2. Thực trạng việc tổ chức hệ thống kênh phân phối sản phẩm của Công ty TNHH
2.1.2. Lựa chọn hình thức tổ chức kênh phân phối của Công ty
Hình thức tổ chức kênh phân phối của Công ty được thể hiện thông qua 21 đại lý cấp 1 ở các tỉnh trên toàn quốc và mỗi tỉnh 1 hoặc 2 đại lý cấp 1, sau đó các đại lý này bán lại sản phẩm cho các đại lý cấp dưới, điểm bán lẻ rồi tới người tiêu dùng cuối cùng. Theo hình thức này, công ty không kiểm soát được khách hàng là các đại lý cấp thấp, điểm bán lẻ, chính vì thế công ty không thể kiểm soát về giá và những vấn đề phát sinh khác xảy ra ở thị trường mục tiêu. Mối quan hệ giữa công ty và các thành viên kênh được hình thành như sau:
+ Đối với đại lý cấp 1: quan hệ hợp tác thông qua hợp đồng đại lý được ký kết hằng năm (vào mỗi đầu năm tài chính) với các điều khoản ràng buộc nhất định về các nội dung chủ yếu: chiết khấu, cam kết sản lượng, chất lượng sản phẩm, chính sách bán hàng, các điều khoản hỗ trợ, điều kiện giao hàng, mức tồn kho tối ưu,…
+ Đối với đại lý cấp 2 và các nhà bán lẻ trên thị trường: mối quan hệ giữa công ty với đối tượng khách hàng này không chặt chẽ như các đại lý cấp 1. Đây là đối tượng khách hàng mà Công ty không thể quản lý trực tiếp bằng hợp đồng. Tuy nhiên Công ty vẫn gián tiếp chăm sóc các khách hàng cấp thấp trong hệ thống kênh phân phối của mình thông qua đại lý cấp 1 và các nhân viên thị trường.
Mỗi nhân viên thị trường sẽ được phân một khu vực nhất định để quản lý các đại lý cấp 1 và các đại lý cấp 2, điểm bán… gọi là sale rep, dưới mỗi sale rep sẽ có sale men- các nhân viên thị thị trường. Nhiệm vụ của các nhân viên này là tư vấn hoạt động bán hàng, cung cấp thông tin cho các đại lý cấp 1, thực hiện chăm sóc khách hàng cấp
dưới thông qua khảo sát thị trường, cung cấp bảng hiệu, vật dụng bán hàng… cho các điểm bán, nhà hàng - quán nhậu, điều tra và giải quyết các tranh chấp xảy ra giữa các đại lý, các điểm bán, giám sát việc thực thi hình ảnh độc quyền tại các đại lý, điểm bán. Ngoài nhiệm vụ quản lý nhà bán lẻ, các sale rep còn có nhiệm vụ thu thập ý kiến, nhu cầu của người tiêu dùng về sản phẩm của Công ty qua việc tiếp xúc trực tiếp với người bán lẻ. Đây là căn cứ quan trọng để Công ty nắm được tình hình thị trường, đồng thời đưa ra các quyết định phân phối dài hạn tránh rủi ro trong sự biến động về nhu cầu tiêu dùng. Lãnh đạo trực tiếp các sale rep là giám sát vùng.
Những nhà quản lý cấp trên này thông qua việc giám sát hoạt động của các sale rep và các báo cáo về công việc của họ để đưa ra những quyết định phân phối kịp thời. Hệ thống kênh phân phối của Công ty trải rộng khắp trên địa bàn tỉnh Cả nước nên để có thể quản lý sâu sát đến hoạt động của từng đại lý cấp 1 cũng như thực hiện chương trình chăm sóc khách hàng cấp dưới một cách tối ưu, Công ty đã tiến hành phân chia khu vực thị trường và giao cho các sale rep của Công ty quản lý một khu vực nhất định.
Việc phân chia khu vực quản lý giúp Công ty bám sát được thị trường hoạt động hơn, tránh trùng lặp về công việc, hạn chế tốn kém thời gian và chi phí. Và thông qua các nhân viên thị trường Công ty sẽ dễ dàng gần gũi và nắm bắt được các yêu cầu, mong muốn của các đại lý hơn, Công ty sẽ hiểu các đại lý của mình hơn và từ đó đề ra các chính sách khuyến khích phù hợp.
Các khu vực được chia cụ thể:
- Miền Bắc:
+ Thái Nguyên + Hải Phòng
+ Yên Bái + Hà Nội (Đại lý 1)
+ Cao Bằng + Hà Nội (Đại lý 2)
+ Lào Cai + Lạng Sơn
- Miền Trung:
+ Nha Trang + Gia Lai
+ Buôn Mê Thuột (Đại lý 1) + Buôn Mê Thuột (Đại lý 2)
+ Nghệ An + Quảng Bình
+ Huế + Quảng Trị
+ Đà Lạt + Đà Nẵng (Đại lý 1)
+ Quảng Nam + Đà Nẵng (Đại lý 2)
- Miền Nam:
+ Tp Hồ Chí Minh