L Ờ IC ẢM ƠN
3.1 Đánh giá chung về thực trạng công tác kế toán tại Công ty
3.1.1 Ưu điểm
Tổchức vận hành bộmáy kếtoán:
- Bộ máy kế toán được thiết lập một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm của một doanh nghiệp có quy mô nhỏ như công ty đang hoạtđộng trong lĩnh vực thương mại.
- Tại phòng kếtoán, mỗi kếtoán viênđảm nhiệm một phần hành nhất định dưới sựquản lý của Kế toán trưởng nhưng luôn có sự tương tác và hỗtrợ lẫn nhau nhằm đảm bảo cho bộmáy vận hành một cách có hiệu quảnhất.
- Một điểm chú ý nữa là phòng kế toán được bốtrí tách biệt với các phòng ban khác, tạo không gian làm việc yên tĩnh, sựtập trung cao độ.
- Được trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất cần thiết cho công việc như: máy tính, máy scan, máy in, hệ thống Internet được kết nối nội bộ với nhau giúp quá trình thu thập thông tin được nhanh chóng, thuận tiện. Đặc biệt là có sự hỗ trợ của Phần mềm kếtoán Việt Nam đã góp phần giảm bớt áp lực về khối lượng công việc, thông tin trên các sổ sách và báo cáo liên quan được cập nhật kịp thời, đáp ứng yêu cầu của nhà quản trị
Về đội ngũ nhân viên
- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụcủa hầu hết các kế toán viên viên đều tốt nghiệp Đại học, thông thạo trong kĩ năng sử dụng các phần mềm hỗ trợ (Phần mềm kế toán, bộ phần mềm của Microsoft Office,…), máy photocopy, máy scan, máy in,…
- Đội ngũ nhân viên kếtoán năng động, nhiệt huyết, thích ứng nhanh với điều kiện môi trường Công ty, chịu được áp lực cao với độtuổi trung bình từ26 tuổi trở lên góp phần nâng cao nâng suất và hiệu quả làm việc. Hằng năm, Công ty luôn đạo điều kiện cho nhân viên tham gia các lớp tập huấn về đạo tạo nghiệp vụnhằm nâng cao hơn nữa trình độchuyên môn cho kếtoán.
Vềhệthống chứng từ, sổsách kếtoán
- Để phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của mình Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đây là loại mẫu sổ đơn giản, dễthực hiện, thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ lao động cho từng kếtoán viên. Bên cạnh đó còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu của từng đối tượng kế toán ở mọi thời điểm bởi các nghiệp vụ được thống kê theo trình tựthời gian vào sổNhật ký chung, vì vậy kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
- Sổ sách kế toán được ghi chép chi tiết, tỉ mỉ chẳng hạn cụ thể cho từng nhóm đối tượng khách hàng, từng hóa đơn, trình tự phát sinh của từng nghiệp vụ,… tạo thuận lợi cho việc ghi chép và theo dõi.
- Hệ thống chứng từ như: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi,… được sử dụng tuân thủtheo mẫu do BộTài chính phát hành.
- Việc in ấn chứng từ cùng với sổ sách liên quan được thực hiện đầy đủ vào cuối mỗi tháng. Tất cả đều được đóng lại thành tập theo từng phần hành kế toán, sau đó được sắp xếp theo trình tựthời gian phát sinh rồi tiến hành lưu trữ tại phòng kếtoán tiện cho việc theo dõi,đối chiếu sai sót một cách nhanh nhất và sựkiểm tra bất ngờtừcơ quan thuế. Vềhệthống tài khoản:
Tất cả các tài khoản Công ty sửdụng cho việc hạch toán kếtoán nói chung cũng như kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng đều tuân theo bảng hệthống tài khoản của Thông tư 200 do Bộ tài chính ban hành ngày 22/12/2014. Công ty không mở các tài khoản chi tiết riêng nằm ngoài các tài khoản chi tiết được quy định tại Thông tư này.
Vềhệthống báo cáo
- Hệthống cáo báo tại Công ty được lập đầy đủ, đúng quy định và đúng thời hạn.
3.1.2 Nhược điểm
- Công tác kếtoán quản trị chưa được chú trọng xây dựng trong Công ty
- Quá trình quan sát thực tếcho thấy, các chứng từ được lưu trữ theo từng nghiệp vụphát sinh trong ngày, mặc dù tạo thuận tiện cho việc kiểm tra, điều chỉnh khi có sai sót nhưng lại khá tốn kém thời gian trong quá trình in ấn, việc lưu trữ đòi hỏi phải sắp xếp một cách rõ ràng và cụ thể. Chẳng hạn: Trong ngày 09/01/2019 nếu chỉ tính các nghiệp vụ liên quan đến nhập kho và xuất hàng bán thì đã phát sinhđến 124 nghiệp vụ. Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT,… tuy được in từ phần mềm nhưng cũng có thểxảy ra nhầm lẫn hoặc bỏsót.
- Hình thức kế toán Nhật Ký chung đòi hỏi sự theo dõi và phản ánh của kế toán phải đầy đủ, chính xác, kiểm tra sự trùng lắp các nghiệp vụ trước khi lên các sổ liên quan.
- Phần mềm kế toán hỗ cho việc hạch toán khá phức tạp, nhảy nhầm tài khoản Nợ/Có, đánh sốchứng từ sai,..đòi hỏi sựquan sát, cẩn thận, tỉmỉ của kếtoán viên trong quá trình nhập liệu tránh những sai sót về sau khó điều chỉnh được.
3.2 Đánh giá về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanhtại Công ty Cổphần Tập đoàn Đức Tường -Chi nhánh Đà Nẵng tại Công ty Cổphần Tập đoàn Đức Tường -Chi nhánh Đà Nẵng
3.2.1 Ưu điểm
- Ngoài sựhỗtrợ hạch toán từphần mềm Kếtoán Việt Nam, tại bộphận kếtoán còn được trang bị thêm các phần mềm hỗ trợ khác như: phần mềm kê khai thuế, phần mềm khai và nộp bảo hiểm điện tử,… giúp giảm bớt khối lượng công việc của kế toán, tăng độ chính xác hơn xử lý và tính toán số liệu đồng thời cung cấp các thông tin kịp thời cho nhà quản lý trong việc định hướng chiến lược kinh doanh và ra các quyết định.
- Tất cảcác nghiệp vụkinh tếphát sinh từkhâu từ bán hàng đến ghi nhận doanh thu bán hàng và xác định kết quảkinh doanh, mỗi bộphận kế toán đều thu thập đầy đủ các chứng từlàm minh chứng cho việc hạch toán và lên sổsách.
- Phương pháp kê khai thường xuyên hiện đang được sử dụng để kế toán hàng tồn kho. Đây được xem là phương pháp phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh hiện tại của Công ty, bên cạnh sựhỗtrợ đắc lực từphần mềm Kếtoán Việt Nam kếtoán Trường Đại học Kinh tế Huế
bán hàng sẽ xác định được nhanh chóng số lượng và giá trịcủa từng mặt hàng hiện đang tồn kho là bao nhiêu khi có nghiệp vụ đặt hàng hoặc xuất hàng bán cho khách hàng. Không những vậy, phương pháp này còn cập nhật được sự biến động liên tục, thường xuyên tình hình nhập vào-xuất bán-tồn kho của từng mặt hàng, những mặt hàng nào được khách hàng đặt hàng nhiều nhất hay loại hàng nào còn tồn kho đểtừ đó giúp Công ty có những điều chỉnh tăng lượng hàng bán chạy, giảm bớt lượng hàng còn tồn kho nhiều, tránh tình trạng ứ đọng vốn một cách phù hợp và kịp thời cũng như giảm thiểu được những sai sót trong việc quản lý và theo dõi giữa kếtoán và thủkho.
- Hệ thống chứng từ, sổsách, các loại báo cáo của kếtoán nói chung và kếtoán doanh thu bán hàng - xác định kết quả kinh doanh nói riêng thủtheo mẫu quy định của Bộ Tài chính ban hành. Công ty không có tự thiết kế thêm bất cứ mẫu riêng nào nằm ngoài quy định. Mặc dù việc in ấn và lưu trữ chứng từ khá nhiều nhưng khi cần việc kiểm tra, đối chiếu sai sót đều được thực hiện khá nhanh chóng nhờ vào cách lưu trữ, sắp xếp khoa học và hợp lý. Ví dụ: Trên hợp đồng kinh tế đã lập với khách hàng,ởcuối trang sẽ được ghi mã số hóa đơn GTGT đã xuất, rất thuận tiện cho việc tìm kiếm.
- Khoản phải thu được mởchi tiết riêng cho từng đối tượng khách hàng theo từng số hóa đơn phát sinh tạo điều kiện cho việc hạch toán, quản lý và đối chiếu công nợ, đôn đốc việc thanh toán các khoản nợquá hạn thanh toán.
3.2.2Nhược điểm
Bên cạnh những mặt ưu điểm nêu trên thì công tác kế toán bán hàng và xác định kết quảkinh doanh tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Tường-Chi nhánh Đà Nẵng còn tồn tại những nhược điểm như sau:
Vềchính sách bán hàng
- Phương thức đặt hàng thông qua gọi điện thoại trực tiếp vẫn được áp dụng, việc này có thể dẫn đến sai sót ghi nhầm tên khách hàng, tên mã hàng, số lượng,… ảnh hưởng đến việc xác định doanh thu tiêu thụ trong kỳ, giảm uy tín của Công ty trong lòng khách hàng.
- Theo nguyên tắc những hóa đơn có giá trị lớn thường phải có kèm theo bản Hợp đồng kinh tế, nhưng tại Công ty vào đầu năm kế toán sẽ lập một hợp đồng nguyên tắc (áp dụng cho những khách hàng thân thuộc) làm căn cứ bán hàng chỉ khi có yêu cầu từ phía khách hàng sẽ lập thêm Hợp đồng kinh tế. Cách làm như vậy tuy sẽ tiết kiệm được thời gian khi hai bên muốn hợp tác với nhau trong một thời gian nhất định mà Trường Đại học Kinh tế Huế
không bắt buộc phải ký kết mỗi Hợp đồng khi có giao dịch phát sinh, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, loại hợp đồng này chỉ mang tính chất định hướng, quy định các vấn đề chung nên khi xảy ra trang chấp rất khó để giải quyết, nhất là khi các bên không thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ vủa mình. Ví dụ: Trên Hợp đồng nguyên tắc chỉ phán ánh loại mặt hàng mà khách hàng yêu cầu, không thể hiện được rõ về số lượng, đơn giá, tổng sốtiền bên mua cần thanh toán cho Công ty.
Vềhệthống chứng từvà sổsách kếtoán
- Hiện tại công ty chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán hàng. Kếtoán bán hàng phải theo dõi, kiểm tra, đối chiếu sau đó tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng, với đặc thù mỗi ngày số lượng đơn hàng xuất khá nhiều. Do vậy những sai sót như lập hóa đơn trùng tên khách hàng, nhầm đơn giá, sai số hóa đơn, thiếu số lượng,… vẫn có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến việc hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quảkinh doanh cuối kỳ.
- Một sốchứng từvẫn chưa đầy đủchữký của các bộphận liên quan, thiếu đóng dấu xác nhận của Công ty như Biên bảng giao hàng, Phiếu định khoản chứng từ,… trong trường hợp có xảy ra sai sót hay chứng từlập không đúng thì khó có thể quy được trách nhiệm vềphía của ai.
- Ởsổchi tiết và sổcái của một sốtài khoản, phần diễn giải thông tin chưa được cụthể, rõ ràng hoặc một sốkhông có luôn thông tin. Nếu có sai sót trong việc hạch toán cần điểu chỉnh lại thì sẽmất thời gian hơn để đối chiếu và dò tìm. Chẳng hạn:
1, Trên sổ chi tiết của tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511)ở phần diễn giải đều chỉ thểhiện một nội dung giống nhau ở tất cảcác ngày trong một tháng là “Hàng xuất kho công ty”. Nhìn vào phần diễn giải này khó có thể biết được trong ngày đó đã xuất hàng bán cho khách hàng nào, số hóa đơn đã xuất là bao nhiêu.
2, Tuy mỗi loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đều được theo dõi bởi một tài khoản riêng nhưng nội dung phần diễn giải khi phản ánh lên các sổsách liên quan thì chỉ gộp chung thành “Chi phí QL-BH”. Chính vì lẽ đó, việc đưa nhầm giá trị của loại chi phí này vào giá trị của loại chi phí kia là điều có có thểxảy ra và người đọc thông tin này cũng ngầm hiểu hai loại chi phí này có tính chất giống nhau.
Một số nhược điểm khác:
- Đối tượng khách hàng chủyếu là các đại lý cấp 2, cấp 3; các công ty chuyên về thiết kếvà xây dựng công trình, hằng ngày đều có yêu cầu đặt hàng đến công ty. Chính vì vậy việc thanh toán công nợ so với lý thuyết là trả trước 30% theo hợp đồng, 70% thanh toán sau khi hết hợp đồng là khá khó khăn. Hơn nữa, việc kiểm tra khả năng thanh toán đối với những nhóm này thường ít được thực hiện dẫn đến khả năng Công ty bịchiếm dụng vốn là điều khó tránh khỏi.
- Kết quả phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 2 năm 2017 - 2018 cho thấy cảchi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng đều có xu hướng gia tăng, tác động rất nhiều đến kết quảkinh doanh của Công ty.
- Những khách hàng thường xuyên, mua hàng với giá trị lớn việc kiểm tra hạn mức tín dụng thường ít được thực hiện, công tác đôn đốc khách hàng trả nợ còn hạn chế, công ty chưa có một chính sách nhất định vềthời hạn thanh toán đối với từng nhóm khách hàng,… cho nên tình trạng rơi vào các khoản nợ phải thu khó đòi, chậm thanh toán công nợ gây khó khăn cho việc quyết toán vào cuối kỳvẫn đang diễn ra.
3.3 Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác
định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Tường - Chi
nhánh Đà Nẵng
Từnhững nhược điểm đãđược nêu ra trên đây, dựa vào những kiến thức đã học tập được tại nhà trường cùng quá trình quan sát thực tếtại Công ty. Sauđây tôi xin được đề xuất một số đóng góp mang tính chủ quan hy vọng sẽ giúp ích được cho Công ty hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quảkinh doanh
Vềchính sách bán hàng
- Công ty nên duy trì chính sách bán hàng qua điện thoại đối với những khách hàng thường xuyên. Trong quá trình trao đổi việc đặt hàng với khách hàng, kế toán có thể thực hiện một số biện pháp thủ công để hạn chế sai sót, bỏ thiếu như: liệt kê số lượng và mặt hàng mà khách cần mua vào giấy, xin phép để nhắc lại thêm một lần nữa vềnhững nội dung mà khách yêu cầu trước khi kết thúc cuộc trò chuyện, xin tài khoản zalo của nhân viên đặt hàng đểtiện trao đổi,…
- Những trường hợp sửdụng Hợp đồng nguyên tắc làm căn cứmua bán hàng hóa giữa bên mua với Công ty, cần theo dõi sát sao các khoản phải thu trên từng lần mua hàng của khách hàng. Trên cơ sở của hợp đồng này, hai bên nên cân nhắc việc tiến tới Trường Đại học Kinh tế Huế
ký kết Hợp đồng kinh tế chính thức hoặc bổ sung thêm các phụ lục hợp đồng củ hợp đồng nguyên tắc.
Vềhệthống chứng từvà sổsách
- Công ty nên xem xét giữa mức chi phí phải bỏra cho việc đăng kí sửdụng hóa đơn điện tửvới những lợi ích có thểthu lại được khi bỏra mức chi phí đó, nếu phù hợp thì việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy qua hóa đơn điện tửsẽrất khảthi. Việcthay đổi này sẽgiúp ích rất nhiều cho kếtoán bán hàng, bớt khối lượng hóa đơn giấy phải xuất trong một ngày, tiết kiệm thời gian; giảm thiểu những hóa đơn xuất nhầm số lượng, sai đơn đơn giá,…
- Cần kiểm soát chặt chẽ hơn những chứng từ được lập không cóđầy đủ chữký của các bộ phận liên quan. Với đặc thù chứng từ lưu hành trong nội bộ và xuất ra bên ngoài tương đối nhiều (đặc biệt là hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho,…), bộ phận kếtoán có thể đềxuất lên cấp trên trang bị thêm các con dấu chữ ký đểvừa làmđẹp cho các loại