5. Cấu trúc đề tài
3.1.2. Nhược điể m
Bên cạnh nhiều ưu điểm thì vẫn còn tồn tài một số nhược điểm như sau:
- Việc chịu sự kiểm soát của Văn phòng Vùng giúp công ty rất nhiều nhưng lại
xung đột lợi ích của công ty khi các quyết định đưa ra từ Văn phòng Vùng đưa ra thường mang tính chiến lược với quy mô lớn chứ chưa đi sâu từng nghiệp vụ. Cụ thể như sau: các đối tác cung cấp nguyên phụliệu mà Văn phòng Vùng hợp tác thường có quy mô lớn nên có lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ–Minimum Order Quantity) rất cao và có những nguyên phụliệu công ty có nhu cầu ít hơn MOQ nhưng vẫn phải đặt bằng MOQ gây ra tồn kho không có nhu cầu.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Ví dụ: Các mã hàng như AHI109, AHI334 , AHJFKB, AHJKXU đều có nhu cầu thấp hơn MOQ = 10000 và phải đặt hàngởmức MOQ.
Điều này ngoài việc xung đột với mục tiêu tối thiểu tồn kho mà công ty đang hướng đến còn tạo ra một khoản tài sản lớn nằm yên không sinh lợi, gia tăng chi phí
theo dõi, bảo quản vàảnh hưởng xấu tới dòng tiền của công ty. Cụthể:
Theo Báo cáo tồn kho nguyên phụliệu cuối tuần 26 năm 2019, chỉ tiêu vềtrạng thái tồn kho có nhu cầu và không có nhu cầu chỉ ra sự ảnh hưởng của lượng đặt hàng tối thiểu khi nguyên phụ liệu đóng gói có giá trị tồn kho không có nhu cầu lên đến 632.781$ trong tổng số toàn bộ2.958.071$ nguyên phụ liệu tồn kho. Đối với chỉ tiêu thời gian tồn kho (Week of Supply) cho thấy về chung thì công ty đã đạt được mục
tiêu đềra là 1,8 tuần, tuy nhiên đối với nguyên phụ liệu đóng gói có thời gian lưu kho
là 2,37 tuần so với mục tiêu là 2,06 tuần. Nguyên nhân cũng chính là dolượng tồn kho không có nhu cầu nêu trên.
Description for Inventory Elastics Accessories Packaging Total
Having demand (included MOQ) $ 655,384 $ 346,634 $ 1,176,258 $ 2,178,276 Without demand $ 60,913 $ 86,102 $ 632,781 $ 779,795
Total $ 716,297 $ 432,736 $ 1,809,038 $ 2,958,071
Healthy WOS
ComCode Actual Variance
Sewing 1.54 1.20 0.34 Packaging 2.06 2.37 (0.31) Total 1.80 1.79 0.02
End_2019/26
Hình 2.28. Báo cáo tồn kho nguyên phụ liệu cuối tuần 26 năm 2019
- Việc chịu sựkiểm soát từ Văn phòng Vùng cũng gây ra việc phản hồi với các
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
hàng mà chưa giao hay nguyên phụliệu giao không đủ chất lượng, nhân viên Kếtoán nguyên phụ liệu đều phải làm việc với nhà cung cấp thông qua Văn phòng Vùng thay vì nếu được làm việc trực tiếp với nhà cung cấp thì các vấn đề phát sinh sẽ được giải quyết nhanh hơn.
- Bởi vì các đối tác cung ứng nguyên phụliệu được Văn phòng Vùng kí kết đa
số đều ở nước ngoài có thời gian sản xuất và giao hàng thấp nhất là 2 tuần và cao nhất là 7 tuần nên nhân viên Kế hoạch nguyên phụ liệu phải đặt nguyên phụ liệu cho một thời điểm cách xa hiện tại chỉ với dữ liệu ước tính là Kế hoạch sản xuất. Khi xảy ra biến động như máy móc sản xuất hư hỏng, nhân công không đủthì việc điều chỉnh kế
hoạch sản xuất sẽdẫn đế nhu cầu nguyên phụliệu thay đổi. Nếu nhà cung cấp đãđang
sản xuất nguyên phụ liệu được đặt hay đang giao hàng thì công ty sẽ gia tăng một
lượng lớn nguyên phụliệu tồn kho mà không thểkhắc phục.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tồn trữ và thanh toán nguyên phụ liệu tại Công ty
Theo ông Ajay Godbole –Phó chủ tịch Vận hành châu Á thì hiện nay công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - Huế đang sản xuất và cung cấp hơn 95% trang phục lót nam cho Tập đoàn. Vì vậy, để giúp công ty đạt hiệu quả hơn trong việc tối thiểu
hóa chi phí, công ty nên đềxuất giảm kiểm soát của Văn phòng Vùngđối với khâu lựa chọn nhà cung cấp để có thểtìm các đối tác mới vẫn đảm bảo chất lượng nguyên phụ
liệu nhưng với quy mô nhỏ hơn, thời gian sản xuất nguyên phụ liệu và giao hàng
nhanh hơnnhằm khắc phục các nhược điểm nêu trên.
Về những hành động nhằm cải thiện khâu đối ứng tồn kho nguyên phụ liệu tại Công ty:
Thời gian điều tra và nghiên cứu: tháng 7-8, năm 2019.
Qua quá trình tìm hiểu, quan sát, nghiên cứu thực tế về cách thức tận dụng nguyên phụliệu may (trọng tâm là chỉ) tại công ty, tôi đã có một dự án được Ban giám
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
- Thực trạng trước khi thực hiện dựán:
Công ty có hơn 27,812 cuộn chỉ tồn kho không có nhu cầu vì lí do thayđổi mẫu mã sản phẩm và lượng chỉtồn kho này có giá trị111,889 USD.
Threads Inventory AY AW AU Total
Quantity (Coils) 14,857 9,003 3,952 27,812 Value $ 59,771 $ 36,218 $ 15,899 $ 111,889
Dựa theo quy định của Tập đoàn về sửdụng nguyên phụliệu thay thế, tập đoàn quy định được phép sửdụng chỉ có độsai lệch màu (ΔE)nhỏ hơn 4%. Cụthể như sau:
Tuy nhiên, để xác định liệu chỉ có độsai lệch màu cho phép như vậy có được sử
dụng hay không thì cần phải may mẫu lên bán thành phẩm để được bộ phận Chất
lượngvà đội may của Văn phòng Vùngđánh giá.
Từ thực trạng trên, tôi đã nghĩ ra ý tưởng xây dựng một danh mục tập các chỉ
tồn kho hiện tại có thểthay thếcho chỉ nào thuộc kếhoạch may của tuần nào để giảm thiểu số lượng đặt hàng nguyên phụliệu chỉ.
Trước hết, tôi tập hợp các tài liệu kĩ thuật về các sản phẩm sẽ may trong năm. Sau đó lập danh sách các loại chỉ và vải sẽ sửdụng cho từng loại sản phẩm. Tiếp theo tập hợp danh sách các loại chỉ có độ sai lệch màu cho phép và tiến hành may mẫu lên vải.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.29. Danh sách các loại chỉ có thể thay thế cho nhau
Hình 2.30. May mẫu các loại chỉ có khả năng thay thế lên vải
Sau khi tiến hành may mẫu, tôi gửi các mẫu này cho bộphận Chất lượng và đội May của Văn phòng Vùngđể xem xét.
- Kết quảdựán:
Sau 2 tháng tiến hành dự án, đã có 48 loại chỉ tồn kho được chấp nhận. Và tôi cũng xây dựng được danh mục chỉ thay thếcho từng nhóm sản phẩm, giúp nhân viên Kếhoạch nguyên phụliệu có thểsửdụng khi tiến hành đặt mua chỉ.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.31. Danh sách chỉ thay thế được chấp nhận
Hình 2.32. Danh sách chỉ được thay thế theo từng nhóm sản phẩm
Sau 2 tháng được áp dụng toàn nhà máy, số lượng chỉtồn kho không có nhu cầu sửdụng tận dụng được là 3217 cuộn có giá trịxấp xỉ13,564$.
Ý tưởng tiếp theo đểtận dụng triệt đểchỉ tồn kho đó là nhuộm lại chỉhiện đang được công ty đàm phán đểthực hiện.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận và kiến nghị
Hệthống kiểm soát nội bộngày càng giữvai trò quan trọng trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ không chỉ giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quảcác nguồn lực kinh tếcủa công ty mà còn giúp cho doanh nghiệp
đảm bảo thực hiện các mục tiêu đãđề ra. Ngoài ra đối với doanh nghiệp thì xây dựng một hệthống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu và hiệu quả với các yếu tố vận hành một cách nhịp nhàng, chặt chẽ và có hiệu quảlà một nhân tố quyết định thành bại của công ty. Từ đó đóng góp tích cực vào sự trưởng thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tếthị trường cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay.
Chu trình mua hàng, tồn trữlà thanh toán luôn gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, việc kiểm soát tốt chu trình này là một yếu tốtất yếu. Hệthống kiểm soát nội bộ là một công cụ giúp Ban giám đốc quản lý để hoạt động này diễn ra một cách hữu hiệu và hiệu quả nhất, đảm bảo được hoạt động mua hàng thực hiện được chức
năng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã tiến hành nghiên cứu để tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam–Huế”.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu Hệthống kiểm soát nội bộtại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam – Huế, tôi đã hiểu được phần nào việc tổ chức một hệ thống kiểm soát nội bộtrong thực tế là như thế nào. Hệ thống kiểm soát nội bộ trên thực tế
bao gồm nhiều yếu tố, nhiều bộ phận cấu thành với nhiều hình thức thể hiện khác nhau. Có thể được thểhiện thông qua các văn bản chính thức, các quy định hằng ngày, cũng có thể thông qua các lời nói cử chỉ, hành động hằng ngày của các cán bộ công nhân viên trong công ty. Nói tóm lại, kiểm soát nội bộkhông phải là một sựkiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổsung cho các hoạt động của tổchức.
Kết quả của luận văn góp phần giúp cho các cấp quản trị tại công ty nhận thức rõràng hơn về vai trò của kiểm soát nội bộtrong hoạt động kinh doanh, qua đó những giải pháp mà luận văn đưa ra sẽ là cơ sở để nhà quản lý xem xét nhằm hoàn thiện hệ
thống kiểm soát nội bộtại đơn vị.
Tuy nhiên do giới hạn về mặt thời gian, không gian, hạn chế về mặt kiến thức nên việc nghiên cứu, tìm hiểu những vấn đề liên quan đến đề tài này còn nhiều thiếu
sót, chưa đạt được mà tác giảthấy cần nghiên cứu thêm nếu có thời gian và điều kiện cho phép. Hiện tại, khóa luận nào chỉ dừng lại ở bước đầu tìm hiểu thực trạng của hệ
thống kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên phụ
liệu thông qua các quy định và thủ tục kiểm soát đang áp dụng mà không đi vào tìm hiểu các quy định, thủ tục đó có được thực hiện một cách đúng đắn và thường xuyên hay không– đây là một đặc điểm quan trọng nhất trong việc đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quảcho một hoạt động cụthể nào đó, đề tài chưa làm được. Ngoài ra còn nhiều sốliệu, tài liệu, chính sách, thông tin và thực trạng chưa thểtiếp cận và tìm hiểu được
để đưa ra được các nhận xét mang tính chính xác nhất liên quan đến chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên phụ liệu. Đặc biệt đề tài chưa thể nghiên cứu chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên vật liệu chính, một chu trình quan trọng và cóảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất cũng như là báo cáo tài chính của công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam–Huế.
2. Hướng phát triển mới của đề tài
Với những hạn chế về mặt thời gian và kinh nghiệm, đề tài chỉ mới tập trung nghiên cứu chu trình mua hàng, tồn trữnguyên phụliệu chủyếu. Trong thời gian tới, ở
những đề tài tiếp theo, có thể nghiên cứu đến mảng khác của kiểm soát nội bộ trong những chu trìnhkhác nhưtiền lương, tài sản cố định hữu hình,...
Để đề tài được chuyên sâu hơn, có thểtập trung nghiên cứu vềchi tiết cách thức hoạt động của các phần mềm hệ thống kế toán, phần mềm hoạch định nguồn lực
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
(Lawson Infor ERP) và tác động của nó đến sản xuất vận hành, cách thức báo cáo và
tham mưu cho Ban giám đốc trong việc ra quyết định...
Do đặc thù là công ty gia công các đơn hàng từ Tập đoàn nên công ty TNHH
Hanesbrands Việt Nam - Huế không thực hiện việc tính giá thành mà chỉ tập trung tối thiểu chi phí sản xuất. Vì vậy, để mở rộng đề tài, có thể nghiên cứu về kiểm soát nội bộ giữa công ty mẹ đối với công ty con, cách thức lựa chọn nhà cung cấp hay việc kiểm soát thanh toán của Văn phòng Vùng; qua đó, giúp hiểu rõhơn về vai trò không thểthiếu của kiểm soát nội bộvà mối quan hệgiữa nó với các bộphận chức năng khác
trong công ty cũng như là trongchuỗi cungứng toàn cầu.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO),
The Internal Control—Integrated Framework, 2013.
2. John Wiley, Internal control policies and procedures, 2009.
3. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP. HồChí Minh , Kiểm soát nội bộ, NXB Kinh tếTP. HồChí Minh, 2016.
4. Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP. HồChí Minh, Kiểm toán tập 1, NXB Kinh tếTP. HồChí Minh, 2016.
5. Nguyễn Thị Phương Hoa, Kiểm soát quản lý, NXB Đại học Kinh tếQuốc Dân, 2011.
6. Lại Thị Thu Thủy (2012), “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng đến quản lý rủi ro trong doanh nghiệp”, Tạp chí Kiểm toán, số5.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
1. Quy trình lập kế hoạch của bộ phận Kế hoạch
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế