8. Cấu trúc đề tài
3.2. Nâng cao hơn nữa nhận thức lãnh đạo trong công tác văn phòng
phòng
Các lãnh đạo cơ quan, đơn vị cần nâng cao tầm nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng xem đó là yếu tố tiên quyết để hoàn thành mọi nhiệm vụ cũng như góp phần vào công cuộc cải cách hành chính.
Để hiện đại hóa văn phòng đạt kết quả tốt, trước hết lãnh đạo cơ quan cần quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ văn phòng. Sự quan tâm này phải được thể hiện bằng các giải pháp cụ thể về tuyển dụng và đào tạo cán bộ văn phòng. Cần có một số kế hoạch về đào tạo và trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ hành chính văn phòng, đặc biệt về tin học và ngoại ngữ.
Lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng cần phải hiểu rõ tầm quan trọng của các yếu tố về trang thiết bị, sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng, môi trường làm việc. Yếu tố 3 mặt là con người - trang thiết bị, công nghệ và môi trường làm việc phải được chú trọng song hành với nhaụ
Thường xuyên tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo, tọa đàm nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ về công tác văn phòng và hiện đại hóa văn phòng ở các Vụ, phòng ban khác nhaụ
Thủ trưởng cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến đời sống cán bộ,công chức, nhân viên. Trong công việc thì cần chỉ đạo nhiệt tình với tinh thần cầu tiến là chính, cần động viên và tạo không khí thoãi mái để nhân viên có nghị lực phấn đấụ
Văn phòng ngoài chức năng hậu cầu của mình, cần làm tốt hơn chức năng tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo các phương hướng, nhiệm vụ các đầu việc trong phạm vi của mình. Để lãnh đạo thấy được rằng: Bộ phận văn phòng có vị trí quan trọng và không thể thiếu từ đó yêu cầu phải đặt ra cần
hiện đại hóa công tác văn phòng một cách nhanh chóng và toàn diện.
Đặc biệt, lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa về vấn đề cải cách hành chính tại UBCKNN để có chiến lược thực hiện góp phần vào việc thực hiện hiện đại hóa hành chính.
3.3 Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
Thứ nhất, cử cán bộ, công chức, viên chức đi học các lớp ngắn hạn. Lãnh đạo văn phòng nên ban hành một số văn bản về việc cử cán bộ, công chức, viên chức đi học các lớp về nghiệp vụ văn phòng như: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệụ
Nhằm nâng cao nghiệp vụ văn phòng giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ hành chính một cách dễ dàng, góp phần vào việc chuẩn hóa đội ngũ nhân sự trong việc thực hiện cải cách hành chính.
Thứ hai, cử cán bộ đi học các lớp dài hạn để nâng cao một số kỹ năng nghiệp vụ văn phòng.
Để hoạt động văn phòng có hiệu quả, lãnh đạo cần quan tâm và chú trọng hơn về vấn đề nâng cao một số kỹ năng nghiệp vụ văn phòng như: kỹ năng hoạch định, kỹ năng kiểm tra, kỹ năng tổ chức, kỹ năng lãnh đạo,
Nhận thấy được, vấn đề nâng cao nghiệp vụ như vậy, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng cần phải có phương hướng, chính sách cụ thể để tạo điều kiện cho các cán bộ được nâng cao các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng. Để từ đó,cho thấy được sự chuẩn hóa về kỹ năng của nhà lãnh đạo văn phòng.
Tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên đi học nâng cao nghiệp về sử dụng các công nghệ thông tin hiện đại như sau: Phần mềm quản lý văn bản, ứng dụng ISO vào việc xử lý, giải quyết công tác hành chính.
Thứ ba, mời chuyên gia đến tư vấn, chia sẻ những công nghệ mới để bồi dưỡng, cập nhật các chương trình ứng dụng mớị Đào tạo,bồi dưỡng, phổ cập cần nhấn mạnh, yếu tố hiểu biết, ứng dụng và sáng tạo , bồi dưỡng về
quản lý thông tin, thư mục(forder), tập tin(file) có khoa học, có hệ thống, nhất là kỹ năng thủ thuật sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Micrososft word, sử dụng intrernet để tra cứu thông tin, sử dụng thành thạo các công cụ tìm kiếm thông tin, thư điện tử, trao đổi qua mạng .
Thứ tư, cán bộ văn phòng có trách nhiệm hưỡng dẫn cán bộ các phòng ban khác về một số nghiệp vụ văn phòng.
Các cán bộ đã được cử đi học về đổi mới nghiệp vụ văn phòng thì có trách nhiệm hưỡng dẫn lại cho các cán bộ phòng ban khác để giúp các cán bộ hiểu rõ hơn về nghiệp vụ, tạo tiền đề cho việc tự giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ .
Thứ năm, đào tạo lại nhân sự văn phòng
Nhìn chung, chất lượng nhân sự văn phòng UBCKNN đang còn nhiều bất cập, kỹ năng làm việc còn nhiều hạn chế gây khó khăn trong giải quyết công việc. Chính vì vậy, lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch đào tạo lại nhân sự nhằm nâng cao chất lượng cho nhân sự để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại UBCKNN.