8. Kết cấu đề tàị
2.2.2.1. Xây dựng kế hoạch ĐGTHCV tại công ty
ạ Xác định mục tiêu đánh giá thực hiên công việc.
Hiện nay tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện đã và đang tiến hành
ĐGTHCV thông qua ĐGTHCV do phòng hành chính nhân sự kết hợp với trưởng các bộ phận soạn thảo, thông qua, thi hành và giám sát thực hiện. Quy trình này được áp dụng cho tất cả các cán bộ, nhân viên của các phòng ban trong công tỵ
Mục đích chính của việc ĐGTHCV của công ty nhằm trả lương thưởng hàng tháng cho tất cả các lao động trong công ty đảm bảo công bằng hợp lý, là cơ sở để lập kế hoạch tăng lương thưởng cho nhân viên và nhà quản trị. Ngoài ra ĐGTHCV còn sử dụng để đưa ra quyết định về tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động, thuyên chuyển đề bạt thăng chức cho cán bộ công nhân viên trong công tỵ Hay là cơ sở để xây dựng chính sách đào tạo, phát triển cho nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc và NLĐ.
ĐGTHCV chưa tạo động lực làm việc nhiều cho người lao động. Từ thực tế cho thấy, dù thái độ làm việc của nhân viên có tốt hay không thì cũng không ảnh hưởng quá lớn tới lương của họ, họ vẫn được nhận lương của các tháng là như nhaụ Trong quá trình điều tra, khảo sát lấy ý kiến về mục đích đánh giá của NLĐ, tác giả có thu thập lại được kết quả như sau:
Biểu đồ 2.1. Đánh giá của NLĐ về mục đích đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện:
(Nguồn: Số liệu tự thu thập, điều tra).
Qua kết quả điều tra cho thấy, đa số người lao động đã hiểu được mục đích của việc ĐGTHCV: 62% nhân viên hiểu được mục đích chính của công tác đánh giá. Tuy nhiên vẫn là 38% nhân viên chưa hiểu sâu sắc được ý nghĩa của công tác đánh giá, trong đó có 3% cho rằng đánh giá chỉ để xem họ có làm tốt hay không, 24% cho rằng đánh giá để làm cở sở xét lương thưởng, còn lại 11% cho rằng đánh giá để xác định các nhu cầu về lao động.
Việc hiểu được mục đích của công tác ĐGTHCV là rất quan trọng, nó sẽ tác động đến tinh thần làm việc, tinh thần hợp tác của NLĐ trong quá trình đánh giá. Khi nhân viên có tinh thần hợp tác tốt, kết quả đánh giá sẽ chính xác hơn, từ đó giúp cho hoạt động quản trị nhân lực được thực hiện tốt hơn, nâng cao năng suất hiệu quả công việc.
b. Xác định chu kỳ đánh giá thực hiện công việc
Hiện tại công ty đang tiến hành đánh giá NLĐ theo quý. Cứ vào cuối của mỗi quý, nhân viên nhân sự phát phiếu đánh giá cho người được đánh giá, cho đồng nghiệp và cho trưởng bộ phận trực tiếp quản lý đánh giá. Công ty sử dụng kết quả đánh giá 1 quý/1 lần để trả lương các tháng trong quý cho người lao động. Người lao động vẫn có
khoản lương cố định còn dựa vào kết quả đánh giá của quý để thay đổi lương thưởng cho kịp thời và phù hợp với nhân viên.
Khi điều tra ý kiến của cán bộ, nhân viên trong công ty về chu kỳ đánh giá như thế nào là hợp lý thì thu được kết quả như sau:
Biểu đồ 2.2. Mong muốn của người lao động về chu kỳ đánh giá trong công ty
(Nguồn: Số liệu tự thu thập, điều tra).
Như vậy, có 55% cán bộ nhân viên đồng ý với chu kỳ ĐGTHCV là 3 tháng 1 lần. Chu kỳ này có vẻ hợp lý áp dụng với công ty được số đông người đồng tình. Bên cạnh đó có 30% cán bộ nhân viên cho rằng nên thực hiện đánh giá 6 tháng 1 lần tiết kiệm thời gian và chi phí. Có 5% cán bộ nhân viên cho rằng nên đánh giá 1 năm 1 lần đánh giá và có 10% cán bộ nhân viên muốn 1 tháng đánh giá 1 lần để độ chính xác đạt tỷ lệ cao nhất. Qua số liệu trên cho thấy, chu kỳ đánh giá 3 tháng 1 lần là phù hợp với công ty trong thời điểm hiện tạị
- Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
Công ty áp dụng các tiêu chuẩn đánh giá tổng quát và tiêu chuẩn chi tiết cho từng chức danh bộ phận. Các tiêu chuẩn tổng quát được đưa ra làm tiêu chuẩn chungcho các vị trí, phòng ban. Các tiêu chuẩn chi tiết là các tiêu chuẩn được thiết lập dựa trên đặt trưng của từng công việc, từng vị trí.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về mặt số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ
được quy định trong bản mô tả công việc. Đó chính là các mốc chuẩn cho việc đo lường thực tế thực hiện công việc của người lao động.
Tuy nhiên việc xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc không phải dễ dàng. Vì khó lượng hóa, khó xây dựng các tiêu chí rõ ràng nhất là các công việc của lao động gián tiếp, kết quả thực hiện công việc không lượng hóa được. Đa số các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay chưa xây dựng được bản Yêu cầu thực hiện công việc hoặc nếu có thì bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc được viết gộp trong bản mô tả công việc hay được diễn đạt bằng miệng. So với việc các tiêu chuẩn thực hiện công việc được diễn đạt bằng miệng thì phương thức diễn đạt bằng viết giúp tổ chức có thể kiểm soát được sự phát triển của mình, đồng thời đó chính là một phương tiện thuận lợi cho trao đổi và tái hiện thông tin giữa người lao động và người quản lý.
Ở Công ty, hiện nay chưa có bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc chính thức mà chỉ có bản kế hoạch công tác. Trong bản này, nhân viên đưa ra các chỉ tiêu công tác và kế hoạch phát triển cá nhân được giao trong kỳ tới và ý kiến của họ về kế hoạch đó. Người quản lý trực tiếp xem xét và phê duyệt bản Kế hoạch công tác của nhân viên mình phụ trách, đồng thời trong quá trình thực hiện các chỉ tiêu đó, người quản lý trực tiếp có thể xem xét điều chỉnh kế hoạch tăng thêm hoặc giảm đi các chỉ tiêu cho phù hợp với tình hình thực tế. Trong quá trình thực hiện công việc, người quản lý trực tiếp nhắc nhở cán bộ về những tiêu chí đã và chưa đạt được, đôn đốc và hỗ trợ cán bộ hoàn thành tốt các chỉ tiêu đề rạ Bản Kế hoạch công tác này được lập ra 4 lần/năm, là cơ sở để tiến hành việc đánh giá thực hiện công việc theo các chỉ tiêu đã đề rạ
Bảng 2.5. Bảng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc tổng quát Đối tượng Tiêu chuẩn đánh giá
Ban lãnh đạo - Quản lý điều hành tốt các mục tiêu đề ra trong năm
- Đề ra các kế hoạch công tác, kế hoạch kinh doanh phù hợp với điều kiện thực tế và năng lực của từng bộ phận.
Trưởng bộ phận - Hoàn thành tốt kế hoạch của từng thời kỳ.
- Thực hiện công việc đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng công việc.
- Phối hợp với các đơn vị khác để hoàn thành nhiệm vụ được giaọ
Nhân viên - Hoàn thành khối lượng công việc được giao - Chất lượng công việc đạt chuẩn trở lên - Chấp hành mọi nội quy của công ty - Đảm bảo ngày công theo quy định
Đối với bảng tiêu chuẩn ĐGTHCV tổng quát nêu trên, cho thấy đã có sự phân chia các tiêu chuẩn đánh giá khác nhau dành cho các đối tượng khác nhaụ Tại công ty, từng công việc và từng vị trí cũng có tiêu chuẩn ĐGTHCV cụ thể riêng. Ví dụ như nhân viên kinh doanh sẽ có tiêu chuẩn đánh giá như sau:
Bảng 2.6. Bảng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên. STT Tiêu chuẩn Hướng dẫn chấm điểm
1 Ngày công 20 điểm: hoàn thành đúng 26/30 ngày công 15 điểm: nghỉ 2 ngày công
10 điểm: nghỉ 3 ngày công 5 điểm: nghỉ 4 ngày công 0 điểm: nghỉ > 4 ngày công 2 Số lượng khách hàng mới 20 điểm: có trên 9 khách hàng 15 điểm: có trên 6 khách hàng 10 điểm: có trên 4 khách hàng 5 điểm: có trên 1khách hàng
3 Kỷ luật lao động 20 điểm: chấp hành đúng mọi nội quy công ty 15 điểm: 1 lần đi muộn về sớm
10 điểm: 2 lần đi muộn về sớm hoặc 1 lần vi phạm kỷ luật
5 điểm: > 2 lần đi muộn về sớm hoặc 2 lần vi phạm kỷ luật
0 điểm: > 2 lần vi phạm kỷ luật
Bảng 2.7. Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên Hành chính – nhân sự.
STT Tiêuchuẩn Hướng dẫn chấm điểm
1 Mức độ hoàn thành công việc được giao
40 điểm: 90 ÷ 100 % mục tiêu 35 điểm: 80 ÷ 89 % mục tiêu 30 điểm: 60 ÷ 79 % mục tiêu 20 điểm: < 60% mục tiêu
2 Ngày công 20 điểm: hoàn thành đúng 26/30 ngày công 15 điểm: nghỉ 2 ngày công
10 điểm: nghỉ 3 ngày công 5 điểm: nghỉ 4 ngày công 0 điểm: nghỉ > 4 ngày công
3 Báo cáo 20 điểm: nộp báo cáo đúng hạn, được cấp trên đề cao 15 điểm: nộp báo cáo đúng hạn
10 điểm: nộp báo cáo đúng hạn và bị sửa 1 lần 5 điểm: nộp báo cáo muộn và sửa 1 lần
0 điểm: nộp báo cáo muộn và sửa >1 lần 4 Quản lí hồ sơ,
giấy tờ nhân viên
20 điểm: đảm bảo giấy tờ nguyên vẹn, không bị mất 15 điểm: quản lý giấy tờ chưa ngăn nắp, còn bục nát 5 điểm: bị mất giấy tờ, hồ sơ của nhân viên 1 lần 0 điểm: bị mất giấy tờ, hồ sơ của nhân viên > 1 lần
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự).
Để nắm rõ được mức độ hài lòng của nhân viên về tiêu chuẩn đánh giá của công ty, tác giả đã thu được kết quả như sau:
Biểu đồ 2.3: Đánh giá của NLĐ về các tiêu chuẩn đánh giá tại công ty 81% 12% 7% 63% 32% 5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Rất hợp lý Cần sửa, bổ sung thêm Hoàn toàn chưa hợp lý
Tiêu chuẩn tổng quát Tiêu chuẩn chi tiết
(Nguồn: Số liệu tự thu thập, điều tra).
Qua bảng kết quả điều tra trên cho thấy, nhìn chung đa số nhân viên đều hài lòng với cả tiêu chuẩn đánh giá chung và tiêu chuẩn đánh giá chi tiết của công tỵ Số liệu cụ thể là 81% cho rằng tiêu chuẩn đánh giá tổng quát là rất hợp lý, 63% cho rằng tiêu chuẩn đánh giá cụ thể là rất hợp lý. Còn số ít là 5 – 7% là thấy tiêu chuẩn đánh giá hoàn toàn chưa hợp lý. Có 32% cho rằng cần sửa đổi và bổ sung tiêu chuẩn đánh giá chi tiết, công ty nên lưu ý điều nàỵ
c. Phương pháp đánh giá thực hiện công ty tại Công ty
Công tác ĐGTHCV đang được sử dụng tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện là phương pháp phân phối bắt buộc. NLĐ sẽ được xếp loại A, B, C, D để xác định mức hoàn thành công việc cá nhân dựa trên tổng điểm đánh giá của kỳ đánh giá (theo tháng) theo một tỷ lệ phân phối nhất định.
Bảng 2.8: Tỉ lệ đánh giá tại đơn vị
Số điểm đạt được Loại Xếp loại Tỉ lệ tại đơn vị
80-100 A Xuất sắc 15-20%*
60-79 B Tốt 60-70%
50-59 C Bình thường 15-20%**
<50 D Cần phấn đấu 0-5%
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự). *Có thể tăng lên 25% nếu có đề nghị đặc biệt và được giám đốc phê duyệt. ** Có thể giảm xuống 10% nếu có đề nghị đặc biệt và được phê duyệt
Cán bộ quản lý hưởng lương có phụ cấp trách nhiệm không thuộc đối tượng áp dụng tỷ lệ tại bảng trên
Có thể nhận thấy phương pháp phân phối bắt buộc này có tác dụng lớn trong việc hạn chế lỗi xu hướng trung bình trong đánh giá. Thêm nữa, phương pháp khiến NLĐ phải làm việc hết mình mới có thể đạt được bậc xếp loại mong muốn vì mỗi một bậc xếp loại được ấn định một tỷ lệ phần trăm nhất định trong tổng số người được đánh giá.
Công ty sử dụng mẫu phiếu đánh giá đối với vị trí quản lý và đối với công nhân, nhân viên, chuyên viên.
Mẫu phiếu đánh giá. (Phụ lục 3, 4 : Mẫu phiếu đánh giá giá cho vị trí quản lý, công nhân, nhân viên, chuyên viên tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện).
Những nội dung trên mẫu phiếu phù hợp với trình độ trung bình của nhân viên. Các tiêu chí được phân chia rõ ràng và thể hiện tính khái quát caọ Có thể nhận thấy với cán bộ ở vị trí quản lý thì công tác chủ yếu của họ là công tác quản lý nên việc đưa ra các tiêu chí là lập và thực hiện kế hoạch, điều hành, ra quyết định và giám sát là bao quát hết các hoạt động của một người quản lý. Nhằm giúp cho người đánh giá cho điểm dễ dàng và chính xác thì ứng với từng tiêu thức đã được thiết kế chi tiết hơn.
d. Đối tượng đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện.
Hiện tại, các đối tượng tham gia vào quá trình đánh giá thực hiện công việc bao gồm: nhà quản lý trực tiếp, đồng nghiệp và tự bản thân NLĐ đánh giá.
Qua thu thập và điều tra, tác giả tổng hợp được số liệu ở biểu đồ 1.4 như sau:
Qua kết quả điều tra cùng với biểu đồ 1.3 cho thấy theo ý kiến NLĐ thì nhà quản lý trực tiếp, đồng nghiệp và tự NLĐ đánh giá được cho là có độ chính xác caọ Gần như trên 90% NLĐ đánh giá các đối tượng này là đánh giá chính xác. Còn lại chưa đến 10% cho rằng cần sửa đổi bổ sung và hoàn toàn chưa chính xác. Và đối với nhà quản lý, NLĐ cho rằng họ không làm việc trực tiếp với nhân viên nên không đánh giá chính xác được. Có đến hơn 90% NLĐ cho rằng nhà quản lý đánh giá chính xác chỉ một phần hoặc hoàn toàn không chính xác. Vậy đối tượng đánh giá thực hiện công việc của công ty lựa chọn được đa số nhân viên trong công ty
đồng tình, những đối tượng đó cũng phù hợp để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong công tỵ
Biểu đồ 2.4: Ý kiến của NLĐ về mức độ chính xác của các đối tượng đánh giá
(Nguồn: Sô liệu tự thu thập, điều tra). 2.2.2.2. Thực trạng triển khai đánh giá thực hiện công việc.
Triển khai đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện gồm 4 nội dung cơ bản sau: truyền thông đánh giá, đào tạo đánh giá, tiến hành đánh giá và phỏng vấn đánh giá. Nội dung đó được phản ánh qua sơ đồ 2.2:
Sơ đồ 2.2. Nội dung triển khai đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện.
ạTruyền thông đánh giá
Hiện tại, Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện đã thực hiện truyền thong công tác ĐGTHCV đến NLĐ. Tuy nhiên thời điểm mà họ được biết đến công tác đánh giá là khác nhaụ Ví dụ như kỳ thứ 3 của năm 2014, ban giám đốc, các trưởng phòng và bộ phận phòng hành chính nhân sự được biết về đánh giá trước khi tiến hành thực hiện ĐGTHCV. Như thế chưa đảm bảo thông tin truyền thông kịp thời đến với NLĐ. Về hình thức truyền thông là NLĐ được biết thông qua thông báo ngắn gọn của nhà quản lý trực tiếp mình. Và qua điều tra, khảo sát tác giả thu nhận được phản hồi của NLĐ về thời gian truyền thông đánh giá thực hiện công việc như sau:
Biểu đồ 2.5. Phản hồi của NLĐ về thời gian truyền thông đánh giá thực hiện công việc
(Nguồn: Sô liệu tự thu thập, điều tra).
Như số liệu ở trên bảng 2.5.ta thấy có 81% số NLĐ được biết đến việc đánh giá trong khi quá trình triển khai đánh giá. Số ít người được biết trước và sau khi triển khai đánh giá (14% biết trước khi triển khai đánh giá, 5% biết sau khi triển khai đánh giá. Như vậy, đa số NLĐ được biết trước khi triển khai đánh giá, điều này ảnh hưởng đến kiến thức, tinh thần chuẩn bị đánh giá của NLĐ dẫn đến kết quả