Hoạt động đối ngoại được ví như “cầu nối” để kéo các mối quan hệ quốc tế gần lại với nhau. Các ngân hàng Việt Nam hiện tại đang có mạng lưới NHĐL rộng khắp tại các quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Như vậy, điều cần thiết chính là việc củng cố và duy trì hoạt động ngoại giao với các bên đối tác nhằm giữ vững mối quan hệ bền chặt. Đặc biệt hiện nay, việc thiết lập quan hệ đại lý đều được thực hiện một cách nhanh chóng và trực tuyến qua hệ thống SWIFT, giữa các ngân hàng với nhau chỉ là một mối liên hệ điện tử, điều này tuy không chứa đựng những rủi ro lớn bởi muốn là một thành viên của SWIFT thì đều cần đáp ứng những điều kiện nhất định rồi nhưng nó sẽ khiến cho các ngân hàng xa cách nhau, mọi giao dịch được thực hiện một cách máy móc, thiếu đi sự linh hoạt cần thiết.
Bên cạnh đó, nếu các ngân hàng có sự giao lưu với nhau, đó sẽ là cơ hội để Techcombank thể hiện được màu sắc riêng, khả năng, tiềm lực của mình và cũng đồng thời là cơ hội học hỏi rất tốt về những mặt mạnh, phát triển của ngân hàng bạn. Thông qua giao lưu, Techcombank sẽ có sự nhìn nhận chính xác hơn về vị thế của mình, đang ở mức nào, có gì còn thiếu, kém so với ngân hàng bạn cũng như có gì nổi trội hơn. Hơn nữa là họ có điểm nào hơn mình, nổi trội hơn mà mình có thể học hỏi và áp dụng
được vào thực tế ngân hàng của mình hay không? Điều đó là rất cần thiết cho việc đánh giá và học hỏi một cách khách quan.
Các giải pháp đưa ra gồm có:
- Xây dựng và tăng cường mối quan hệ với các cơ quan của Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện tại nước ngoài và cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam, các tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ, tổ chức gặp mặt các đoàn tân đại sứ, tổng lãnh sự, trưởng phái đoàn của ta ở nước ngoài nhằm tăng cường quan hệ và tranh thủ giới thiệu tiềm năng, quảng bá hình ảnh của Techcombank.
- Thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu, các chương trình tập huấn và trao đổi nhân viên giữa hai bên. Với việc nhắm đến thị trường tiềm năng là Châu Á, Techcombank có thể thực hiện việc giao lưu định kì một năm hai lần hoặc một năm một lần với những NHĐL quan trọng. Hình thức tổ chức có thể là hội thảo giới thiệu công nghệ mới, tư vấn nghiệp vụ, tọa đàm trao đổi thắc mắc hoặc đơn giản chỉ cần là việc đi thăm quan môi trường làm việc của nhau. Trong đó, việc trao đổi nhân sự sẽ mang đến những hiệu quả thiết thực và thực tế hơn nhưng thời gian sẽ kéo dài hơn và gặp phải vấn đề về bảo mật thông tin trong hoạt động của mỗi ngân hàng. Tuy nhiên những lợi ích nó mang lại là hết sức trực tiếp, bởi có những công việc đòi hỏi sự thực hành và tính tập luyện cao.
- Tổ chức mô hình các hội nghị và mời đại diện từ các ngân hàng đối tác quan trọng tham dự để giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới của Techcombank nhằm tìm kiếm cơ hội hợp tác sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Bằng việc tổ chức các sự kiện định kỳ như thế này kết hợp với việc mời nhiều NHĐL tham dự sẽ là một cơ hội cho Techcombank được giao lưu với nhiều ngân hàng trong một khoảng thời gian ngắn. Thông qua đó, Techcombank còn giới thiệu được những sản phẩm, dịch vụ của mình đến với các NHĐL mà họ có thể là một mắt xích trong quá trình thực hiện hoặc thậm chí chính những ngân hàng đó sẽ trở thành khách hàng của Techcombank.
- Định kỳ đánh giá, nhận định về những kết quả mà hai bên đạt được sau một khoảng thời gian nhất định trong giai đoạn hợp tác để kịp thời có những điều chỉnh và khắc phục.
Song song với việc thúc đẩy mối quan hệ ngoại giao hữu nghị hợp tác giữa hai bên, Techcombank cần có kế hoạch chi tiết, cụ thể về vấn đề trao đổi bộ câu hỏi KYC để đánh giá lại kịp thời tình hình của Ngân hàng đối tác để đưa ra hướng giải quyết hợp lý. Nói cách khác, Techcombank có thể phân chia các NHĐL của mình theo từng khu vực địa lý: Đông Nam Á, Đông Á, EU, Mỹ Latinh,... Với mỗi khu vực địa lý sẽ có khung thời gian theo từng tháng để Techcombank chủ động gửi bộ câu hỏi KYC và đặt ra một thời hạn nhất định nhận lại phản hồi.
Công việc cụ thể bao gồm:
- Lập kế hoạch trao đổi bộ câu hỏi KYC đến ngân hàng đối tác cùng thời hạn phản hồi. Thông thường, thời hạn phản hồi cho ngân hàng đại lý sẽ rơi vào khoảng từ một cho đến hai tuần. Do đó khi lên kế hoạch để tránh dồn dập cần phân bổ công việc theo từng tuần và có sự phân công rõ ràng. Kỹ thuật chia sẽ chia theo khu vực địa lý và có sự phân bổ thời gian hợp lý. Số lượng NHĐL tại Châu Âu và Châu Mỹ nhiều hơn nên sẽ cần nhiều thời gian hơn so với Châu Á hoặc Châu Phi.
- Tiếp nhận thông tin từ phía NHĐL, bằng các nghiệp vụ của mình xác nhận lại một phần hoặc toàn bộ thông tin phản hồi của NHĐL. Người nào phụ trách phát bộ câu hỏi đi sẽ phụ trách nhận về phần trả lời từ NHĐL, từ đó tránh được chồng chéo công việc. Tuy nhiên vẫn cần có cấp trên quản lý, rà soát, kiểm tra lại việc thực hiện công việc của các nhân viên để giảm thiểu rủi ro đạo đức trong việc này.
- Lập báo cáo đánh giá lại tình trạng của NHĐL, trình cho cấp cao hơn để đưa ra quyết định cuối cùng. Việc quyết định có tiếp tục duy trì quan hệ đại lý với ngân hàng đối tác không là một việc quan trọng. Bởi nó sẽ ảnh hưởng tới cả chi phí duy trì quan hệ, thói quen sử dụng và đặc biệt là công tác truyền thông về những sự thay đổi đến toàn hệ thống của Techcombank.
- Thông báo lại kết quả đánh giá của Techcombank đến cho ngân hàng đối tác. Khi đã đưa ra kết quả cuối cùng, nhân viên phụ trách sẽ phát lại điện đến trả lời cho NHĐL. Việc này cần được thực hiện trong phạm vi một tuần để đảm bảo tính liên tục trong vận hành của cả hai ngân hàng.