L Ờ IC ẢM ƠN
3.2 Đánh giá về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
3.2.1 Ưu điểm
- Ngoài sựhỗtrợ hạch toán từphần mềm Kếtoán Việt Nam, tại bộphận kếtoán còn được trang bị thêm các phần mềm hỗ trợ khác như: phần mềm kê khai thuế, phần mềm khai và nộp bảo hiểm điện tử,… giúp giảm bớt khối lượng công việc của kế toán, tăng độ chính xác hơn xử lý và tính toán số liệu đồng thời cung cấp các thông tin kịp thời cho nhà quản lý trong việc định hướng chiến lược kinh doanh và ra các quyết định.
- Tất cảcác nghiệp vụkinh tếphát sinh từkhâu từ bán hàng đến ghi nhận doanh thu bán hàng và xác định kết quảkinh doanh, mỗi bộphận kế toán đều thu thập đầy đủ các chứng từlàm minh chứng cho việc hạch toán và lên sổsách.
- Phương pháp kê khai thường xuyên hiện đang được sử dụng để kế toán hàng tồn kho. Đây được xem là phương pháp phù hợp với đặc điểm và tình hình kinh doanh hiện tại của Công ty, bên cạnh sựhỗtrợ đắc lực từphần mềm Kếtoán Việt Nam kếtoán Trường Đại học Kinh tế Huế
bán hàng sẽ xác định được nhanh chóng số lượng và giá trịcủa từng mặt hàng hiện đang tồn kho là bao nhiêu khi có nghiệp vụ đặt hàng hoặc xuất hàng bán cho khách hàng. Không những vậy, phương pháp này còn cập nhật được sự biến động liên tục, thường xuyên tình hình nhập vào-xuất bán-tồn kho của từng mặt hàng, những mặt hàng nào được khách hàng đặt hàng nhiều nhất hay loại hàng nào còn tồn kho đểtừ đó giúp Công ty có những điều chỉnh tăng lượng hàng bán chạy, giảm bớt lượng hàng còn tồn kho nhiều, tránh tình trạng ứ đọng vốn một cách phù hợp và kịp thời cũng như giảm thiểu được những sai sót trong việc quản lý và theo dõi giữa kếtoán và thủkho.
- Hệ thống chứng từ, sổsách, các loại báo cáo của kếtoán nói chung và kếtoán doanh thu bán hàng - xác định kết quả kinh doanh nói riêng thủtheo mẫu quy định của Bộ Tài chính ban hành. Công ty không có tự thiết kế thêm bất cứ mẫu riêng nào nằm ngoài quy định. Mặc dù việc in ấn và lưu trữ chứng từ khá nhiều nhưng khi cần việc kiểm tra, đối chiếu sai sót đều được thực hiện khá nhanh chóng nhờ vào cách lưu trữ, sắp xếp khoa học và hợp lý. Ví dụ: Trên hợp đồng kinh tế đã lập với khách hàng,ởcuối trang sẽ được ghi mã số hóa đơn GTGT đã xuất, rất thuận tiện cho việc tìm kiếm.
- Khoản phải thu được mởchi tiết riêng cho từng đối tượng khách hàng theo từng số hóa đơn phát sinh tạo điều kiện cho việc hạch toán, quản lý và đối chiếu công nợ, đôn đốc việc thanh toán các khoản nợquá hạn thanh toán.
3.2.2Nhược điểm
Bên cạnh những mặt ưu điểm nêu trên thì công tác kế toán bán hàng và xác định kết quảkinh doanh tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Tường-Chi nhánh Đà Nẵng còn tồn tại những nhược điểm như sau:
Vềchính sách bán hàng
- Phương thức đặt hàng thông qua gọi điện thoại trực tiếp vẫn được áp dụng, việc này có thể dẫn đến sai sót ghi nhầm tên khách hàng, tên mã hàng, số lượng,… ảnh hưởng đến việc xác định doanh thu tiêu thụ trong kỳ, giảm uy tín của Công ty trong lòng khách hàng.
- Theo nguyên tắc những hóa đơn có giá trị lớn thường phải có kèm theo bản Hợp đồng kinh tế, nhưng tại Công ty vào đầu năm kế toán sẽ lập một hợp đồng nguyên tắc (áp dụng cho những khách hàng thân thuộc) làm căn cứ bán hàng chỉ khi có yêu cầu từ phía khách hàng sẽ lập thêm Hợp đồng kinh tế. Cách làm như vậy tuy sẽ tiết kiệm được thời gian khi hai bên muốn hợp tác với nhau trong một thời gian nhất định mà Trường Đại học Kinh tế Huế
không bắt buộc phải ký kết mỗi Hợp đồng khi có giao dịch phát sinh, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, loại hợp đồng này chỉ mang tính chất định hướng, quy định các vấn đề chung nên khi xảy ra trang chấp rất khó để giải quyết, nhất là khi các bên không thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ vủa mình. Ví dụ: Trên Hợp đồng nguyên tắc chỉ phán ánh loại mặt hàng mà khách hàng yêu cầu, không thể hiện được rõ về số lượng, đơn giá, tổng sốtiền bên mua cần thanh toán cho Công ty.
Vềhệthống chứng từvà sổsách kếtoán
- Hiện tại công ty chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán hàng. Kếtoán bán hàng phải theo dõi, kiểm tra, đối chiếu sau đó tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng, với đặc thù mỗi ngày số lượng đơn hàng xuất khá nhiều. Do vậy những sai sót như lập hóa đơn trùng tên khách hàng, nhầm đơn giá, sai số hóa đơn, thiếu số lượng,… vẫn có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến việc hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quảkinh doanh cuối kỳ.
- Một sốchứng từvẫn chưa đầy đủchữký của các bộphận liên quan, thiếu đóng dấu xác nhận của Công ty như Biên bảng giao hàng, Phiếu định khoản chứng từ,… trong trường hợp có xảy ra sai sót hay chứng từlập không đúng thì khó có thể quy được trách nhiệm vềphía của ai.
- Ởsổchi tiết và sổcái của một sốtài khoản, phần diễn giải thông tin chưa được cụthể, rõ ràng hoặc một sốkhông có luôn thông tin. Nếu có sai sót trong việc hạch toán cần điểu chỉnh lại thì sẽmất thời gian hơn để đối chiếu và dò tìm. Chẳng hạn:
1, Trên sổ chi tiết của tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511)ở phần diễn giải đều chỉ thểhiện một nội dung giống nhau ở tất cảcác ngày trong một tháng là “Hàng xuất kho công ty”. Nhìn vào phần diễn giải này khó có thể biết được trong ngày đó đã xuất hàng bán cho khách hàng nào, số hóa đơn đã xuất là bao nhiêu.
2, Tuy mỗi loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đều được theo dõi bởi một tài khoản riêng nhưng nội dung phần diễn giải khi phản ánh lên các sổsách liên quan thì chỉ gộp chung thành “Chi phí QL-BH”. Chính vì lẽ đó, việc đưa nhầm giá trị của loại chi phí này vào giá trị của loại chi phí kia là điều có có thểxảy ra và người đọc thông tin này cũng ngầm hiểu hai loại chi phí này có tính chất giống nhau.
Một số nhược điểm khác:
- Đối tượng khách hàng chủyếu là các đại lý cấp 2, cấp 3; các công ty chuyên về thiết kếvà xây dựng công trình, hằng ngày đều có yêu cầu đặt hàng đến công ty. Chính vì vậy việc thanh toán công nợ so với lý thuyết là trả trước 30% theo hợp đồng, 70% thanh toán sau khi hết hợp đồng là khá khó khăn. Hơn nữa, việc kiểm tra khả năng thanh toán đối với những nhóm này thường ít được thực hiện dẫn đến khả năng Công ty bịchiếm dụng vốn là điều khó tránh khỏi.
- Kết quả phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 2 năm 2017 - 2018 cho thấy cảchi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng đều có xu hướng gia tăng, tác động rất nhiều đến kết quảkinh doanh của Công ty.
- Những khách hàng thường xuyên, mua hàng với giá trị lớn việc kiểm tra hạn mức tín dụng thường ít được thực hiện, công tác đôn đốc khách hàng trả nợ còn hạn chế, công ty chưa có một chính sách nhất định vềthời hạn thanh toán đối với từng nhóm khách hàng,… cho nên tình trạng rơi vào các khoản nợ phải thu khó đòi, chậm thanh toán công nợ gây khó khăn cho việc quyết toán vào cuối kỳvẫn đang diễn ra.