L Ờ IC ẢM ƠN
2.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.2.1. Chức năng
Là một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực thương mại do đó Công ty TNHH TM và DV có chức năng chínhlà nhà phân phối hàng đầu chuyên mua và phân phối các mặt hàng phục vụ cho các công trình dân dụng và công nghiệp, các ngành điện lực, cấp thoát nước: o Dây cáp điện o Ống nhựa và phụ kiện o Thiết bị điện o Thiết bị chiếu sáng 2.2.2. Nhiệm vụ
Kinh doanh đúng ngành nghề, đúng mục đích đăng kí giấy phép kinh doanh. Tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Thực hiện tốt bảo vệ vệ sinh môi trường, tự bảo quản vốn, phát triển vốn và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả nhằm nâng cao đời sống công nhân viên đồng thời nâng cao trìnhđộ cho nhân viên kĩ thuật và nhân viên quản lý doanh nghiệp.
Đảm bảo đời sống cho người lao động, tạo điều kiện cho người lao động được làm việc trong môi trường tốt nhất.
Thực hiện nghiêm túc đầy đủ chính sách, chủ trương chế độ thuế Nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.1.3 Tổchức bộmáy quản lý của Công ty
Bộmáy quản lý của công tyđược tổchức theo kiểu trực tuyến, đứng đầu là Tổng Giám Đốc trực tiếp thực hiện tất cảcác chức năng quản trịcủa công ty thông qua Giám đốc điều hành.
TỔNG GIÁM ĐỐC
(Nguồn: Công ty Cổphần Tập đoàn Đức Tường– Chi nhánh Đà Nẵng)
Sơ đồ2.1: Tổchức bộmáy quản lý của Công ty Cổphần Tập đoàn Đức Tường - Chi nhánh Đà Nẵng
Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau: Tổng Giám đốc:
Là người có quyền lực cao nhất trong công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Có toàn quyền đề ra các chủ trương chính sách, quyết định các chiến lược, kếhoạch phát triển kinh doanh hàng năm, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Giám sát, chỉ đạo giám đốc trong điều hành công việc kinh doanh.
Giám đốc điều hành:
Tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc công ty và pháp luật về các lĩnh vực công tác do Tổng Giám đốc phân công vàủy quyền
Phòng Kếtoán
Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Quản lý toàn bộnguồn thu - chi tài chính của công ty. Kiểm soát việc mua sắm,
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PHÒNG NHÂN SỰ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG BẢO HÀNH BP KINH DOANH DỰÁN BP KINH DOANH ĐẠI LÝ
sữa chữa, xây dựng. Tổng hợp báo cáo tình hình tài chính của công ty. Xây dựng dự toán thu chi ngân sách, thanh toán, quyết toán các nguồn vốn. Phối hợp với các phòng ban khác thực hiện tốt việc quản lí tài sản hoặc các hoạt động có liên quan đến tài chính.Tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của công ty.
Phòng Kinh doanh
Có nhiệm vụnghiên cứu, tìm hiểu thị trường cungứng nguồn sản phẩm. Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, các chiến lược PR, marketing cho sản phẩm theo từng giai đoạn và từng đối tượng khách hàng. Theo dõi quá trình nhập xuất hàng hóa, tổ chức nghiệm thu, bàn giao sản phẩm cho khách hàng theo hợp đồng đã ký. Trong phòng kinh doanh chia thành hia nhóm bộphận đó là: Bộphận kinh doanh dựán sẽ đảm nhiệm nhóm khách hàng là các công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, mảng M&E,… và còn lại bộ phận kinh doanh đại lý sẽ đảm nhiệm nhóm khách hàng là các đại lý cấp 2, đại lý cấp 3, các khách lẻ,…
Phòng nhân sự:
Giúp hỗtrợ cho Ban Giám đốc giải quyết những vấn đề liên quan thuộc lĩnh vực nhân sựtrong công ty. Hỗ trợ các phòng ban khác trong vấn đềnhân sự. Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lí, cung cấp, truyền tin và dịch vụ nhân sự, công tác thi đua khen thưởng và kỷluật.
Phòng bảo hành:
Hỗ trợ bảo hành sản phẩm. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sửa chữa, bảo hành các sản phẩm của công ty. Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng về lỗi sản phẩm, cách thức sửdụng,… Lập báo cáo đánh giá và phân tích tình hình hàng lỗi, tiến độ thực hiện giao sản phẩm cho khách hàng.
2.1.4 Tổchức bộmáy kếtoán của Công ty
2.1.4.1 Tổchức bộmáy kếtoán
Hiện nay, đểphù hợp với đặc điểm hoạt động và tình hình quản lý kinh tếtài chính nội bộ, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Theo mô hình này, các công việc như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp và lập báo cáo tài chính… đều được thực hiện tập trungở Phòng Kếtoán.
Kếtoán trưởng kiêm Kếtoán tổng
Sơ đồ2.2: Tổchức bộmáy kếtoán tại Công ty Cổphần Tập đoàn Đức Tường - Chi nhánh Đà Nẵng
Chứcnăng, nhiệm vụchính của các bộphận trong Phòng Kếtoán: Kế toán trưởng (kiêm Kếtoán tổng hợp):
Là người đứng đầu, tổ chức quản lý toàn bộ công tác kế toán của đơn vị. Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép và phản ánh các khoản công nợ với người bán, các khoản thanh toán với khách hàng, theo dõi và thanh toán các khoản tạmứng và các khoản phải thu khác. Đồng thời tập hợp và tính đúng, đủkịp thời các khoản thuếphải nộp cho ngân sách Nhà nước như: thuế GTGT, các loại thuế khác và tập hợp chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc các kế toán viên chấp hành đúng quy chế, chế độ kế toán Nhà nước ban hành. Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của tài chính kế toán cho Ban Giám đốc. Tiếp nhận, phổ biến, triển khai các chỉthị cấp trên. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm cao nhất vềkế toán trước Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc công ty.
Kếtoán công nợ:
Có nhiệm vụ ghi chép đầy đủvà kịp thời tình hình biến động, số dựhiện tại của tiền mặt, tiền gửi, công nợ phải thu chi tiết cho từng đối tượng khách hàng. Thường xuyên báo cáo tình hình thu chi, tồn quỹcác khoản tiền mặt, tiền gửi, theo dõi thời hạn đáo hạn của các khoản nợ để Giám đốc đưa ra quyết định xửlý kịp thời.
Kếtoán tiền lương:
Có nhiệm vụ tổchức ghi chép đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình hiện có và sự biến động vềsố lượng, chất lượng lao động, tình hình sửdụng thời gian lao động và kết quả lao động. Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Thực hiện các công việc khác được cấp trên chỉ thị.
Kếtoán bán hàng:
Có nhiệm vụtổchức ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình hình tăng, giảm giá trị của tài sản cố định, công cụdụng cụ. Tính và trích khấu hao tài sản cố định, phân bổgiá trị công cụ, dụng cụ định kỳhàng tháng.
Thủquỹ:
Thực hiện các khoản thu, chi tiền mặt tại quỹcủa công ty dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày do kếtoán tổng hợp lập. Ghi chép kịp thời, phản ánh chính xác thu, chi và quản lý tiền mặt hiện có. Ngoài ra thủ quỹ còn giúp kế toán tổng hợp theo dõi thời gian làm việc của công nhân viên trong Công ty thông qua các báo cáo: Bảng chấm công…
Thủkho:
Hàng hóa trong kho là hàng hóa khách hàng gửi chờ xuất khẩu hoặc vận chuyển nội địa. Để đảm bảo hàng hóa ổn định, không bị mất mát, hỏng hóc trong quá trình lưu kho. Thủ kho cần phải thực hiện kiểm tra chứng từ Nhập xuất trong ngày, trong tháng. Lập bảng nhập xuất tồn để theo dõi hàng hóa về mặt số lượng cho từ đối tượng khách hàng. Ghi chép phiếu nhập, phiếu xuất hàng ngày, hàng tháng. Trực tiếp kiểm tra hàng khi nhập. Tổchức, sắp xếp hàng hóa và tuân thủnghiêm chỉnh nguyên tắc phòng cháy chữa cháy trong kho.
2.1.4.2 Tổchức vận dụng chế độkếtoán tại Công ty
Chế độkếtoán áp dụng
Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn chế độ kếtoán doanh nghiệp. Áp dụng hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam.
Hình thức kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm Kế toán Việt Nam và tổ chức ghi sổ theo hình thứcNhật ký chung.
Các chính sách kếtoán áp dụng
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N, kết thúc vào ngày 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam (VND). - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp khấu khao tài sản cố định:Phương pháp đường thẳng
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
2.1.4.3 Hình thức sổkếtoán và hệthống báo cáo tài chính
Hình thức sổkếtoán
Công ty sửdụng cảsổtổng hợp và sổchi tiết. Xuất phát từ đặc điểm tổchức sản xuất kinh doanh: số lượng nghiệp vụphát sinh trong một ngày tương đối nhiều, yêu cầu quản lý cao và dựa vào trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán nên công ty sửdụng phần mềm Kế toán Việt Nam kết hợp với phần mềm Excel, phần mềm hỗ trợ kê khai thuế vào kếtoán, tổchức ghi sổtheo hình thức Nhật ký chung, sổtổng hợp áp dụng là sổcái. Trình tựghi sổkế toán được mô tả như sau:
Sơ đồ2.3: Trình tựghi sổkếtoán theo hình thức kếtoán trên máy vi tính
Chú thích:
Nhập liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kếtoán hoặc bảng tổng hợp chứng từkếtoán cùng loại đãđược kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ. Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào phần mềm trên máy vi tính theo các mẫu bảng, biểu đãđược thiết kếsẵn trên máy vi tính
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổkếtoán tổng hợp và các sổ, thẻchi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu giữa sổkếtoán tổng hợp và sổkế toán chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với
CHỨNG TỪKẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾTOÁN CÙNG LOẠI SỔKẾTOÁN - Sổtổng hợp - Sổchi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kếtoán quản trị
MÁY VI TÍNH
các báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiệncác thao tác đểin các báo cáo tài chính theo quy định.
Hệthống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính được trình bày tổng quát, phản ánh tổng hợp nhất về tình hình tài sản, các khoản nợ, nguồn hình thành tài sản, tình hình tài chính cũng như kết quảkinh doanh trong kỳcủa doanh nghiệp. Là căn cứquan trọng để Hội đồng quản trị, Giám đốc và các cơ quan khác có được thông tin cho việc định hướng và đưa ra các mục tiêu phát triển lâu dài, tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Tường - chi nhánh Đà Nẵng, hệthống Báo cáo tài chính được tổchức như sau:
(1) Báo cáo tài chính năm gồm: Bảng cân đối kếtoán.
Báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính. (2) Báo cáo tài chính giữa niên độgồm:
Bảng cân đối kếtoán giữa niên độ.
Báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh giữa niên độ. Báo cáo lưu chuyển tiền tệgiữa niên độ.
Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính giữa niên độ.
2.1.5 Các nguồn lực hoạt động tại công ty qua 3 năm 2016 – 2018
2.1.5.1 Tình hình laođộng
Nhân lực là một thành phần không thể thiếu trong bất cứ một đơn vị doanh nghiệp nào. Không một đơn vịnào có thể tồn tại nếu không có nguồn nhân lực đáp ứng được sự hoạt động và vận hành của bộ máy công ty. Có thể nói, đây là nguồn chính quyết
định đến lợi nhuận và sự phát triển của công ty. Chính vì thế trong những năm qua,
Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Tường – Chi nhánh luôn chú trọng đến chính sách tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực, đồng thời có chính sách khen thưởng kịp thời cho những laođộng có thành tích xuất sắc.
Bảng 2.1: Tình hình laođộng của Công ty từ năm 2016 đến năm 2018
ĐVT: lao động Trường Đại học Kinh tế Huế
Chỉtiêu
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh
Giá trị % Giá trị % Giá trị % 2017/2016 2018/2017 +/- % +/- % Tổng số lao động 16 100 15 100 20 100 -1 -6.25 5 33.33 1. Phân theo giới tính Nam 6 37.50 7 46.67 9 45.00 1 16.67 2 28.57 Nữ 10 62.50 8 53.33 11 55.00 -2 20.00 3 37.50 2. Phân theo trình độ Đại học 11 68.75 8 53.33 12 60.00 -3 -27.27 4 50.00 Cao đẳng 3 18.75 4 26.67 6 30.00 1 33.33 2 50.00 Trung cấp 2 12.50 3 20.00 2 10.00 1 50.00 -1 33.33
(Nguồn: Phòng nhân sựCông ty Cổphần Tập đoàn Đức Tường– Chi nhánh Đà Nẵng)
Từbảng 2.1 ta có thểthấy rằng tình hình biến động vềnguồn nhân sựtại Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Tường - Chi nhánh Đà Nẵng từ năm 2016 đến năm 2018 là không đồng đều: Năm 2017 giảm không đáng kể, giảm đi 1 lao động so với năm 2016, tương ứng với tỉ lệgiảm là 6.25%. Nhưng đến năm 2018, số lượng nhân viên có sự tăng lên rõ rệt (tăng 5 lao động tương ứng với tỷ lệ tăng 33.33%) so với mốc là năm 2017. Tình hình biến động này được phân tích cụthểtheo các chỉ tiêu dưới đây:
Phân theo giới tính
Nhìn chung, số lượng lao động phân theo giới tính có sự biến động trái chiều nhau. Năm 2017, trong tổng số 15 lao động của công ty thì có 7 lao động là nam chiếm 46.67%, đã tăng thêm 1 lao động so với năm 2016 tương ứng với mức tăng là 16.67%. Qua năm 2018, số lượng lao động nam tiếp tục tăng thêm 2 lao động so với năm 2017 tương ứng tăng 28.57%. Ngược lại, tỷ lệ lao động nữ lại có sự biến động không đều: Năm 2017 có 8 lao động là nữ, chiếm tỷlệlà 53.33%, so với mốc so sánh là năm 2016 thìđã giảm đi 2 lao động tương ứng với tỷlệgiảm 20.00%. Đến năm 2018 lại tăng lên 3 lao động so với năm 2017 tương ứng với tỷ lệ tăng 37.50%. Có sự thay đổi cả về số lượng lao động nam và lao động nữ như vậy là do trong năm 2017 chi nhánh mới đi vào hoạt động được gần 1 năm,nên còn gặp khó khăn trong vấn đề tài chính, mức tiêu thụ Trường Đại học Kinh tế Huế
sản phẩm,… phải cắt giảm nhân viên để tiết kiệm chi phí. Để thực hiện mục tiêu đẩy mạnh chiến lược kinh doanh và sức cạnh tranh trên thị trường, công ty đã tuyển dụng thêm lao động (đặc biệt là lao động ởbộphận kinh doanh) vì vậy cảtỷlệ lao động nam và lao động nữ năm 2018 đều tăng lên rõ rệt. Mặc dù có sự biến động nhưng tỷ lệlao động nữvẫn chiếm trên 50% tổng số lượng lao động trong công ty, điều này được xem