L Ờ IC ẢM ƠN
2.2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Công ty
2.2.2.1 Kếtoán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(1) Chứng từsửdụng
Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được thực hiện trong Quý I/2019 không có xảy ra các nghiệp vụ liên quan đến bán lẻhàng hóa. Vì vậy trong phần này chỉ tập trung đềTrường Đại học Kinh tế Huếcập đến trường hợp bán buôn hàng hóa
Để hạch toán bất kỳmột nghiệp vụ phát sinh nào liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Tường - Chi nhánh Đà Nẵng đã thu thập những chứng từgồm:
Hợp đồng kinh tế/ Hợp đồng nguyên tắc Hóa đơn GTGT
Phiếu xuất kho, Phiếu định khoản chứng từ
Biên bản giao hàng, Phiếu thu / giấy báo Có (nếu có)
Trong đó:
Hợp đồng kinh tếhoặc Hợp đồng nguyên tắc do phòng kinh doanh lập cũng như có trách nhiệm liên hệvới khách hàng đềký hợp đồng bán hàng (trường hợp nếu là hợp đồng nguyên tắc thì chỉ cần lập và ký một lần). Hợp đồng kinh tếhoặc hợp đồng nguyên tắc phải có chữ ký của người đại diện hai bên và phải được lập thành 06 bản, khách hàng giữa 03 bản còn 03 bản phía Công ty giữthì Giám đốc chi nhánh sẽgiữ01 bản; Phòng Kinh doanh lưu 01 bản và Kế toán lưu 01 bản .
Hóa đơn GTGT do nhân viên kế toán bán hàng lập theo mẫu đã được Bộ tài chính chấp nhận và cho phép phát hành. Hóa đơn GTGT này được lập thành 03 liên, với:
Liên 1 (Màu trắng, chữ đỏ): Lưu tại cuốn
Liên 2 (Màu đỏ) : Giao cho khách hàng Liên 3 (Màu xanh dương) : Lưu hành nội bộ
Biên bản giao hàng được phòng kinh doanh lập trong trường hợp kế toán chưa lập hóa đơn GTGT theo yêu cầu của khách hàng (những khách hàng mua hàng chưa thanh toán), giấy giao hàng được xem như là đơn đặt hàng của khách hàng. Giấy giao hàng được lập làm 02 liên giao cho bộphận vận chuyển, sau khi giao hàng xong sẽ yêu cầu cho khách ký xác nhận cả2 bản này, 01 bản sẽgửi khách hàng, bản còn lại sẽ đem về giao cho phòng kếtoán giữ.
Phiếu xuất kho do bộphận kho lập thành 02 liên: 01 liên lưu tại bộ phận lập phiếu, 01 chuyển cho thủ kho làm căn cứxuất kho.
(2) Tài khoản sửdụng
Tài khoản 511 (Tài khoản cấp 2: TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa) là tài khoản trung tâm được sửdụng đểhạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Ngoài ra
kếtoán còn sửdụng thêm các tài khoản có liên quan đến việc hạch toán vào doanh thu bán hàng như: TK 112, TK 131,…
(3) Sổsách kếtoán sửdụng
Sổ sách mà kế toán sử dụng cho việc theo dõi doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụtại Công ty cơ bản gồm:
- Sổchi tiết, sổcái của tài khoản trung tâm: TK 5111
- Sổchi tiết, sổcái các tài khoản liên quan: TK 112, TK 131, TK 911 (4) Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi khách hàng có nhu cầu vềhàng hóa, khách hàng sẽliên hệvới phòng kinh doanh của công ty bằng cách gửi mail yêu cầu hoặc thông qua Hợp đồng kinh tế / Hợp đồng nguyên tắc (trường hợp khách hàng là bạn hàng thân thiết của công ty thì có thểliên hệtrực tiếpqua điện thoại). Sau khi đã nhận được thông tin yêu cầu vềmẫu mã, quy cách sản phẩm từ khách hàng, phòng kinh doanh sẽ liên hệ với bộ phận kho, kiểm tra khả năng cung cấp hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng.Đơn hàng được chấp nhận, phòng kinh doanh sẽlập biên bản giao hàng làm 2 liên, 1 liên đưa cho bộ phận kho làm căn cứ lập phiếu xuất kho. Liên 2 Phiếu xuất kho được chuyển cho thủ kho làm căncứxuất kho hàng hóa. Thủkho có trách nhiệm xuất đúng số hàng trên Phiếu xuất kho mà kế toán kho đã lập, ghi rõ số thực xuất, ký xác nhận và chuyển cho bộ phận kế toán. Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho lập hóa đơn GTGT làm 3 liên, trong đó 1 liên giao cho bộ phận giao hàng gửi đến khách hàng cùng với 2 liên của biên bản giao hàng đểký xác nhận, 1 liên của biên bản giao hàng còn lại sau khi đã có xác nhận được chuyển lại cho phòng kinh doanhlưu trữ.. Phòng kếtoán nhận đầy đủcác chứng từgốc, đối chiếu và kiểm tra tính hợp lệtiến hành nhập liệu vào máy tính, phần mềm sẽtự động cập nhật vào các sổsách liên quan.
(5) Ví dụminh họa
Ngày 13/02/2019 Công ty đã tiến hành xuất bán lô hàng chưa thu tiền cho Công ty Cổphần Long Sơn Quảng Ngãi, với tổng giá trị chưa thuếVAT là 310,868,000 đồng (Thuế suất 10%).
Kếtoán tại Công ty ghi nhận như sau:
Chứng từ dùng làm căn cứ ghi Sổ: Hợp đồng kinh tế số 0901/2019/HDKT/DUCTUONGDN – LSQN (Phụ lục 01), Biên bản giao hàng số 3191,
Phiếu xuất kho số 3191XK, Hóa đơn GTGT số 0003191 ngày 13/02/2019, Phiếu định khoản chứng từsố013/02 (Phụlục 02)
Tài khoản sửdụng: TK 5111, TK 33311, TK 131
Phương pháp hạch toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từ thu thập được, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệcủa hóa đơn đểhạch toán vào phần mềm kếtoán.
Kếtoán tại Công ty hạch toán như sau: NợTK 131-392 : 341,954,800đồng
Có TK 33311 : 31,086,800đồng Có TK 5111 : 310,868,000đồng
Khi đã xácđịnh được TK Nợ, TK Có, kếtoán vào phần mềm lựa chọn cập nhật mục chứng từdoanh thu và nhập vào biểu được thiết kếsẵn trên phần mềm. Đồng thời theo dõi diễn biến phát sinh trong quá trình ghi nhận doanh thu, các chứng từ được lưu trữtại phòng kếtoán. Quá trình nhập liệu hoàn tất, phần mềm sẽtự động cập nhật dữliệu lên các sổsách liên quan như: sổchi tiết TK 5111, TK 131-392, TK 33311; sổ cái TK 5111, TK 131-392, TK 33311.
Biểu 2.1 Chứng từ dùng làm căn cứghi sổngày 13/02/2019
Số: 3191/2019/BBGH-ĐT
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
1/ Bên giao hàng: Công ty CổPhần Tập Đoàn Đức Tường -Chi nhánh Đà Nẵng
Đại diện: Chức vụ: Nhân viên giao hàng Địa chỉ: 382 Nguyễn Hữu Thọ, P. Khuê Trung, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng
2/ Bên nhận hàng: Công ty CP KỹThuật Long Sơn Quảng Ngãi
Đại diện: Chức vụ: Địa chỉ nhận hàng: Quảng Ngãi
Hai bên thống nhất giao nhận hàng hóa các loại hàng hóa sau đây:
STT TÊN HÀNG ĐVT NSX SỐ LƯỢNG GHI CHÚ
1 Dây CXV 2x150+1x70 Cadivi Mét Cadivi 320 2 Dây DVV/Sc 24x2.5 Cadivi Mét Cadivi 160
3/ Tình trạng hàng hóa: Nguyên đai, nguyên kiện.
4/ Biên bản giao nhận hàng hóa được lập thành 02 (hai) bản có giá trị như nhau, bên mua giữgiữ01 (một) bản, bên bán giữ01 (một) bản.
Đà Nẵng, ngày 13 tháng 02 năm 2019
Đại diện bên nhận hàng Đại diện bên giao hàng
(Ký, ghi rõ họtên) (Ký, ghi rõ họtên)
Nguyễn Hùng Danh Tống ThịNgọc Thu
CÔNG TY CỔPHẦN TẬP ĐOÀN ĐỨC TƯỜNG– CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG Mẫu số02 - VT
382 Nguyễn Hữu Thọ, P. Khuê Trung, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng, Việt Nam Mã sốthuế: 1701 884 951 - 003
PHIẾU XUẤT KHO Số: 3191XK
Ngày 13 tháng 02 năm 2019 Nợ: 6321 (Liên 1) Có: 1561
- Họ tên người nhận hàng: Công ty Cổphần Long Sơn Quảng Ngãi
-Địa chỉ: Cảng Hào Hưng, Thôn Tuyết Diêm 3, xã Bình Thuận, huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi, Việt Nam
- Lý do xuất kho: Xuất kho giá vốn theo HĐ 3191 ngày 13-02-2019
- Xuất tại kho:
STT Tên mặt hàng Mã hàng Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 CXV 2x150+1x70 1060533 Mét 320 863,728 276,392,960 2 DVV/Sc 24x2.5 1121011 Mét 160 127,724 20,435,840
Cộng 296,828,800
Tổng sốtiền (viết bằng chữ):Hai trăm chín mươi sáu triệu tám trăm hai mươi tám ngàn tám trăm đồng chẵn.
Sốchứng từgốc kèm theo: 3191
Ngày 13 tháng 02năm 2019
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủkho Kế toán trưởng KT. Giám đốc
Mai Thị Diệu Hương Công ty Long Sơn HồQuốc Vương ĐỗThị Gái Quảng Ngãi
CÔNG TY CỔPHẦN TẬP ĐOÀN ĐỨC TƯỜNG -CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 382 Nguyễn Hữu Thọ, P. Khuê Trung, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng, Việt Nam Mã sốthuế: 1701 884 951–003
Điện thoại: (0236) 3551 195 Fax: (0236) 3551 196 Sốtài khoản: 115000191550 tại Ngân hàng Công Thương – CN Đà Nẵng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 3: Nội bộ Ký hiệu: DN/18P
Ngày 13 tháng 02năm 2019 Số: 0003191 Họ tên người mua hàng: ……… Tên đơn vị mua hàng: CÔNG TY CỔPHẦN LONG SƠN QUẢNG NGÃI
Mã sốthuế: 4 3 0 0 8 0 3 7 7 4
Địa chỉ:Cảng Hào Hưng, Thôn Tuyết Diêm 3, xã Bình Thuận, huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi, Việt Nam
Hình thức thanh toán: TM/CK Số tài khoản:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4x5 1 Dây CXV 2x150+1x70 Cadivi Mét 320 904,580 289,465,600 2 Dây DVV/Sc 24x2.5 Cadivi Mét 160 133,765 21,402,400 Cộng tiền hàng: 310,868,000 Thuếsuất GTGT: 10% Tiền thuếGTGT: 31,086,800 Tổng cộng tiền thanh toán: 341,954,800 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn mươi mốt triệu chín trăm năm mưới bốn nghìn tám trăm đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ,tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
BÁN HÀNG Mai ThịDiệu Hương Phó Giám đốc
Biểu 2.2: Trích SổNhật ký chung ( TK 5111) Quý I/2019 Ngày ghi sổ Sốchứng từ Ngày chứng từ Diễn giải Mã TK Sốtiền Nợ Sốtiền Có … … …
31/01/2019 511/911 31/01/2019 Kết chuyển doanh thu tính KQKD 511 8,023,328,758
31/01/2019 511/911 31/01/2019 911 8,023,328,758
… … …
13/02/2019 013/02 13/02/2019 Hàng xuất kho công ty 131 341,954,800
13/02/2019 013/02 13/02/2019 511 310,868,000
13/02/2019 013/02 13/02/2019 333 31,086,800
28/02/2019 511/911 28/02/2019 Kết chuyển doanh thu tính KQKD 10,942,669,224
28/02/2019 511/911 28/02/2019 10,942,669,224
… … …
31/03/2019 511/911 31/03/2019 Kết chuyển doanh thu tính KQKD 511 23,434,425,202
31/03/2019 511/911 31/03/2019 911 23,434,425,202
Biểu 2.3: Trích Sổchi tiết TK 5111 Quý I/2019 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đốiứng Sốphát sinh Số dư (Bên Có) Số Ngày TK Chi tiết Nợ Có Tháng 01/2019 … … Cộng phát sinh tháng 01- 2019 8,023,328,758 Lũy kếphát sinh từ đầu Quý I 8,023,328,758 Tháng 02/2019 … … 13 - 02 3191XK 13-02-2019 Hàng xuất kho công ty 131 1060533 289,465,600 13 - 02 3191XK 13-02-2019 Hàng xuất kho công ty 131 1121011 21,402,400 … … Cộng phát sinh tháng 02- 2019 10,942,669,224 Lũy kếphát sinh từ đầu Quý I 18,965,997,982 Tháng 03/2019 … … Cộng phát sinh tháng 03- 2019 23,434,425,033 Lũy kếphát sinh từ đầu Quý I 42,400,423,015
Biểu 2.4: Trích Sổcái TK 5111 Quý I/2019 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký TK đối ứng Sốphát sinh Số Ngày Nợ Có Tháng 01/2019 Cộng phát sinh tháng 01-2019 8,023,328,758 Lũy kếphát sinh từ đầu Quý I 8,023,328,758
Tháng 02/2019
…
13 - 2 13-02-2019 Hàng xuất kho công ty 131 310,868,000
…
28 - 2 28-02-2019 Kết chuyển doanh thu tính KQKD 911 10,942,669,224
…
Cộng phát sinh tháng 02-2019 10,942,669,224 Lũy kếphát sinh từ đầu Quý I 18,965,997,982
Tháng 03/2019
Cộng phát sinh tháng 03-2019 23,434,425,033 Lũy kếphát sinh từ đầu Quý I 42,400,423,015
2.2.2.2 Kếtoán các khoản giảm trừdoanh thu
Trong Quý I/2019, Công ty không có phát sinh các hoạt động như: hàng bán bịtrả lại, chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán làm giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
2.2.2.3 Kếtoán giá vốn hàng bán
(1) Chứng từsửdụng
Kếtoán vềgiá vốn hàng bán cần thu thập các chứng từ như: Phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng
Hóa đơn GTGT,… (2) Tài khoản sửdụng
TK 632 - Giá vốn hàng bán. Ngoài ra còn có một sốtài khoản đốiứng liên quan đến TK 632 như: TK 1561, TK 1331, TK 331,…
(3) Sổsách kếtoán sửdụng
- Sổchi tiết và Sổcái của tài khoản trung tâm: TK 632
- Sổ chi tiết và Sổ cái của các tài khoản đối ứng: TK 1561, TK 1331, TK 331,…
(4) Quy trình luân chuyển chứng từ
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi có khách hàng đặt hàng, bộphận kho tiến hành xuất kho hàng hóa. Mỗi lần xuất kho, kếbán hàng chỉ cần nhập tên hàng hóa vào phần mềm Kếtoán Việt Nam. Tại đó, giá xuất kho cho mỗi mặt hàng sẽ được tự động cập nhật.
(5) Ví dụminh họa
Ví dụ 1 :Căn cứ theo biên bản giao hàng số3191, Phiếu xuất kho số3191XK, Hóa đơn GTGT số 0003191 của nghiệp vụ xuất hàng bán cho Công ty Long Sơn Quảng Ngãi vào ngày 13/02/2019
Phương pháp hạch toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từthu thập được, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệcủa hóa đơn đểhạch toán vào phần mềm kếtoán
Kếtoán tại Công ty hạch toán như sau: Nợ TK 632 : 296,828,800 đồng
Có TK 1561 : 296,828,800 đồng
Quá trình nhập liệu hoàn tất, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên các sổ sách liên quan như: sổchi tiết TK 632, TK 1561; sổ cái TK632, TK 1561,…
Các chứng từgốc minh họa cho phần kếtoán giá vốn hàng bán đãđược đềcậpở phần doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Ví dụ 2: Cuối tháng 01/2019, Công ty Cổ phần Dây cáp điện Việt Nam lập bảng tính các số hóa đơn đã xuất cho Công ty mà được hưởng chiết khấu thương mại trong tháng 01/2019 và xuất hóa đơn giá trị gia tăng số0001400 điểu chỉnh kèm theo.
Chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ: Bảng tính chiết khấu thương mại từ ngày 01/02/2019 đến ngày 31/01/2019, Hóa đơn GTGT số0001400
Phương pháp hạch toán: Kế toán căn cứ vào tình hình biến động của hàng tồn kho đểphân bổgiá trịchiết khấu thương mại được hưởng dựa trên sốhàng tồn kho đã tiêu thụtrong kỳtheo công thức:
Giá trị hàng được hưởng chiết khấu đầu kỳ
+ Giá trị hàng được chiết khấu phát sinh x Giá trịhàng xuất bán Giá trịhàng tồn kho đầu kỳ+ Giá trịhàng mua trong kỳ
Đồng thời kết chuyển giá trịchiết khấu thương mại được hưởng ghi giảm giá vốn hàng bán. Kế toán định khoản:
1, Hạch toán chiết khấu thương mại tháng 01/2019 NợTK 331 : 189,650,851 đồng
Có TK 156 : 172,409,483 đồng Có TK 1331 : 17,240,948 đồng
2, Kết chuyển phần chiết khấu thương mại đãđược phân bổvào tháng 01/2019 NợTK 156 : 116,080,661 đồng
Có TK 632 :116,080,661 đồng
Sau khi xác định được giá trị của những TK Nợ/ TK Có liên quan, kếtoán tiến hành nhập liệu vào phần mềm. Sốliệu trên: Sổ Nhật ký chung, Sổchi tiết, Sổcái của các tài khoản (TK 632, TK 156,…) sẽ được cập nhật từ phần mềm. Trường Đại học Kinh tế Huế
Biểu 2.5: Các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổngày 31/01/2019
CÔNG TY CPDÂY CÁP ĐIỆN VIỆT NAM
Địa chỉ: 70-72 Nam KỳKhởi Nghĩa, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Tp HồChí Minh
Điện thoại: 028.38299443 Fax: 028.38299437 Mã sốthuế: 0300381564
Sốtài khoản: 113000004588 tại NH Công Thương Việt Nam - CN TP HCM Ngày xuất hàng:
Địa chỉxuất hàng:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT4/001 (KIÊM PHIẾU XUẤT KHO) Ký hiệu: CB/18E
Ngày 31 tháng 01 năm 2019 Số: 0001400
Tên người mua hàng:
Đơn vị: CÔNG TY CỔPHẦN TẬP ĐOÀN ĐỨC TƯỜNG -CN ĐÀ NẴNG Mã sốthuế: 1701884951-003
Địa chỉ: 382 Nguyễn Hữu Thọ, Phường Khuê Trung, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng