8. Kết cấu đề tàị
3.2.1.2. Xây dựng hệ thống thông tin phản hồi về kết quả đánh giá thực hiện công việc
3.2.1.2. Xây dựng hệ thống thông tin phản hồi về kết quả đánh giá thực hiện công việc. công việc.
* Mục tiêu:
Quá trình thông tin phản hồi giúp cho các cá nhân có thể cải thiện sự thực hiện công việc trong kỳ tiếp theọ Bên cạnh đó, quá trình này còn giúp cán bộ quản lý trực tiếp nắm được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên và đưa ra các phương hướng giúp nhân viên phát triển trong tương laị
*Nội dung:
Hiện nay tại công ty mới chỉ khuyến khích chứ chưa có một văn bản chính thức bắt buộc các phòng ban phản hồi lại thông tin cho người lao động trong quy trình đánh giá. Đây là một thiếu sót rất lớn trong quá trình ĐGTHCV của công ty, khiến NLĐ không nắm rõ được tại sao kết quả đánh giá của mình lại như thế.Và có sự nghi ngờ về tính trung thực của kết quả đánh giá, mất niềm tin, giảm động lực và hiệu quả làm việc.Vì thế, mà người quản lý nên tiến hành phản hồi kết quả đánh giá cho nhân viên của mình như sau:
Sau khi quản lý cấp trên đã đánh giá xong thì trưởng phòng nên có một cuộc thảo luận chính thức với NLĐ vào cuối kỳ đánh giá. Trong cuộc thảo luận này trưởng phòng sẽ thông báo kết quả đánh giá cho từng nhân viên biết và những nhận xét về những mặt mà NLĐ đã làm được và chưa làm được. Trưởng phòng nên tạo điều kiện để NLĐ có thể trình bày các thắc mắc cũng như kiến nghị của mình. Nên thông báo kết quả ĐGTHCV cho toàn công ty để mọi nhân viên có thể so sánh kết quả của mình với các đồng nghiệp khác. Khi đó NLĐ sẽ biết được mình và đồng nghiệp có thực sự được đánh giá một cách công bằng hay không.
Phỏng vấn đánh giá là khâu cuối cùng nhưng rất quan trọng đối với hiệu quả của công tác đánh giá. Để thành công, người lãnh đạo trực tiếp cần phải chuẩn bị kỹ
càng cho cuộc nói chuyện. - Kể và thuyết phục - Kể và lắng nghe - Giải quyết vấn đề
Đặc biệt, khi thực hiện cuộc phỏng vấn đánh giá, người lãnh đạo nên tuân theo những hướng dẫn sau đây:
- Nhấn mạnh những mặt tích cực của thực hiện công việc, giải thích để họ tham gia với thái độ thoải mái và tự nguyện.
- Giải thích để người lao động biết đánh giá là nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện công việc của họ chứ không nhằm kỷ luật. Điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả đánh giá.
- Thực hiện phỏng vấn ở nơi ít bị làm phiền nhất như trong phòng riêng. Như vậy người phỏng vấn và người được phỏng vấn đề cảm thấy thoải mái và dễ bộc bạch hơn.
- Các ý kiến phê bình phải cụ thể, không nói chung chung, mập mờ. Bản thân các ý kiến phê bình cũng thường được đón nhận với thái độ không thoải mái nên nếu phê bình thì phải nói cụ thể, chỉ ra cho người lao động biết, hành vi thực hiện công việc nào là không đúng, thái độ nào là sai…
- Hướng các ý kiến phê bình vào công việc chứ không phải vào đạo đức nhân cách của nhân viên. Vì cốt lõi của phỏng vấn đánh giá này là nhằm vào quá trình thực hiện công việc, vào những gì NLĐ làm, cách thức họ thực hiện, chứ không phải con người họ ra saọ
- Giữ bình tĩnh và không tranh cãi với đối tượng
- Chỉ ra những hành động cụ thể mà nhân viên cần phải thực hiện để hoàn thành công việc.
- Nhấn mạnh rằng người đánh giá sẵn sàng giúp đỡ để NLĐ hoàn thành công việc tốt hơn, sự giúp đỡ có thể từ việc đôn đốc, sự truyền tải thông tin, giấy tờ…
- Kết thúc phỏng vấn bằng sự nhấn mạnh các mặt tích cực trong quá trình thực hiện công việc của NLĐ.
của cuôc phỏng vấn và có kiến nghị đề xuất gì về quá trình thực hiện công việc của nhân viên như các vấn về về đào tạo, bố trí nhân sự, kỷ luật lao động…
* Điều kiện thực hiện:
Cần có sự quan tâm của Ban lãnh đạo đối với việc lập kế hoạch, phân công người thực hiện công tác nàỵ
Cần có sự nghiêm túc phối hợp của cán bộ công nhân viên.
3.2.1.3. Xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên trách nguồn nhân lực.
Cán bộ có vai trò quan trọng trong đánh giá thực hiện công việc của công tỵ Vì vậy để nâng cao hiệu quả của công tác ĐGTHCV, Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện cần xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên trách có năng lực. Đây là giải pháp quan trọng và có giá trị lâu dài nhằm nâng cao hiệu quả của công tác ĐGTHCV nói riêng và công tác quản trị nguồn nhân lực nói chung.
- Công ty cần có một quy trình tuyển dụng khoa học, chính xác và hợp lý nhằm tuyển dụng được những cán bộ chuyên trách có trình độ và phù hợp với yêu cầu của công việc.
- Định kỳ tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn về khả năng thực hiện công việc. Đồng thời, lập kế hoạch cử các cán bộ có năng lực đi đào tạo chuyên sâụ
- Đối với cả nhân viên mới và nhân viên cũ, cần làm cho họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc thường xuyên nghiên cứu, học tập để cập nhật những kiến thức về chuyên môn và những kiến thức về xã hội, gắn lý luận với thực tiễn để có thể sử dụng một cách linh hoạt, sáng tạo và hiệu quả.
- Trong chính sách đãi ngộ cần chú trọng đến trình độ, năng lực của cán bộ và có chính sách thỏa đáng đối với những cán bộ trình độ chuyên môn caọ