PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1.2. Chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán
1.2.1. Đặc điểm chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán
Theo giáo trình Kiểm sốt nội bộ của Nhà xuất bản Kinh tế TP. Hồ Chí Minh
năm 2016, mua hàng tồn trữvà trảtiền là một chu trình quan trọng đối với đa sốdoanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Sựhữu hiệu và hiệu quảcủa chu trình này (ví dụ như mua hàng kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản, chi trảnợ đúng hạn cho nhà cung cấp… sẽ có tác động lớn đến hiệu quảhoạt động của
đơn vịvà là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý.
Chu trình này cịn có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác và mang
những đặc điểm sau khiến đơn vịcần phải quan tâm:
- Chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền trải qua nhiều khâu, liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền…nên dễbị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủyếu đểtiến hành các hoạt động khác.
- Hàng tồn kho thường là tài sản chiếm tỷtrọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị. Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn, nhập xuất liên tục, được tồn trũ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt động khác
nhau như hoạt động sản xuất, bán hàng…Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm vì
việc mua hàng nhiều và liên tục dễtạo điều kiện đểcác sai phạm có thểxảy ra.
Chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh tốn tại doanh nghiệp bao gồm có 4 hoạt
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
cầu, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng, nhận hàng từ người cung cấp, ghi nhận Nợ phải trả và thanh toán với người bán. Trên thực tế thường có thể chia thành
các giai đoạn sau:
Sơ đồ 1.1. Chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh tốn
1.2.2. Mục tiêu kiểm soát
Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán, kiểm soát nội bộ đối với chu trình này cầnđược thiết kếphù hợp nhằm hạn chếtối đa những sai phạm nói trên. Một cách tổng qt, việc kiểm sốt tốt chu trình này sẽ giúp đơn vị
đạt được cảba mục tiêu theo Báo cáo COSO (2013) đãđề ra, đó là:
- Sựhữu hiệu và hiệu quả: sựhữu hiệuở đây là hoạt động mua hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu vềsản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng…Sự tồn tại và phát triển của đơn vị chịuảnh hưởng đáng kểbởi mục tiêu hữu hiệu. Vì thế đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá hợp lý nhất, nhận hàng đúng số lượng và chất lượng đãđặt hàng. Trong khi đó mục tiêu hiệu Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí phải bỏ ra, thí dụ chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển..
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Nghĩa là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi
chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn
hàng bán… được trình bày trung thực và hợp lý. Việc tổchức hệthống sổsách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vu
mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, tâp hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng…là các yêu cầu chủ yếu của cơng tác kế tốn giúp đơn vị cung cấp
được báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Tuân thủpháp luật và các quy định: các hoạt động mua hàng luôn chịu sựchi phối của pháp luật, thí dụ như việc kí kết hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua hàng, chi trả tiền hàng…Ngồi ra, cịn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn vềan toàn trong bảo quản, điều kiện vệ sinh, an ninh…
Trong ba mục tiêu kiểm sốt nói trên, mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý là mục tiêu sựhữu hiệu và hiệu quảcủa chu trình mua hàng, tồn trữvà trảtiền.
1.2.3. Các sai phạm có thểxảy ra
Với những đặc điểm đã nêu trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình mua hàng, tồn trữvà trả tiền diễn ra khá phổbiến với những mức độ khác nhau. Dưới đây là một sốsai phạm có thểxảy ra trong chu trình mua hàng, tồn trữvà thanh tốn.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Bảng 1.1. Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán
Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra
Đề nghị mua hàng - Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng hoặc đặt hàng trùng lặp dẫn đến lãng phí vì số
hàng này thường khơng sửdụng được.
- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng dẫn đến lãng phí do số hàng thừa sẽ phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn chi phí lưu kho lưu bãi, lại có thểdẫn đến hàng bị giảm phẩm chất.
-Đặt mua hàng quá trễhoặc quá sớm: nếu đặt hàng trễsẽdẫn
đến thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa đểbán, cịn nếu đặt hàng q sớm có thểgây lãng phí chi
phí lưu kho lưu bãi hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa.
- Đặt mua hàng với chất lượng kém hoặc giá cao sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng nếu kéo dài.
-Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đặt hàng để đềnghị mua hàng lần thứ 2 đối với hàng đã nhận được.
Lựa chọn nhà cung cấp
- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấpđể
chọn họtuy rằng nhà cung cấp này khơng có hàng hóa dịch vụ phù hợp nhất hoặc khơng có mức giá hợp lý nhất.
- Nhân viên xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà cung cấp được nhân viên nàyủng hộ.
Nhận hàng - Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
- Nhận và biển thủhàng và không nhập kho.
Bảo quản hàng - Hàng tồn khi có thểbịmất cắp.
- Cơng nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm bị lỗi để tránh bị phạt.
- Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất.
Trả tiền - Lập chứng từmua hàng khống để được thanh toán.
- Chi trảnhiếu hơn giá trị hàng đã nhận.
- Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: tên, thời hạn thanh toán.
- Ghi chép hàng mua và và nợ phải trả sai niên độ, sai sốtiền,
ghi trùng, ghi sót hóa đơn.
- Trảtiền chi nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt. - Trảtiền trễhạn.
- Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc
được giảm giá.
(Nguồn: Giáo trình Kiểm sốt nội bộ, NXB Kinh tếTP. HồChí Minh) 1.2.4. Các thủtục kiểm sốt chủyếu
Kiểm sốt q trình mua hàng
Các thủtục kiểm soát quan trọng đối với yêu cầu mua hàng
- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được
phê duyệt (phê duyệt cụthểhoặc thơng quaủy quyền bằng các chính sách). Chỉnhững
người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng. Thủ tục này nhằm đảm bảo việc mua hàng đúng nhu cầu sửdụng và thông qua giấy đề nghị mua hàng, đơn vị có thể xác định trách nghiệm của những người liên quan nếu phát hiện có dấu hiệu thông
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
- Giấy đề nghị phải được người có thẩm quyền kí và lập ít nhất 2 liên: một liên
lưu tại bộ phận yêu cầu, một liên chuyển cho bộ phận mua hàng đề căn cứ đặt hàng. Tùy theo sự phân quyền của đơn vị, người có thẩm quyền phê duyệt có thể ở các bộ phận khác nhau, nhưng người này nên là người đứng đầu bộphận có nhu cầu sửdụng
và được sự ủy quyền của nhà quản lý cấp cao.
Các thủtục kiểm soát quan trọngđối với lựa chọn nhà cung cấp
- Cần phân nhiệm việc xét duyệt mua hàng cho một nhân viên, vì nếu giao cho nhiều người sẽcó rủi ro nhiều đơn đặt hàng cùng lúc cho cùng một mặt hàng đẫn đến số lượng vượt quá mức cần thiết.
- Nếu đơn vị có định mức tồn kho tối thiểu: việc đặt hàng có thể được tiến hành ngay khi số lượng hàng tồn kho xuống thấp hơn mức dựtrữtối thiểu, tất nhiên vẫn có sựphê duyệt của một người chịu trách nghiệm. Mức dựtrữtối thiểu cần được cập nhật
thường xuyên.
- Nếu đơn vị khơng có định mức tồn kho tối thiểu, việc đặt hàng sẽ dựa vào đề nghị mua hàng nhận được từ các bộ phận có nhu cầu. Giấy đề nghị mua hàng cúng phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
- Cần mở sổ để theo dõi mặt hàng nào đã đươc đặt hàng và mặt hàng nào cần đặt thêm. Nếu kho hàng không lớn, thủ tục này rất quan trọng để tránh tình trạng
khơng đủchỗchứa hàng nếu đặt hàng cùng lúc cho nhiều mặt hàng.
Các thủtục kiểm soát quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp
-Đềnghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng. Cần yêu cầu bảng báo giá phải chi tiết, rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về chất lượng, số
lượng, phương thức giao nhận.
Do vậy:
+ Đối với hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu đểchọn nhà cung cấp.
+ Mỗi khi mua hàng hoặc khi mua hàng trên một mức nào đó, đơn vị cần có ít
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng đểtránh tình trạng một người có quan hệvới một sốnhà cung cấp trong một thời gian dài.
+ Nên ban hành quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay lợi ích khác từnhà cung cấp.
- Mọi thơng tin (giá cả, chất lượng. quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu..) trong bảng bao giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người có trách nhiệm phê duyệt.
- Việc phê duyệt để lựa chọn nhà cung cấp có thể do nhà quản lý cấp cao trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng. Việc phê duyệt thích hợp sẽ hạn chế tiêu cực có thể xảy ra do sự thông đồng giứa nhân viên xử lý báo giá với nhà cung cấp.
- Để kiểm soát tốt việc lựa chọn nhà cung cấp, cần thục hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt nhà cung cấp để tránh tình trạng
nhân viên đặt hàng thơng đồng với nhà cung cấp.
- Ngồi ra đơn vị cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên. Một mặt thủtục này giúp đơn vị đảm bảo rằng các giao dịch mua hàng chỉthực hiện với những nhà cung cấp mà đơn vị có hiểu biết, đủ năng lực, cũng như hạn chế giao dịch với các nhà cung cấp có quan hệmật thiết với nhân viên mua hàng. Mặt khác thủtuc này giúp chỉ mời những nhà cung cấp vẫn còn giao dịch với đơn vị, không mời những nhà cung cấp đã ngừng giao dịch với đơn vị do từng phát sinh mâu thuẫn giữa hai bên.
Các thủtục kiểm soát quan trọng đối với khâu đặt hàng
- Tất cả nghiệp vụ mua hàng có số tiền vượt quá một ngưỡng nào đó đều phải lập đơn đặt hàng căn cứtrên giấy đềnghị mua hàng. Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải được phê duyệt, nhiệm vụ này thường được phân công cho trưởng bộ phận mua hàng hoặc một cán bộmua hàng cấp cao được trưởng bộphận mua hàngủy quyền.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
mua hàng bảo quản. Để hạn chế rủi ro do mất đơn đặt hàng, ngụy tạo đơn đặt hàng khơng có thật, phải đánh sốthứtựliên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa sửdụng và bảo quản cẩn thận hoặc cài phần mềm đánh số liên tục đối với các đơn đặt hàng đã
được lập bằng máy tính và đơn đặt hàng phải lập thành nhiều liên gửi cho các bộphận
có liên quan đểphát huy tác dụng kiểm tra chéo.
- Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người có đủ thẩm quyền đặt hàng
đối với những nhóm hàng cụ thể. Nếu có thay đổi nhân sự phải thông báo ngay cho các nhà cung cấp.
- Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa nhận
được.
- Đơn đặt hàng do đơn vị lập chưa phải là chứng từ chứng minh cam kết mua bán hàng giữa bên bán và bên mua bởi vì chưa có sự đồng ý của bên bán. Do đó thơng
thường sau khi gửi đơn đặt hàng, đơn vị cần phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng. Nếu có thay đổi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại hoặc điều chỉnh cho đến khi đạt
được thảo thuận cuối cùng.
- Trường hợp này đơn vị cần thông báo kịp thời những thay đổi trong đơn đặt hàng cho các bộphậnliên quan như bộphận đềnghịmua hàng, bộphận nhận hàng, kế tốn.
Kiểm sốt q trình nhận hàng
Các thủtục kiểm soát quan trọng đối với khâu nhận hàng
- Việc nhận hàng nên giao cho một bộ phận độc lập thực hiện, bộ phận này cần tách biệt với bộphận đặt hàng.
+ Đối với đơn vị có quy mơ trung bình, chức năng này có thể giao hẳn cho bộ phận kho nếu tất cả hàng mua đều qua kho.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
+ Nếu không mua hàng qua kho hoặc tồn trữhàngở nhiều kho khác nhau, việc tổ chức riếng bộ phận nhận hàng là cần thiết để đảm bảo kiểm soát tập trung đối với kiểm nhận hàng mua.
- Khi nhận hàng, cần phải lập báo cáo nhận hàng: 1 liên gửi cho kế toán để làm
căn cứ hạch toán và một liên gửi cho bộ phận mua hàng để làm bằng chứng là q trình mua hàng đã hồn thành. Báo cáo nhận hàng cần đánh số thứ tự trước liên tục, nếu làm mất bộphận nhận hàng cần báo cáo ngay cho các bộphận có liện quan.
- Đểtránh tình trạng nhận hàng cẩu thảhoặc vơ tình bỏ sót những phương diện quan trọng, đơn vị nên thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng và yêu cầu bộ phận nhận hàng phải hoàn thiện các bảng kiểm tra này và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộphận nhận hàng.
- Nhanh chóng chuyển hàng đến đúng vịtrí tồn trữ đãđược xác định.
Kiểm sốt q trình tồn trữ
Quá trình tồn trữ bắt đầu từ lúc hàng nhập vào kho và kết thúc khi hàng xuất kho. Nếu bộ phận kho phụ trách nhận hàng, phiếu nhập kho sẽ được lập thay cho báo cáo nhận hàng. Trong trường hợp này, việc xửlý và lưu chuyển phiếu nhập kho cũng
tương tựbáo cáo nhận hàng đãđược trình bàyởtrên.
Phiếu nhập khi phải ghi rõ số lượng, chủng loại và chất lượng hàng nhập kho và