a) Tiêu chí lựa chọn NHĐL [13];
Các ngân hàng được lựa chọn phải thỏa mãn đồng hời cả 3 tiêu chí sau:
Thứ nhất, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng hoặc quốc gia mà ngân hàng được thành lập và hoạt động không nằm tại các quốc gia thuộc “Danh sách các quốc gia có khẩu vị rủi ro không quan hệ”. Danh sách này được cập nhật thường xuyên bởi Phòng Thẩm định tín dụng các định chế tài chính. Ngoài ra, các ngân hàng được lựa chọn cũng không có trụ sở tại các quốc gia thuộc “Danh sách quốc gia cấm vận”, bao gồm các quốc gia, vùng lãnh thổ có khả năng phát sinh rủi ro pháp lý, rủi ro tài sản khi thực hiện giao dịch được cập nhật theo “Hướng dẫn cập nhật, kiểm soát và xử lý các giao dịch cảnh báo”, tài liệu nội bộ của Techcombank.
Thứ hai, trụ sở chính của ngân hàng không nằm tại các quốc gia thuộc “Danh sách các quốc gia bị kiểm soát đặc biệt” do Khối Quản trị rủi ro ban hành trong từng thời kỳ. Danh sách này được đề xuất bởi Phòng Thẩm định tín dụng các định chế tài chính và được phê duyệt bởi lãnh đạo Khối Quản trị rủi ro trong từng thời kỳ. Đối với các ngân hàng có trụ sở chính tại các quốc gia thuộc danh sách này, Trung tâm Thanh toán cần lập tờ trình đề xuất gửi Phòng Thẩm định tín dụng các định chế tài chính thẩm định. Thẩm quyền phê duyệt cho các giao dịch này là chuyên gia phê duyệt thuộc Ban lãnh đạo Khối Quản trị rủi ro.
Thứ ba, thỏa mãn các tiêu chí do Phòng Thẩm định các định chế tài chính đưa ra và được Tổng giám đốc phê duyệt từng thời kỳ dựa trên xếp hạng tín nhiệm được thực hiện bởi các tổ chức uy tín trên thế giới như Moody’s, S&P, Fitch,...
b) Quy trình thiết lập quan hệ đại lý [11];
Hiện nay, Techcombank sử dụng một con đường duy nhất để thiết lập, duy trì quan hệ đại lý với các ngân hàng trên khắp thế giới cũng như trao đổi thông tin và nhận những lời đề nghị thiết lập quan hệ đại lý từ ngân hàng bạn, đó là thông qua hệ thống SWIFT.
Hệ thống được sử dụng toàn cầu, có tính an toàn, bảo mật và cập nhật cao đã giúp Techcombank tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian giao dịch. Phí trung bình của mỗi giao dịch thiết lập quan hệ đại lý tương đương với một giao dịch quốc tế thông thường, tức rơi vào khoảng 10 - 50 USD/ giao dịch. Phí duy trì quan hệ đại lý phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai ngân hàng, quan trọng nhất là hai bên đáp ứng được các nhu cầu và tiêu chí của nhau thông qua bộ câu hỏi KYC (Know your Customer) được trao đổi định kỳ. Dưới dây là quy trình thiết lập quan hệ đại lý của Techcombank thông qua hệ thống Swift.
bộ phận nghiệp vụ hệ thống Techcombank
∖___________________—________________/ Cán bộ phụ trách RMA
phòng KH&DVKH Kiểm tra Thông tin ngân hàng đề nghị Cán bộ phụ trách RMA
phòng KH&DVKH Thiết lập RMA
Cấp kiểm soát RMA phòng KH&DVKH
Phê duyệt
Cán bộ phụ trách RMA phòng KH&DVKH
Khi nhận được yêu cầu thiết lập RMA với một ngân hàng bất kỳ, chuyên viên phòng KH&DVKH phải tiến hành kiểm tra trên hệ thống xem Ngân hàng đó đã có quan hệ Đại lý với Techcombank hay chưa, kết quả ra sao? File dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ máy tính của Ngân hàng cũng như hệ thống SWIFT.
Chuyên viên phòng KH&DVKH sử dụng SWIFT Alliance để kiểm tra. Vào phân hệ Relationship ManagementXAutherization Search Criteria. Màn hình mình họa như
Lưu ý lựa chọn SWIFT Code của Techcombank là VTCBVNVX, SWIFT Code VTCBVNV0 chỉ dùng cho mục đích Test and Training.
Phần Correspondent BIC: Nhập SWIFT Code của Ngân hàng cần tìm kiếm.
Kết quả như sau:
- Trường hợp đã có RMA: Authorization to send and Authorization to receive sẽ thể hiện ENABLED. Màn hình minh họa:
- Trường hợp chỉ có RMA một chiều: Có thể chỉ nhận hoặc gửi, tùy theo Authorization to send hay Authorization to receive được ENABLED. Màn hình minh họa:
- Trường hợp Techcombank đã yêu cầu thiết lập RMA nhưng ngân hàng bạn từ chối, Authorization to receive sẽ thể hiện là REJECTED. Màn hình minh họa:
Bước 2: Kiểm tra ngân hàng cần thiết lập RMA:
Trước khi thực hiện yêu cầu thiết lập RMA, chuyên viên phòng KH&DVKH phải kiểm tra xem ngân hàng đó hoặc nước của ngân hàng đó có thuộc danh sách cấm vận, trừng phạt hay không theo “Hướng dẫn cập nhật, kiểm soát và xử lý giao dịch cảnh báo” (tài liệu nội bộ của Ngân hàng) hoặc theo thông báo danh sách các quốc gia, cá nhân bị cấm vận do nhà nước ban hành.
Trường hợp ngân hàng hoặc nước của ngân hàng đó trong danh sách cấm vận trừng phạt thì phải có tờ trình phê duyệt của Tổng giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền trước khi tiến hành thiết lập quan hệ đại lý.
Bước 3: Tiến hành thiết lập RMA.
Truy cập phân hệ Relationship ManagermentXAuthorization, chọn New để tạo một bản ghi mới. Lựa chọn SWIFT Code của Techcombank là VTCBVNVX, chọn Correspondent BIC là ngân hàng cần thiết lập RMA. Màn hình minh họa như sau:
STT ĐƠN VỊ CÔNG VIỆC
1
Chi nhánh của Techcombank
- Chuyên viên quản lý tiền tệ và tài trợ thương mại (CV QLTT&TTTM) tiếp nhận và kiểm tra bộ hồ sơ của khách hàng, bộ hồ sơ đầy đủ với từng trường hợp được quy định trong Hướng dẫn thực hiện quy trình của Techcombank. - Kiểm soát viên phê duyệt đồng thời chuyển bộ chứng từ lên Trung tâm Thanh toán (TTTT) qua hệ thống ECM. Chọn continue và ghi Comment nếu cần thiết. Màn hình minh họa:
Click chuột phải, chọn ADD, màn hình sẽ xuất hiện bảng như sau:
Click OK chuyển trưởng phòng/ Trưởng nhóm/ Kiểm soát viên hoặc người được ủy quyền phê duyệt theo đúng chức năng.
Lưu ý: Trường hợp nhận được yêu cầu thiếp lập quan hệ đại lý từ ngân hàng bạn, chuyên viên phòng KH&DVKH cũng tiến hành các bước kiểm tra về ngân hàng, nước,... như các bước tiến hành lập.
Bước 4: Phê duyệt
Sau khi chuyên viên phòng KH&DVKH đã nhập liệu xong một thư mời thiết lập quan hệ đại lý, cấp kiểm soát trở lên sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận lệnh và kiểm tra lại mọi thông tin một lần nữa trước khi đẩy đi đến Ngân hàng bạn.
Lưu ý: Trường hợp đặc biệt các nước hoặc Ngân hàng yêu cầu thiết lập trong danh sách cấm vận, blacklist phải có chỉ đạo/chấp thuận của Cấp có thẩm quyền trước khi đồng ý thiết lập trên hệ thống.
Bước 5: Cập nhật thông tin trên T24.
Các thông tin thay đổi về RMA trên SWIFT đều phải được cập nhật thồng thời trên T24, đảm bảo các thông tin về RMA giữa SWIFT và T24 phải đồng bộ và trùng khớp; phòng KH&DVKH phải định kỳ rà soát lại các thông tin RMA trên SWIFT và T24 để tránh các sai khác giữa hai hệ thống thông qua bộ câu khỏi KYC.