2.3.1.2 .Đánh giá rủi ro
3.1. Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh
thanh tốn ngun phụ liệu
3.1.1.Ưu điểm
3.1.1.1. Mơi trường kiểm sốt
Việc chịu sự kiểm soát trong chu trình mua hàng bởi Văn phịng Vùng giúp
cơng ty tránh được các sai phạm thường gặp như nhân viên đặt hàng thông đồng với
nhà cung cấp, đặt mua hàng không cần thiết hoặc khơng phù hợp, lập chứng từthanh tốn khống...
Quan điểm tối thiểu hóa chi phí giúp công ty thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát phù hợp.Cơ cấu tổ chức các bộphận hợp lý và phân định quyền hạn, trách
nhiệm rõ bằng các văn bản giúp các nhân viên dễ dàng thực hiện công việc và nhận
định được các hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận trong chu trình mua
hàng, tồn trữvà thanh tốn.
Sựtách biệt rõ ràng giữa các chức năng mua hàng, nhận hàng, bảo quản hàng và thanh toán giúp hạn chếtối đa rủi ro.
Quy trình tuyển chọn nhân viên kĩ càng, có các tiêu chuẩn cụthểcho từng vị trí
đảm bảo tuyển đúng người phù hợp nhất. Ví dụ đối với các trưởng bộ phận công ty yêu cầu kinh nghiệm cao nhưng đối với nhân viên công ty chỉ yêu cầu tối thiểu 1 năm kinh nghiệm hoặc nếu khơng có kinh nghiệm mà công ty thấy tiềm năng thì sẽ tiếp nhận và đào tạo.
Mơi trường làm việc thoải mái giúp cho các nhân viên khơng cảm thấy áp lực
mà có thểcống hiến cho công ty. Công ty cũng thường xuyên tổchức các khóa học tại chỗnhằm bồi dưỡng trình độ, nâng cao năng lực chun mơn; tổchức các chính sách
khen thưởng, kỷluật rõ ràng khuyến khích đội ngũ nhân viên phấn đấu.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
3.1.1.2. Đánh giá rủi ro
Việc xây dựng mục tiêu hay dựtoán dựa trên các bộphận cung cấp giúp cơng ty có thể thiết lập được các mục tiêu có khả năng đạt được cao hơn cũng như giúp các nhân viên cảm thấy bớt áp lực thay vì ápđặt mục tiêu xuống từng bộphận.
Việc thiết lập mục tiêu hay dự tốn hàng năm giúp cơng ty xác định được các rủi ro đe dọa mục tiêu và nhận diện được thời điểm mà mục tiêu bị đe dọa qua đó kịp thời có các hành động khắc phục.
3.1.1.3. Hoạt động kiểm soát
Các bộ phận thực hiện mua hàng, nhận hàng, bảo quản hàng và thanh toán đều
được tổchức độc lập với nhau. Các chức năng đềnghị mua hàng, phê duyệt mua hàng, nhận hàng, bảo quản, ghi chép và thanh toánđược tách bạch với nhau đảm bảo tiêu chí
bất kiêm nhiệm.
Phân quyền sửdụng cho từng nhân viên và từng bộphận liên quan trên hệthống
Lawson đảm bảo sựphối hợp giữa các bộphận một cách nhịp nhàng.
Các Đề nghị mua hàng chứa đầy đủ thông tin đảm bảo cơ sở cho việc xét duyệt
mua hàng và Đềnghị mua hàng được lưu theo tuần phù hợp với đặc điểm đặt nguyên phụliệu một tuần một lần của công ty.
Tổ chức theo dõi riêng nguyên phụliệu đặt mua đã nhận và chưa nhận, kịp thời yêu cầu khắc phục với các đơn hàng quáhạn giao nhưng vẫn chưa nhận được.
Quy định các đối tượng tiếp cận kho hạn chế rủi ro mất tài sản. Tổ chức các chứng từ nhưPhiếu nhập kho, lệnh xuất kho đều được kí xác nhận bởi các nhân viên
liên quan và lưu theo ngày đảm bảo tính chính xác và khả năng soát xét lại.
Định kỳ, Giám sát Kế hoạch nguyên phụ liệu hay Giám đốc Kếhoạch dựa trên các báo cáo quản trị để phân tích, phát hiện các biến động bất thường trong việc mua hàng, tồn trữvà thanh toán nguyên phụliệu.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
3.1.1.4. Thông tin và truyền thông
Hệthống thông tin kếtốn thiết kếphù hợp, cơng ty sửdụng rộng rãi hệthống kế toán máy được kết nội bằng mạng nội bộ nên cập nhật nhanh các nghiệp vụ, đáp
ứng được việc xửlý nhiều nghiệp vụcùng lúc và công tác bảo mật thông tin.
Hệ thống thông tin được thiết kế riêng nên phù hợp với hoạt động của cơng ty và chuyển tải được nhiều thơng tin có giá trị cho nhà quản lý đểphục vụviệc ra quyết
định.
3.1.1.5. Giám sát
Công ty thực hiện đầy đủ cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ, việc
giám sát thường xuyên giúp công ty xử lý các vấn đề kịp thời còn giám sát định kỳ
bằng cách mời các cơng ty kiểm tốn tư vấn hay Ban kiểm tốn nội bộcủa Văn phịng Vùng sẽgiúp cơng ty có cách nhìn tồn thểkhách quan những thiếu sót trong q trình hoạt động cũng như việc thực hiện theo đúng chế độkếtoán hiện hành
3.1.2.Nhược điểm
Bên cạnh nhiều ưu điểm thì vẫn cịn tồn tài một số nhược điểm như sau:
- Việc chịu sự kiểm sốt của Văn phịng Vùng giúp công ty rất nhiều nhưng lại
xung đột lợi ích của cơng ty khi các quyết định đưa ra từ Văn phòng Vùng đưa ra thường mang tính chiến lược với quy mơ lớn chứ chưa đi sâu từng nghiệp vụ. Cụ thể
như sau: các đối tác cung cấp nguyên phụliệu mà Văn phòng Vùng hợp tác thường có quy mơ lớn nên có lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ–Minimum Order Quantity) rất cao và có những ngun phụliệu cơng ty có nhu cầu ít hơn MOQ nhưng vẫn phải đặt bằng MOQ gây ra tồn kho khơng có nhu cầu.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Ví dụ: Các mã hàng như AHI109, AHI334 , AHJFKB, AHJKXU đều có nhu cầu thấp hơn MOQ = 10000 và phải đặt hàngởmức MOQ.
Điều này ngoài việc xung đột với mục tiêu tối thiểu tồn kho mà cơng ty đang hướng đến cịn tạo ra một khoản tài sản lớn nằm yên không sinh lợi, gia tăng chi phí
theo dõi, bảo quản vàảnh hưởng xấu tới dịng tiền của cơng ty.
Cụthể:
Theo Báo cáo tồn kho nguyên phụliệu cuối tuần 26 năm 2019, chỉ tiêu vềtrạng thái tồn kho có nhu cầu và khơng có nhu cầu chỉ ra sự ảnh hưởng của lượng đặt hàng tối thiểu khi nguyên phụ liệu đóng gói có giá trị tồn kho khơng có nhu cầu lên đến 632.781$ trong tổng số toàn bộ2.958.071$ nguyên phụ liệu tồn kho. Đối với chỉ tiêu thời gian tồn kho (Week of Supply) cho thấy về chung thì cơng ty đã đạt được mục tiêu đềra là 1,8 tuần, tuy nhiên đối với nguyên phụ liệu đóng gói có thời gian lưu kho là 2,37 tuần so với mục tiêu là 2,06 tuần. Nguyên nhân cũng chính là dolượng tồn kho
khơng có nhu cầu nêu trên.
Description for Inventory Elastics Accessories Packaging Total
Having demand (included MOQ) $ 655,384 $ 346,634 $ 1,176,258 $ 2,178,276 Without demand $ 60,913 $ 86,102 $ 632,781 $ 779,795
Total $ 716,297 $ 432,736 $ 1,809,038 $ 2,958,071
Healthy WOS
ComCode Actual Variance
Sewing 1.54 1.20 0.34 Packaging 2.06 2.37 (0.31) Total 1.80 1.79 0.02
End_2019/26
Hình 2.28. Báo cáo tồn kho nguyên phụ liệu cuối tuần 26 năm 2019
- Việc chịu sựkiểm sốt từ Văn phịng Vùng cũng gây ra việc phản hồi với các
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
hàng mà chưa giao hay nguyên phụliệu giao khơng đủ chất lượng, nhân viên Kếtốn ngun phụ liệu đều phải làm việc với nhà cung cấp thông qua Văn phịng Vùng thay vì nếu được làm việc trực tiếp với nhà cung cấp thì các vấn đề phát sinh sẽ được giải quyết nhanh hơn.
- Bởi vì các đối tác cung ứng nguyên phụliệu được Văn phịng Vùng kí kết đa số đều ở nước ngồi có thời gian sản xuất và giao hàng thấp nhất là 2 tuần và cao nhất
là 7 tuần nên nhân viên Kế hoạch nguyên phụ liệu phải đặt nguyên phụ liệu cho một thời điểm cách xa hiện tại chỉ với dữ liệu ước tính là Kế hoạch sản xuất. Khi xảy ra biến động như máy móc sản xuất hư hỏng, nhân cơng khơng đủthì việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất sẽdẫn đế nhu cầu nguyên phụliệu thay đổi. Nếu nhà cung cấp đãđang
sản xuất nguyên phụ liệu được đặt hay đang giao hàng thì cơng ty sẽ gia tăng một
lượng lớn nguyên phụliệu tồn kho mà không thểkhắc phục.
3.2. Một số giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng tồn trữ và thanh tốn ngun phụ liệu tại Cơng ty
Theo ơng Ajay Godbole –Phó chủ tịch Vận hành châu Á thì hiện nay công ty TNHH Hanesbrands Việt Nam - Huế đang sản xuất và cung cấp hơn 95% trang phục lót nam cho Tập đồn. Vì vậy, để giúp cơng ty đạt hiệu quả hơn trong việc tối thiểu
hóa chi phí, cơng ty nên đềxuất giảm kiểm sốt của Văn phịng Vùngđối với khâu lựa
chọn nhà cung cấp để có thểtìm các đối tác mới vẫn đảm bảo chất lượng nguyên phụ
liệu nhưng với quy mô nhỏ hơn, thời gian sản xuất nguyên phụ liệu và giao hàng
nhanh hơnnhằm khắc phục các nhược điểm nêu trên.
Về những hành động nhằm cải thiện khâu đối ứng tồn kho nguyên phụ liệu tại Công ty:
Thời gian điều tra và nghiên cứu: tháng 7-8, năm 2019.
Qua quá trình tìm hiểu, quan sát, nghiên cứu thực tế về cách thức tận dụng nguyên phụliệu may (trọng tâm là chỉ) tại công ty, tôi đã có một dự án được Ban giám
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
- Thực trạng trước khi thực hiện dựán:
Cơng ty có hơn 27,812 cuộn chỉ tồn kho khơng có nhu cầu vì lí do thayđổi mẫu
mã sản phẩm và lượng chỉtồn kho này có giá trị111,889 USD.
Threads Inventory AY AW AU Total
Quantity (Coils) 14,857 9,003 3,952 27,812 Value $ 59,771 $ 36,218 $ 15,899 $ 111,889
Dựa theo quy định của Tập đoàn về sửdụng nguyên phụliệu thay thế, tập đồn
quy định được phép sửdụng chỉ có độsai lệch màu (ΔE)nhỏ hơn 4%. Cụthể như sau:
Tuy nhiên, để xác định liệu chỉ có độsai lệch màu cho phép như vậy có được sử dụng hay khơng thì cần phải may mẫu lên bán thành phẩm để được bộ phận Chất
lượngvà đội may của Văn phịng Vùngđánh giá.
Từ thực trạng trên, tơi đã nghĩ ra ý tưởng xây dựng một danh mục tập các chỉ tồn kho hiện tại có thểthay thếcho chỉ nào thuộc kếhoạch may của tuần nào để giảm thiểu số lượng đặt hàng nguyên phụliệu chỉ.
Trước hết, tôi tập hợp các tài liệu kĩ thuật về các sản phẩm sẽ may trong năm.
Sau đó lập danh sách các loại chỉ và vải sẽ sửdụng cho từng loại sản phẩm. Tiếp theo tập hợp danh sách các loại chỉ có độ sai lệch màu cho phép và tiến hành may mẫu lên vải.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.29. Danh sách các loại chỉ có thể thay thế cho nhau
Hình 2.30. May mẫu các loại chỉ có khả năng thay thế lên vải
Sau khi tiến hành may mẫu, tôi gửi các mẫu này cho bộphận Chất lượng và đội May của Văn phòng Vùngđể xem xét.
- Kết quảdựán:
Sau 2 tháng tiến hành dự án, đã có 48 loại chỉ tồn kho được chấp nhận. Và tôi cũng xây dựng được danh mục chỉ thay thếcho từng nhóm sản phẩm, giúp nhân viên Kếhoạch nguyên phụliệu có thểsửdụng khi tiến hành đặt mua chỉ.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Hình 2.31. Danh sách chỉ thay thế được chấp nhận
Hình 2.32. Danh sách chỉ được thay thế theo từng nhóm sản phẩm
Sau 2 tháng được áp dụng tồn nhà máy, số lượng chỉtồn kho khơng có nhu cầu sửdụng tận dụng được là 3217 cuộn có giá trịxấp xỉ13,564$.
Ý tưởng tiếp theo đểtận dụng triệt đểchỉ tồn kho đó là nhuộm lại chỉhiện đang
được cơng ty đàm phán đểthực hiện.
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận và kiến nghị
Hệthống kiểm sốt nội bộngày càng giữvai trị quan trọng trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kiểm sốt nội bộ khơng chỉ giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quảcác nguồn lực kinh tếcủa cơng ty mà cịn giúp cho doanh nghiệp
đảm bảo thực hiện các mục tiêu đãđề ra. Ngoài ra đối với doanh nghiệp thì xây dựng
một hệthống kiểm sốt nội bộ thực sự hữu hiệu và hiệu quả với các yếu tố vận hành một cách nhịp nhàng, chặt chẽ và có hiệu quảlà một nhân tố quyết định thành bại của cơng ty. Từ đó đóng góp tích cực vào sự trưởng thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tếthị trường cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay.
Chu trình mua hàng, tồn trữlà thanh tốn ln gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, việc kiểm sốt tốt chu trình này là một yếu tốtất yếu. Hệthống kiểm soát nội bộ là một công cụ giúp Ban giám đốc quản lý để hoạt động này diễn ra một cách hữu hiệu và hiệu quả nhất, đảm bảo được hoạt động mua hàng thực hiện được chức
năng của nó trong q trình sản xuất kinh doanh.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, tơi đã tiến hành nghiên cứu để tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh tốn tại cơng ty TNHH Hanesbrands Việt Nam–Huế”.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu Hệthống kiểm sốt nội bộtại cơng ty TNHH Hanesbrands Việt Nam – Huế, tôi đã hiểu được phần nào việc tổ chức một hệ thống kiểm soát nội bộtrong thực tế là như thế nào. Hệ thống kiểm soát nội bộ trên thực tế bao gồm nhiều yếu tố, nhiều bộ phận cấu thành với nhiều hình thức thể hiện khác nhau. Có thể được thểhiện thơng qua các văn bản chính thức, các quy định hằng ngày, cũng có thể thơng qua các lời nói cử chỉ, hành động hằng ngày của các cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty. Nói tóm lại, kiểm sốt nội bộkhơng phải là một sựkiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt
Trường Đại học Kinh tế Huế Trường Đại học Kinh tế Huế
Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận khơng tách rời chứ không phải chức năng bổsung cho các hoạt động của tổchức.
Kết quả của luận văn góp phần giúp cho các cấp quản trị tại cơng ty nhận thức rõràng hơn về vai trị của kiểm sốt nội bộtrong hoạt động kinh doanh, qua đó những
giải pháp mà luận văn đưa ra sẽ là cơ sở để nhà quản lý xem xét nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộtại đơn vị.
Tuy nhiên do giới hạn về mặt thời gian, không gian, hạn chế về mặt kiến thức nên việc nghiên cứu, tìm hiểu những vấn đề liên quan đến đề tài này cịn nhiều thiếu
sót, chưa đạt được mà tác giảthấy cần nghiên cứu thêm nếu có thời gian và điều kiện cho phép. Hiện tại, khóa luận nào chỉ dừng lại ở bước đầu tìm hiểu thực trạng của hệ
thống kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên phụ liệu thông qua các quy định và thủ tục kiểm soát đang áp dụng mà khơng đi vào tìm hiểu các quy định, thủ tục đó có được thực hiện một cách đúng đắn và thường xuyên hay không– đây là một đặc điểm quan trọng nhất trong việc đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quảcho một hoạt động cụthể nào đó, đề tài chưa làm được. Ngồi ra cịn nhiều sốliệu, tài liệu, chính sách, thơng tin và thực trạng chưa thểtiếp cận và tìm hiểu được
để đưa ra được các nhận xét mang tính chính xác nhất liên quan đến chu trình mua
hàng, tồn trữ và thanh toán nguyên phụ liệu. Đặc biệt đề tài chưa thể nghiên cứu chu trình mua hàng, tồn trữ và thanh tốn ngun vật liệu chính, một chu trình quan trọng