
4 Điện thoại 5 Máy photocopy 6 Máy in
7 Máy scan
8 Máy đun, lọc nước 9 Máy fax
10 Phương tiện phòng cháy, chữa cháy 11 Máy hủy tài liệu
Bảng tổng hợp về trang thiết bị văn phòng
Một số hình ảnh về trang thiết bị văn phòng ( Phụ lục 3)
Nhìn chung, văn phòng UBCKNN đang từng bước đẩy mạnh việc hiện đại hóa thông qua việc trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng nhằm phục vụ cho công việc hành chính. Cán bộ, công chức, viên chức sử dụng cơ bản thành thạo các thiết bị, thuận lợi trong thực hiện công việc được giaọBên cạnh đó, có một số thiết bị mới như máy hủy tài liệu, máy fax thì khả năng sử dụng còn hạn chế. Nên dẫn đến sự chồng chất tài liệu hỏng,tốn một số diện
tích ở văn phòng. Còn máy fax khả năng sự dụng ít nên khi cần thì hiệu quả đạt được rất kém.
Đối với việc mua sắm trang thiết bị, văn phòng thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ được đơn vị xây dựng trên cơ sở hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên và theo quy định của pháp luật. Hàng năm, đơn vị căn cứ vào định mức chi tiêu mua sắm hàng năm theo quy chế để thực hiện mua sắm bổ sung các trang thiết bị phục vụ cho việc thực thi công vụ của cơ quan, đối với việc mua sắm có tính chất thường xuyên đơn vị chủ động giao cho cá nhân được giao trách nhiệm là thủ quỹ thực hiện việc mua sắm, đối với việc mua sắm không mang tính chất thường xuyên thì trên cơ sở quy định của pháp luật và cân đối của kinh phí của đơn vị, phòng. Do vậy, trong thời gian qua văn phòng UBCKNN đã luôn tính toán cân đối nguồn tài chính được ngân sách nhà nước cấp để thực hiện việc mua sắm trang thiết bị văn phòng cũng như thực hiện việc trả lương cho cán bộ, công chức trong cơ quan của mình bảo đảm được yêu cầu tiết kiệm, tránh lãng phí trong quản lý ngân sách và tài sản của đơn vị.
Có một vấn đề mà lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nhiều hơn nữa đó là có một số máy móc ở văn phòng, nhất là máy vi tính vì đã được mua sắm và sử dụng trong một thời gian khá dài nên đã cũ, thiếu tính thẩm mỹ và chất lượng không caọ Vì vậy, rất dễ xảy ra các sự cố gây cản trở công việc.
Việc mua sắm các trang thiết bị hiện đại thay thế các thiết bị lỗi thời, kém hiệu quả đó nó tác động trực tiếp đến chất lượng giải quyết công việc. Trang thiết bị hiện đại phù hợp với công việc văn phòng sẽ tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức làm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực. Chính điều đó, nó ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách của UBCKNN. Lãnh đạo văn phòng cần phải có kế hoạch về thu – chi cụ thể để việc cân đối tài chính mua sắm một cách dễ dàng, hiệu quả và tiết kiệm.