Đặc thù quản lý
Ban giám đốc công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - Huế là những người có trìnhđộ năng lực kinh doanh và tổchức điều hành quản lý doanh nghiệp, có phẩm chất
đạo đức, đáp ứng yêu cầu theo quy định nhân sựcủa Tập đoàn, quản lý các mặt hoạt
động của cơng ty, chú trọng thiết lập chính sách và mục tiêu hoạt động, tổ chức kiểm
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
giám đốc trong việc sản xuất kinh doanh là tìm mọi cách đểtối thiểu hóa chi phíđể tối
đa hóa năng lực cạnh tranh, hạn chếhao phí nguồn lực.
Bên cạnh đó Ban Giám đốc ln quan tâm đến đời sống của các công nhân và nhân viên trong Công ty, tiếp thu các ý kiến phản hồi từcác cấp dưới chuyển lên thông qua các báo cáo công việc của các bộ phận hàng tuần, tháng, quý. Từ đó cơng ty có biện pháp để khắc phục, xử lý kịp thời. Các chương trình như Team Building, Nhân
viên xuất sắc quý, Ý tưởng kaizen xuất sắc quý, Ong vàng chăm chỉ,... đã thể hiện
quan điểm đó.
Đảm bảo năng lực
Cơng ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - Huế luôn chú trọng trong khâu tuyển dụng các vị trí cơng việc, đảm bảo phù hợp với năng lực của từng nhân viên. Bên cạnh
đó cơng ty ln tìm mọi cách tạo điều kiện đểcác nhân viên làm việc trong môi trường thuận lợi nhất, không ngừng tạo động lực, cơ hội để nhân viên có thể làm việc hăng say, cam kết hết lòng và hợp tác tích cực với người khác, đảm bảo phát huy tối đa khả
năng của nhân viên. Để đảm bảo công tác tuyển dụng được thực hiện khách quan,
trung thực, đảm bảo tuyển chọn được người có năng lực thực sựcho mỗi vị trí, Cơng
ty đã ban hành ra các yêu cầu cho từng vị trí từ trưởng các phòng ban đến các nhân
viên trong mỗi phịng banđó.
Một ví dụ yêu cầu cho vị trí Nhân viên kế hoạch nguyên phụ liệu (Material Planner) là:
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kỹ thuật/Kinh tế hoặc các lĩnh vực liên quan.
- Có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm. - Viết, nói tiếng Anh trơi chảy.
- Khả năng giao tiếp và đàm phán tốt. - Chịu được áp lực cao.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Phân định quyền hạn
Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu cũng như quan sát, phỏng vấn trực tiếp các bộ phận trong công ty, Tôi nhận thấy rằng việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộphận, từng nhân viên khá chi tiết và cụthể thông qua các văn bản, quy định do nhà quản lý ban hành dựa trên đặc thù hoạt động của bộ phận đó. Những quy định bắt buộc của công ty thường được công bố ở tất cả các bộ phận của công ty để đảm bảo rằng tất cả các công nhân viên phải biết, cập nhật được và phải tuyệt đối chấp hành theo những quy định mà công ty đề ra. Điều này giúp cho các nhân viên trong công ty hiểu rõ hơn công việc mình cần làm qua đó nâng cao được hiệu quả công việc, góp phần làm cho cơng ty phát triển hơn. Bên cạnh đó, Giám đốc ln là người cuối cùng
kiểm tra, phê duyệt các chính sách, quy định trong công ty trước khi chúng được áp dụng rộng rãi trong công ty.
Bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng được tổ chức độc lập với nhau và với các bộ phận khác. Việc Giám đốc Kế hoạch cũng tham gia phê duyệt yêu cầu mua hàng vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm tuy nhiên việc nhà cung cấp đãđược xác định từ trước cũng hạn chế được rủi roGiám đốc Kếhoạch thơng đồng với nhà cung cấp. Ví dụvề phân định quyền hạn của Quản lý Kho (Warehouse Superintendent). Quản lý kho có một sốnhiệm vụ:
- Xuất nhập hàng hóa chính xác, đúng thời gian. - Kiểm kê kho hằng ngày.
- Chuẩn bịcông tác kiểm kê 1 quý 1 lần và đảm bảo số lượng kiểm kê đạt 99%. - Đảm bảo an toàn lao động.
- Chịu trách nhiệm quản lý , điều hành nhân viên, công việc trong ca. - Giám sát nhân viên tuân thủnội quy công ty.
Một sốquyền hạn của Quản lý khođược quy định như sau
- Ký các giấy tờtrong việc nhận/xuất hàng hóa.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Cơ cấu tổ chức
Dựa vào sơ đồ cơ cấu tổ chức cơng ty. ta có thểthấy công ty đã xây dựng một
cơ cấu tổ chức theo mơ hình trực tuyến - chức năng. Với cơ cấu theo mơ hình này, cơng ty có một bộ máy quản lý xuyên suốt, sự liên kết, hỗ trợ giữa các phịng, ban trong cơng ty là chặt chẽ. Với việc các phòng ban đóng vai trị giúp việc cho ban quản
lý về các lĩnh vực chun mơn như kỹ thuật, tài chính, nhân sự,…nên việc đưa ra các quyết định cuối cùng của các nhà quản lý sẽ mang tính chun mơn cao và đạt được sự
đồng thuận cao bởi cấp dưới. Như vậy với cơ cấu tổchức này là hợp lý với đặc điểm của cơng ty, nó đem lại hiệu quả, giúp giảm bớt gánh nặng cho người quản lý chung, công việc quản lý được chun mơn hóa nên hiệu quảtrong việc ra các quyết định đạt
được lnởmức cao nhất.
Ngồi việc tổ chức cơ cấu tổ chức hợp lý cho tồn cơng ty thì việc tổ chức cơ cấu cho các chức năng như sản xuất, đặt hàng, kế tốn,.. thì trong cơng ty cũng có sự phân cấp nhiệm vụquản lý và trách nhiệm thực hiện rõ ràng, thường được thểchếhóa bằng văn bản, quy trình. Mỗi bộphận, phịng banđảm nhiệm các chức năng khác nhau nhưng vẫn đảm bảo sựliên kết, thống nhất trong các hoạt động. Dưới đây là một ví dụ về tổ chức cơ cấu hợp lý cả trong quản lý cũng như phân chia trách nhiệm thực hiện trong hoạt động mua hàng.
Cơ cấu tổchức trách nhiệm quản lý mua hàng gồm có ba bộphận chính: - Phịng Kếhoạch có nhiệm vụ:
o Lập kế hoạch sản xuất chi tiết và đặt hàng nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
o Kiểm sốt tồn kho hàng hóa ngay từ khâu đặt hàng.
o Tham mưu cho Giám đốc tài chính vận hành xây dựng dựtốn hằng năm
và điều chỉnh dựtốn khi có biến động.
o Phản hồi với Văn phịng kiểm sốt vùng các vấn đề về nguyên vật liệu
đểhoạt động sản xuất khơng bị gián đoạn.
- Phịng Quản lý chất lượng có nhiệm vụ kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
- Bộphận kho hàng có chức năng- nhiệm vụ:
o Giữ gìn, bảo quản hàng hóa cho cơng ty và xuất kho phục vụ sản xuất
theo đúng thủtục quy định.
o Theo dõi chặt chẽ Nhập – xuất – tồn và cập nhật vào hệ thống phần mềm.
o Sắp xếp các loại vật tư đúng quy định, dễ nhận biết, thuận lợi cho việc xuất kho.
Chính sách nhân sự
Tại công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - Huế công tác tuyển dụng, tổ chức quản lý đào tạo, bồi dưỡng nhân viênđược tham mưu cho Ban giám đốc bởi bộ phận Nhân sự, còn việc phê duyệt thuộc về quyền hạn của Ban giám đốc. Quy trình tuyển dụng nhân viên được thực hiện như sau:
1) Khi có nhu cầu tuyển dụng, trưởng các bộ phận có nhu cầu tuyển nhân sự mới đưa nhucầu cần tuyển cho phòng Nhân sự và Ban giám đốc đểduyệt.
2) Phòng Nhân sựxem xét yêu cầu tuyển dụng, đối chiếu với các chính sách tại
cơng ty sau đó trình lên Ban giámđốcđểxét duyệt. 3) Vềnguồn tuyển dụng:
- Khi có vị trí trống, việc tuyển dụng được ưu tiên trong nội bộ hơn tìm nguồn bên ngồi.
- Ứng viên phải đảm bảo các điều kiện đã được bộ phận có nhu cầu, Phịng Nhân sự và Ban giám đốcđềra.
- Việc tuyển dụng phải được thực hiện công khai minh bạch. Tất cảcảthông tin
liên quan đến cácứng viên sẽ được lưu tại phịng Nhân sự và được giữbí mật.
Dưới đây là yêu cầu cụthểcho từng vị trí tại phịng Kếhoạch tại cơng ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - Huế mà Tôi đã thu thập được:
- Giám đốc Kếhoạch (Planning Manager) phải đáp ứng các yêu cầu:
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
o Ít nhất 5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên kinh nghiệm trong ngành may mặc.
o Phản hồi nhanh chóng, khả năng làm việc dưới áp lực cao và đúng thời hạn.
o Có kỹ năng quản lý tốt.
o Tiếng Anh trơi chảy.
- Giám sát lập kếhoạch (Planning Supervisor)
o Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành May mặc hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
o Ít nhất 4 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ít nhất 2 năm kinh nghiệm liên quan đến kếhoạch sản xuất và kếhoạch nguyên vật liệu.
o Tiếng Anh thành thạo.
- Nhân viên kếhoạch nguyên vật liệu (Material Planner)
o Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kỹ thuật/Kinh tế hoặc các lĩnh vực liên quan.
o Có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm.
o Viết, nói tiếng Anh trơi chảy.
o Khả năng giao tiếp và đàm phán tốt.
o Chịu được áp lực cao.
o Thành thạo vi tính văn phịng,đặc biệt là Excel
- Nhân viên kếhoạch sản xuất (Production Planner)
o TN Đại học chuyên ngành liên quan.
o Ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.
o Khả năng thích ứng với nhiều kế hoạch và điều chỉnh các kế hoạch khi
điều kiện thay đổi.
o Kiến thức nền tảng vềcác phần mềm kếhoạch.
o Thành thạo tiếng Anh.
o Thành thạo vi tính vănphịng,đặc biệt là Excel.
Kiểm toán nội bộ
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Công ty không tổ chức Kiểm tốn nội bộ vì định kỳ công ty luôn được kiểm
toán nội bộbởi ban Kiểm toán nội bộcủa Văn phòng Vùng tại Việt Nam.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế