8. Cấu trúc đề tài
2.2.4 Bài trí công sở theo hướng hiện đại hóa ở Uỷ ban Chứng khoán
Nhà nước
Bố trí phòng làm việc khoa học là một công việc quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức vì nó thể hiện bộ mặt của Cơ quan. Trong đó, văn phòng là đơn vị cần phải được quan tâm nhiều hơn, phải có sự bố trí hợp lí, gọn gàng ngăn nắp, bố trí trang thiết bị văn phòng hợp lý, sạch sẽ làm cho khách hàng đến giao dịch, làm việc có cảm tình tốt đẹp về cơ quan .
Hiện nay, theo xu thế đổi mới văn phòng thông qua việc xây dựng “văn phòng hiện đại”, “văn phòng nhiều cây xanh” thì được các cơ quan và các tổ chức quan tâm. Theo khảo sát, Văn phòng Uỷ ban chứng khoán, tôi thấy rằng cách bố trí cơ bản hợp lý nhưng tính khoa học khoa học chưa cao để đáp ứng văn phòng hiện đại trong việc đổi mới phù hợp việc CCHC hiện naỵ
Văn phòng UBCKNN bố trí công sở theo kiểu truyền thống( cổ điển), văn phòng được tách ra nhiều phòng, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào đóng kín. Cụ thể như sau:
Văn phòng UBCKNN gồm tất cả 06 phòng , được bố trí tầng 1, tầng 2, nhà D, Uỷ ban chứng khoán.
- Phòng Hành chính, phòng một cửa, phòng photo được bố trí tầng 1, nhà D.
Phòng một cửa được bố trí đối diện với phòng hành chính, cách bố trí như vậy nó chưa mang tính khoa học caọ Cụ thể :
Phòng một cửa là đơn vị chuyên tiếp nhận hồ sơ và trả hồ sơ, thường xuyên tiếp xúc với khách hàng đến giao dịch nhiều, số lượng văn bản tiếp nhận rất nhiều, người vào người ra rất ồn ào làm ảnh hưởng đến phòng đối diện là phòng hành chính bởi sự ồn ào, làm giảm tinh thần làm việc, bên cạnh đó phòng một cửa được bố trí diện tích bé dẫn đến tình trạng chồng chất các thiết bị, cơ sở vật chất. Nhưng bố trí như vậy lại thuận tiện cho việc trao đổi và hỗ trợ công việc khi cần, tuy mất thời gian đi lạị
- Phòng lãnh đạo, phòng thư ký, phòng tổng hợp dự án được bố trí tầng 2, nhà D.
Qua đó, cho thấy cách bố trí văn phòng ở UBCKNN tách biệt nhau, khó trao đổi công việc khi cần thiết, làm tăng chi phí nhiều hơn về điện, ánh sáng, thông gió, chiếm nhiều diện tích của UBCKNN. Không có sự liên kết, giúp đỡ giữa cách phòng khi cần, tạo nên khoảng cách đối với mỗi nhân viên trong văn phòng. Phòng làm việc của cán bộ, công chức, viên chức thường được bố trí các thiết bị : Máy tính, máy in, một số thiết bị khác. Khi bố trí như vậy sẽ làm cho nhân viên cảm thấy mệt mỏi vì được chật chội, không có không gian riêng, làm sự căng thẳng mỗi khi công việc bị chồng chất làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc văn phòng. Bên cạnh đó, các phòng ban bố trí hướng nhân viên ngồi quay ra cửa như vậy sẽ bị ảnh hưởng tiếng ồn, thiếu sự yên tĩnh bởi người đi qua lại rất nhiềụ Trong phòng không có sự bố trí cách âm nên dẫn đến sự khó chịu của nhân viên, phần nào đó ảnh hướng đến việc đổi mới hiện đại hóa văn phòng trong xu hướng cải cách hành chính .
- Màu sắc
vẻ đẹp trong văn phòng mà với những màu sắc thích hợp sẽ tạo ra được một tinh thần thoãi mái, trạng thái hưng phấn cho con người, gam nóng hay lạnh đều có ưu nhược điểm riêng. Văn phòng UBCKNN vẫn chưa thực sự sử dụng màu sắc sao cho hài hòa và phù hợp với sở thích tâm sinh lý của từng ngườị Điều đó là một điểm hạn chế lớn của văn phòng làm giảm năng suất và sáng tạo trong công việc của cán bộ, công chức. Văn phòng UBCKNN chỉ sơn một màu trắng áp dụng cho tất cả các bộ phận. Chính vì vậy, để hiện đại hóa văn phòng thì màu sắc trong phòng làm việc cũng là yếu tố cần thiết.
- Ánh sáng trong văn phòng
Một yếu tố quan trọng nữa là ánh sáng của văn phòng UBCKNN cần được sử dụng với cường độ thích hợp, đủ mà không quá chóị Văn phòng đã kết hợp tự nhiên và ánh sáng nhân tạo, tận dụng được ánh sáng tự nhiên một cách tối đạ Tuy nhiên, tại phòng làm việc của các chuyên viên thường bi ánh sáng trực tiếp chiếu vào nhiều khi gây cảm giác khó chịu cho nhân viên. Để khắc phục nhược điểm này lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch đầu tư hệ thống cửa kính để vừa có thể ngăn ánh sáng trực tiếp, vừa có thể ngăn tiếng ồn với phòng một cửa của văn phòng.
- Cây xanh
Văn phòng cơ quan trang bị rất ít cây xanh và không thông thoáng, làm việc ngồi lâu dễ sinh mệt mỏị Ở gần cửa mỗi bộ phận thuộc văn phòng đều có những chậu cây xanh tạo cảm giác thoải mái cho mọi người mỗi khi bước vào phòng.
Cửa ra vào phòng hành chính của Văn phòng UBCKNN
Mỗi bàn làm việc của cán bộ, công chức có rất ít cây xanh đặt trên bàn để giúp giải toả căng thẳng và mệt mỏi cho thị lực, nhìn màu xanh lục khiến cho con người cảm thấy nhẹ nhõm và dễ chịu, thư thái hơn các màu sắc khác.
Với sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan, việc bài trí thiết kế công sở theo hướng hiện đại hóa chưa thật sự đảm bảo tốt các yếu tố trên. Bên cạnh đó, hệ thống quạt và máy điều hòa đã đảm bảo cho các phòng có một nhiệt độ lý tưởng để làm việc. Vệ sinh môi trường tại cơ quan được khá coi trọng và chú ý thường xuyên để đảm bảo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên.
Hiện nay, trong xu thế đổi mới việc xây dựng văn phòng hiện theo kiểu bố trí văn phòng mở, được tách biệt giữa các bàn làm việc của mỗi nhân viên bởi vách ngăn. Lãnh đạo văn phòng cần phải có kế hoạch đề xuất lên lãnh đạo cơ quan về việc xin thay đổi cách bố trí văn phòng theo hướng hiện đại phù hợp với xu hướng hiện naỵ Nhằm tiết kiệm diện tích, bố trí văn phòng hợp lí với cách bài trí thuận tiện cho việc giải quyết công việc cũng như có phương hướng bài trí công sở theo hướng hiện đại , khoa học tạo động lực cho các cán bộ, công chức, viên chức làm việc. Thúc đẩy sự hiện đại hóa văn phòng đáp ứng hiện đại hóa hành chính, tự đó tạo nên hình ảnh đẹp về Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.