8. Kết cấu đề tàị
2.2.1.2. Năng lực của cán bộ quản lý, đội ngũ làm quản trị nhân lực trong công tỵ
công tỵ
* Năng lực của đội ngũ làm quản trị nhân lực:
Dưới đây là thông tin cán bộ phòng Hành chính nhân sự của Công ty
Bảng 2.2: Thông tin cán bộ phòng Hành chính nhân sự của công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện.
STT Họ và tên Tuổi Giới tính Chức vụ Chuyên môn Trình độ nghiệm Kinh
1 TạThị Thanh Thủy 30 Nữ Phụ trách phòng kiêm chuyên viên hợp đồng ,tiền lương, bảo hiểm Cử nhân Tài chính – Ngân hàng ĐH Thăng Long 5 năm 2 Nguyễn Thị Thu Hà 25 Nữ Nhân viên tuyển dụng và đào tạo nhân
sự Cử nhân kế toán doanh nghiệp ĐH Thành Đô 3 năm 3 Lương Thị Hương
24 Nữ Nhân viên văn
thư lưu trữ lưu trữ và Cử nhân quản trị văn phòng ĐH Khoa học XH&NV 2 năm (Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện hiện nay do đi vào hoạt động được gần 05 năm, với số lượng cán bộ nhân viên là 124 người, trưởng bộ phận hành chính nhân sự kiêm nhiệm nhiều nhiều nhiệm vụ trong đó có cả đánh giá thực hiện
công việc. Tuy nhiên dù được công ty quan tâm và bồi dưỡng bằng việc cử đi học các khóa đào tạo chuyên môn nhưng nhiệm vụ chính của trưởng bộ phận hành chính nhân sự là bên tuyển dụng và đào tạo chứ không chuyên sâu về đánh giá thực hiện công việc. Vì vậy khả năng triển khai công tác ĐGTHCV chưa thực sự đạt hiệu quả caọ
Với tổng số cán bộ đảm nhận chuyên trách về công tác quản trị nhân lực so với tổng số lao động đang chịu sự quản lý trong công ty là phù hợp. Trong bộ phận nhân sự đã có sự chuyên môn hóa trong công việc giúp cho việc vận hành trong quản lý trở nên dễ dàng và không bị chồng chéo trong công việc như Bảng 2.2 là bảng phân công công việc của cán bộ phòng Hành chính nhân sự.
Bảng 2.3: Bảng phân công công việc cán bộ phòng Hành chính nhân sự STT Họ và tên Chức vụ Công việc đảm nhận
1 Tạ Thị Thanh
Thủy
Trưởng bộ phận Hành chính nhân sự
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ.
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho công nhân viên Công tỵ - Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty, tham mưu và đề xuất cho ban giám đốc các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức – Hành chính – Nhân sự.
2 Nguyễn Thị
Thu Hà Hành chính Nhân viên
nhân sự
- Mua sắm, quản lý, bảo trì sửa chữa tài sản và trang thiết bị văn phòng.
- Quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương và giải quyết chế độ cho NLĐ. - Báo cáo tình hình quản lý lao động lên các cơ quan chức năng.
3 Lương Thị
Hương văn thư lưu trữ Lễ tân kiêm - Lưu trữ và luân chuyển hồ sơ, văn bản, tài liệu Công tỵ - Hướng dẫn và đón tiếp khách đến làm việc tại Công tỵ
- Phục vụ công tác lễ tân, hỗ trợ tổ chức sự kiện.
- Theo dõi chấm công toàn công tỵ
Bảng 2.4: Thông tin chung về trưởng bộ phận các phòng/ ban tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện.
Họ tên Vị trí công việc Trình độ Kinh
nghiệm
Phạm Thị Dịu Kế toán trưởng ĐH Công nghiệp TPHCM
khoa kế toán 6 năm
Lưu Thị Thu Ngà
Phó ban phòng nghiệp vụ
ĐH Kinh tế quốc dân khoa
quản trị kinh doanh 5 năm
Hoàng Phương Thùy Phụ trách phòng thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu ĐH Khoa học xã hội và nhân văn khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng 5 năm Hoàng Nam Long Trưởng phòng mua sắm thiết bị phụ tùng
Thạc sĩ kinh tế Berlin khoa
Quản trị kinh doanh 8 năm
Nguyễn Thế Phương
Trưởng phòng khai
thác, sử dụng tài liệu ĐH Quốc gia Hà Nội 6 năm
Tạ Thị Thanh
Thủy Trưởng bộ phận HCNS
ĐH Thăng Long Khoa Tài
chính ngân hàng 5 năm
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Cán bộ quản lý trực tiếp tham gia vào công tác đánh giá thực hiện công việc hầu như toàn bộ đều từ trình độ Đại học trở lên với số năm kinh nghiệm tối thiểu là 2 năm. Điều này cũng tạo ra sự thuận lợi trong công tác đánh giá do họ sẽ có sự nhìn nhận, quan sát đúng về nhân viên mà họ quản lý. Hầu hết các hoạt động quản trị nhân lực đều được Ban giám đốc chú trọng và đầu tư đúng mức. Đó là hàng năm công ty luôn có ngân sách để chi cho việc bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong công tỵ Dù cho cán bộ quản lý trực tiếp có năng lực, có kinh nghiệm, được sự quan tâm từ ban lãnh đạo nhưng do văn bản, biểu mẫu về ĐGTHCV chưa được cụ thể, rõ ràng nên mỗi phòng, ban lại có một
cách truyền đạt khác nhau về kế hoạch đánh giá.
2.2.1.3. Mức độ quan tâm, trình độ của người lao động đến ĐGTHCV.
Nguồn lao động từ công ty là đủ lứa tuổi, trình độ chuyên môn, nguyên quán, dân tộc nên mỗi cá nhân lại có cách nhìn khác nhau về triển khai công tác ĐGTHCV của Công tỵ
2.2.1.4. Văn hóa doanh nghiệp.
Mỗi một DN có một đặc trưng riêng phù hợp với môi trường làm việc và lĩnh vực sản xuất do vậy sẽ có các hình thức ĐGTHCV khác nhau, việc đánh giá tùy thuộc vào từng DN. Trong những DN có hệ thống đánh giá chính thức thông qua các văn bản, quy định, tình hình hoàn thiện nhiệm vụ LĐ của NLĐ được đánh giá trong những khoảng thời gian nhất định, theo chu kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm. Người đánh giá sẽ lựa chọn các phương pháp đánh giá đã được thiết kế một cách lựa chọn phù hợp với mục đính của việc đánh giá. Nếu DN có số LĐ ít thì việc đánh giá có thể thông qua đánh giá hàng ngày của người quản lý đối với cấp dưới, sự góp ý lẫn nhau giữa các đồng nghiệp.
Dù chưa thành lập được bao lâu nhưng lãnh đạo Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện có những nhận thức rất rõ ràng về văn hóa doanh nghiệp. Với họ văn hóa doanh nghiệp đảm bảo sự trường tồn của doanh nghiệp, nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong tâm thức của khách hàng và xã hộị Ở Công ty những khẩu hiệu văn hóa rất hay được nhân viên công ty nhắc đến như:
-Thực tiễn kiểm nghiệm chân lý: Chúng ta đánh giá con người thông qua quá trình thực tiễn.
-Thích ứng nhanh là sức mạnh cạnh tranh: Liên tục tư duy để điều chỉnh chiến lược và cơ cấu lại tổ chức cho phù hợp.
- Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện là ngôi nhà chung: Luôn tôn trọng nhau như những cá thể riêng biệt, nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên, làm việc nhóm để phát triển các cá nhân, các cá nhân phối hợp với nhau như các bộ phận trong cơ thể.
Ở Công ty rất chú trọng 11 yếu tố trong quản lý nhân viên cần chú ý có liên quan đến văn hóa của doanh nghiệp, đó là:
Một là, hãy tuyển dụng những người có thái độ tốt hơn là những người có thái độ xấu (kể cả người đó có kinh nghiệm, bằng cấp cao và có chuyên môn hơn hẳn).
Hai là, đào tạo mọi người trong 2 lĩnh vực: Kỹ năng lãnh đạo và phục vụ khách hàng.
Ba là, phải có một đại diện khách hàng ở vị trí quan chức cấp cao nhất trong doanh nghiệp.
Bốn là, để cho mọi người được là chính mình trong công việc, thể hiện chân thực tính cách của mình mà không phải đeo mặt nạ công sở hay phải lo lắng về những điều lặt vặt liên quan đến nghi thức, thủ tục trong doanh nghiệp.
Năm là, luôn chào đón ngay lập tức những thành quả mà nhân viên của doanh nghiệp đạt được; tổ chức kỷ niệm những cột mốc quan trọng trong đời sống riêng của mỗi nhân viên để đính hôn, đám cưới, sinh nhật, sinh con và nhiều dịp lễ khác; quan tâm chia sẻ với nhân viên khi họ ốm đau hay khi mất đi người thân, gặp biến cố hay những tai họa khác trong đờị Nói tóm lại, hãy trân trọng các nhân viên của mình theo khía cạnh là những con người bình thường chứ không phải chỉ là cấp dưới của mình.
Sáu là, phác họa rõ ràng về những gì mà doanh nghiệp dự định sẽ làm và lý do đưa mọi người tham gia vào công việc đó, chứ đừng để họ chỉ là những người đứng ngoài, hãy cao thượng hóa mục đích mà doanh nghiệp hướng tớị
Bảy là, giải quyết từng vấn đề của nhân viên một cách riêng rẽ, kịp thời và cụ thể, thậm chí một vấn đề tinh thần cũng cần quan tâm đối với những người có liên quan.
Tám là, thông qua các hình thức nêu gương, các buổi lễ chúc mừng và những hình thức giao tiếp để thề hiện sự coi trọng những trường hợp xuất sắc cả về tinh thần lẫn hành động, tạo dựng niềm tự hào về thành tựu đạt được cùng với tấm lòng luôn luôn nghĩ tới người khác, hãy nhớ rằng những giá trị vô hình khó bắt chước có ý nghĩa quan trọng hơn rất nhiều so với những giá trị hữu hình có thể mua được.
Chín là, các vị trí và chức danh đều không quan trọng, chất lượng quản lý mới là điều có ý nghĩa hơn hết. Bất kỳ ai, đang đảm nhận cương vị hay chức danh
nào cũng có thể là một nhà lãnh đạo qua hành động của mình.
Mười là, giao tiếp bằng tình cảm quan trọng hơn nhiều so với giao tiếp bằng lý trí và những cuộc trò chuyện thân mật cũng quan trọng chẳng kém gì những buổi nói chuyện nghiêm trang. Hơn thế nữa, việc truyền đạt các mục đích, ý nghĩa, cảm xúc, cảm hứng và tình cảm cũng quan trọng như việc trình bày về các số liệu và sự kiện.
Mười một là, nếu bạn không nhiệt thành với những việc bạn đang làm và cũng như không nhiệt thành với những người đồng sự, bạn sẽ không thể thắp sáng được tâm trí họ, sưởi ấm trái tim họ và thúc giục họ cống hiến vì một lý tưởng chung.
2.2.1.5. Hệ thống bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện.