Thực tế hoạt động và phát triển của cơ sở giáo dục nói chung và cơ sở giáo dục đại học nói riêng cho thấy, ĐNVCHC thực hiện các công tác chuyên môn thuộc lĩnh vực hành chính, khái niệm chung phổ biến được sử dụng từ trước tới nay là “cán bộ, công nhân viên, viên chức” hiện vẫn chưa được sự quan tâm thỏa đáng trong các nghiên cứu về mặt lí luận và thực tế quản lí, phát triển nhân sự của hệ thống. Phần lớn các văn bản quy phạm pháp luật chỉ tập trung vào các quy định cụ thể về vị trí, vai trò, tiêu chí, tiêu chuẩn, hướng dẫn về nhiệm vụ, yêu cầu chuyên môn của đội ngũ viên chức giảng dạy và đội ngũ viên chức quản lí.
Cơ cấu tổ chức và quản lí của các cơ sở giáo dục đại học công lập được quy định tại Mục 2. Tổ chức và quản lí trường đại học công lập, Điều lệ trường Đại học ban hành kèm theo Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ, như: Hội đồng trường; Hội đồng khoa học; Hội đồng tư vấn; Khoa; Bộ môn; Phòng chức năng; Thư viện, trang thông tin điện tử, tạp chí khoa học công nghệ; Các tổ chức nghiên cứu và phát triển, đơn vị sự nghiệp, cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Dựa trên các nội dung đã được quy định từ Điều 9 đến Điều 19 trong mục 2 như trên, các nội dung công việc liên quan đến hoạt động trợ giúp quản lí giáo dục và hành chính của ĐNVCHC được khái quát như sau:
+ Công việc trợ giúp quản lí nhân sự, người dạy, người học (các phòng, ban, trung tâm về tổ chức cán bộ, giảng viên, công tác sinh viên);
+ Công việc trợ giúp các hoạt động chuyên môn: giảng dạy, nghiên cứu khoa học, hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, giáo dục ngoài giờ lên lớp,...(các phòng, ban, trung tâm về đào tạo, khoa học công nghệ, văn phòng các khoa);
+ Công việc trợ giúp quản lí hồ sơ, văn thư lưu trữ (các phòng, ban, trung tâm về hành chính tổng hợp trong trường học);
+ Công việc trợ giúp quản lí cơ sở vật chất: tài sản, thiết bị, sắp xếp phòng học, văn phòng phẩm,... (phòng, ban, trung tâm về cơ sở hạ tầng, thiết bị);
+ Công việc trợ giúp quản lí tài chính: dự trù kinh phí, quyết toán kinh phí...(phòng, ban, trung tâm về tài chính).
+ Công việc trợ giúp quản lí thư viện, trang thông tin điện tử, tạp chí khoa học công nghệ.
Bên cạnh đó, vị trí của ĐNVCHC là làm việc tại các phòng, ban, văn phòng khoa, văn phòng các trung tâm của cơ sở giáo dục đại học.Ở mỗi cơ sở giáo dục, vị trí của ĐNVCHC được sắp xếp dựa theo cơ cấu riêng tùy thuộc vào chức năng và nhiệm vụ của cơ sở giáo dục đó nhưng tất cả đều đồng nhất về vai trò là “lực lượng trợ giúp cho hoạt động quản lí giáo dục” nhằm thực hiện các mục tiêu giáo dục đã đề ra cho tập hợp đó, tổ chức đó.Trong nghiên cứu này, đối tượng được nghiên cứu, xem xét là đội ngũ viên chức Trường Đại học Sài Gòn. Danh mục vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ - tức đội ngũ viên chức hành chính - được quy định rõ trong Quyết định số 232/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2018 về việc phê duyệt Danh mục vị trí việc làm của Trường Đại học Sài Gòn, bao gồm các danh mục vị trí việc làm sau:
- Tổ chức nhân sự;
- Đào tạo;
- Công tác sinh viên;
- Thanh tra – pháp chế;
- Khảo thí;
- Hành chính tổng hợp;
- Hợp tác trong và ngoài nước;
- Công nghệ thông tin;
- Thư viện;
- Quản lí dự án;
- Tài chính;
- Kế toán;
- Kỹ thuật phòng thí nghiệm;
- Y tế;
- Nhân viên kĩ thuật.