PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.2. Khái quát chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh tốn ngun phụ liệu tạ
2.2.2.2. Quy trình và phương thức thực hiện mua hàng
Hằng năm, bộ phận Kếhoạch của công ty sẽ làm việc với Văn phòng Vùng để
xây dựng kếhoạch sản xuất chi tiết theo tháng, tuần cho nhà máy. Văn phòng Vùng sẽ Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
lựa chọn, ký kết hợp đồng cung cấp nguyên phụ liệu với các nhà cung cấpđạt tiêu chí
về năng lực cung cấp nguyên phụliệuđúng hạn, chất lượng nguyên phụliệu đúng quy định vềchất lượng của Tập đoàn và thống nhất thời gian sản xuất nguyên phụ liệu và thời gian giao hàng đến nhà máy Phú Bài, số lượng đặt hàng tối thiểu và giá thành
trong suốt năm tài chính. Việc đặt mua nguyên phụ liệu sẽ được công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - Huế tiến hành thông qua công ty TNHHH Hanesbrands Việt Nam tại Hưng Yên mà không làm việc trực tiếp với nhà cung cấp.
Hình 2.1. Danh mục nhà cung cấp nguyên phụ liệu
Tất cả các tập tin mà nhân viên Kế hoạch nguyên phụ liệu làm việc đều được quy định sẵn về cách thức cũng như hình thức bảo vệ, lưu trữ, thời gian lưu, phương pháp hủy và nhân viên chỉ thao tác trên các tập tin này mà không can thiệp vào cách thức hoạt động trên các tập tin đó.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.2. Danh mục hồ sơ
Cụthểquy trình như sau:
Xác định nhu cầu nguyên phụ liệu
Hàng tuần, nhân viên Kế hoạch nguyên phụ liệu sửdụng phần mềm Access để lấy kếhoạch sản xuất tuần của nhà máy.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Dựa trên Kếhoạch sản xuất theo tuần (Production Plan Week) và Định mức sử
dụng nguyên phụ liệu (BOM – Bill of Materials) , nhân viên Kế hoạch nguyên phụ liệu sẽ tiến hành lập Kếhoạch nguyên phụ liệu (Materials Requirements Planning) cụ thểcho từng tuần.
Định mức sử dụng nguyên phụ liệu được xây dựng dựa trên các dữ liệu lịch sử vềviệc sửdụng nguyên phụliệu của nhà máytrong các năm trước.
Hình 2.4. Kế hoạch sản xuất tuần
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.6. Kế hoạch nguyên phụ liệu chi tiết theo tuần
Kếhoạch nguyên phụliệu cho từng tuần dựa trên số lượng tồn kho đang có (On Hand), số lượng đãđặt và đang vận chuyển (Intransit) và nhu cầu sản xuất của công ty (Demand) để xác định số lượng cần đặt (Open Order). Các mã hàng mà lượng tồn kho
hiện tại chưa đủ đáp ứng sẽ được hiển thịvới giá trịâm và gắn“cờ đỏ”.
Hàng tuần, nhân viên Kếhoạch nguyên phụliệu dựa trên Kếhoạch nguyên phụ liệu đã lập cùng với các thơng tin đã có về ngun phụliệu mà nhà cung cấp đã cam kết (thời gian sản xuất, thời gian giao hàng, số lượng đặt hàng tối thiểu) đểlập Đềnghị mua hàng (Material Requisition)xác định rõ số lượng đặt, thời gian hàng cần có mặt ở
nhà máy.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Đối với nguyên phụliệu đóng gói, số lượng cần mua sẽlà 97% của số nhu cầu dự kiến. 97% là tỉ lệ sản phẩm may hoàn chỉnh đạt chuẩn xuất khẩu được nhà máy
tổng hợp dựa trên các dữliệu quá khứtrong quá trình hoạt động.
Đềnghị mua phụliệu được gửi lên hệthống Lawson vào thứ3 hàng tuần đểxét duyệt bởi các nhà quản lý cấp cao theo quy định trước khi gửi tới công ty TNHH
Hanesbrands Việt Nam.
Hình 2.8. Giao diện phần hành đề nghị mua nguyên phụ liệu trên hệ thống Lawson
Khi đề nghị mua hàng đã được xét duyệt trên hệ thống, phía cơng ty TNHH Hanesbrands Việt Nam sẽ liên hệ với nhà cung cấp để thống nhất số lượng hàng đặt cũng như ngày giao hàngmong muốnđể nhà cung cấp xác nhận. Sau khi nhà cung cấp
đã xác nhận thì cơng ty TNHH Hanesbrands Việt Nam sẽlập Đơn đặt hàng (Purchase
Order) đểphía cơng ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - Huếkiểm tra lại các thông tin vềsố lượng, đơn giá, ngày giao hàng dự kiến lần cuối cũng như là căn cứ để lập Hợp
đồng kinh tế.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Sau khi nhận được Đơn đặt hàng từ công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam, nhân viên Kế hoạch nguyên phụliệu sẽ tiến hành theo dõi tiến độ đơn hàng theo từng
đơn đặt hàngđể có thể xác định sớm việc nguyên phụliệu có thểtới nhà máy như yêu cầu hay khơng và có các biện pháp khắc phục kịp thời. Các thông tin theo dõi nhưsố
lượng, chủng loại, ngày đơn vị vận tải nhận hàng từ nhà cung cấp, ngày dự kiến đến nhà máy thực tếso với yêu cầu.
Hình 2.10. Theo dõi tiến độ đơn đặt hàng