Từ những lí luận về đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục vàđể đáp ứng được yêu cầu của đổi mới giáo dục thì ĐNVCHC phải được chuẩn hóa hai tiêu chí là đủ về số lượng và mạnh về chất lượng.
Tinh gọn bộ máy của một cơ sở giáo dục để nó hoạt động hiệu lực, hiệu quả, tạo được môi trường làm việc tích cực luôn là tiêu chí hàng đầu để phát triển của mỗi tập thể, đơn vị giáo dục.Chính vì thế, ĐNVCHC trong cơ sở giáo dục đại học cần đảm bảo được rà soát, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận để tạo nên một bộ máy không cồng kềnh, thừa nhân lực nhưng thiếu chuyên môn.
Tiêu chí chất lượng của ĐNVCHC được định nghĩa “Chất lượng của đội ngũ cán bộ nghiệp vụ hành chính giáo dục là mức độ đáp ứng của đội ngũ chuyên viên, cán sự, nhân viên hành chính giáo dục đối với các yêu cầu của nhiệm vụ trợ giúp công tác quản lí giáo dục (tham mưu, tư vấn; thu thập, hệ thống hóa, phân tích dữ liệu giúp cho việc ra quyết định quản lí; các công việc sự vụ, hành chính giáo dục)” (Mỵ Giang Sơn và Nguyễn Thị Thúy Dung, 2017). Như vậy, có thể hiểu một ĐNVCHC mạnh về chất lượng chính là mạnh về năng lực, không những thế còn cần mạnh về phẩm chất và kĩ năng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ trợ giúp công tác quản lí giáo dục.
Nói tóm lại, yêu cầu của đổi mới giáo dục đối với ĐNVCHC trong cơ sở giáo dục đại học là một đội ngũ có cơ cấu tổ chức tinh gọn, đủ về số lượng, mạnh về năng lực và phẩm chất, kĩ năng. Trong đó:
- Yêu cầu về số lượng đối với một đội ngũ viên chức hành chính bao gồm hai
yêu cầu cơ bản: tinh gọn bộ máy tổ chức, cơ cấu tổ chức hợp lí; sự đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm với trình độ sẵn có của từng cá nhân viên chức hành chính.
- Yêu cầu về chất lượng đối với đội ngũ viên chức hành chính bao gồm các yêu cầu về phẩm chất, năng lực, kĩ năng và trình độ.
1.3.2.1. Yêu cầu về số lượng đối với đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêucầu đổi mới giáo dục
Như đã nêu trên, yêu cầu về số lượng đối với một đội ngũ viên chức hành chính bao gồm hai yêu cầu cơ bản: sự tinh gọn của bộ máy tổ chức giáo dục, cơ cấu tổ chức nhân sự hợp lí; sự đáp ứng yêu cầu vị trí việc làm với trình độ sẵn có của từng cá nhân viên chức hành chính.
Mỗi tổ chức nói chung và cơ sở giáo dục đại học nói riêng đều có cơ cấu nhân sự phù hợp với mục đích chung mà tổ chức đó hướng đến. Cơ cấu tổ chức trường đại học đã được quy định tại Điều lệ trường đại học và Luật giáo dục đại học. Tuy nhiên, tùy đặc thù riêng mà mỗi cơ sở giáo dục đại học có hệ thống phòng, ban chức năng phục vụ cho hoạt động quản lí giáo dục. Để đáp ứng yêu cầu về đổi mới của giáo dục hiện nay, các cơ sở giáo dục đại học cần đảm bảo giản lược hóabộ máy quản lí giáo dục, loại bỏ đi các bộ phận trung gian không cần thiết, tinh gọn bộ máy, đảm bảo hoạt động hiệu lực, hiệu quả.
Một đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục thì trước hết, cần phải đáp ứng được yêu cầu về vị trí việc làm với trình độ sẵn có của mỗi cá nhân trong đội ngũ. Từ đó, trong quá trình làm việc và học tập, bản thân viên chức hành chính rèn luyện và tự rèn luyện để đáp ứng yêu cầu của công việc và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
1.3.2.2. Yêu cầu về chất lượng đối với đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêucầu đổi mới giáo dục
Chất lượng là đặc tính khách quan của sự vật. Chất lượng biểu thị ra bên ngoài các thuộc tính, các tính chất vốn có của sự vật. Quan niệm chung nhất về “chất lượng” là cái tạo nên phẩm chất, giá trị của một người, một sự vật, sự việc. Nói đến chất lượng là nói tới hai vấn đề cơ bản: Thứ nhất, đó là tổng hợp những phẩm chất, giá trị, những đặc tính tạo nên cái bản chất của một con người, một sự vật, sự việc; Thứ hai, những phẩm chất, những đặc tính, những giá trị đó đáp ứng đến đâu những yêu cầu đã được xác định về con người, sự vật, sự việc đó ở một thời gian và không
gian xác định. Tuy nhiên, những điều này có tính ổn định tương đối, thay đổi do tác động của những điều kiện chủ quan và khách quan.Vì thế, nói đến chất lượng của một con người là nói đến mức độ đạt được của một người ở một thời gian và không gian được xác định cụ thể, đó là các mức độ tốt hay xấu, cao hay thấp, ngang tầm hay dưới tầm, vượt tầm, đạt hay không đạt yêu cầu đặt ra. Tổng hợp những phẩm chất, những giá trị, những thuộc tính đặc trưng, bản chất của một con người và các mặt hoạt động của con người đó, chính là chất lượng con người đó.
Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đã xác định: “Chất lượng của cán bộ là sự thống nhất giữa phẩm chất chính trị và năng lực công tác, thể hiện ở kết quả hoàn thành nhiệm vụ”.
Như vậy, có thể quan niệm: Chất lượng đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay là tổng hợp thống nhất biện chứng những giá trị, những thuộc tính đặc trưng, bản chất của đội ngũ viên chức hành chính về mặt con người và các mặt hoạt động, quy định và phản ánh mức độ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụcủa đội ngũ viên chức hành chính, hay nói cách khác, chất lượng của đội ngũ viên chức hành chính đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục thể hiện ở năng lực thực hiện của mỗi cá nhân viên chức hành chính. Trong đó, năng lực của cá nhân viên chức hành chính được hiểu là tổng hòa của kiến thức, kĩ năng, thái độ. Những kiến thức, kĩ năng, thái độ được tích hợp và chuyển hóa để xử lí, giải quyết những vấn đề trong thực tế gọi là năng lực thực hiện.
Xét về đặc trưng chuyên môn nghiệp vụ của viên chức hành chính, năng lực thực hiện được thể hiện ở các kĩ năng trong công việc và các phẩm chất cần có của mỗi cá nhân viên chức.Trong nghiên cứu này, đối tượng được nghiên cứu, xem xét là đội ngũ viên chức Trường Đại học Sài Gòn.
Dựa theo Phụ lục 3 - Khung năng lực của vị trí việc làm đối với viên chức hành chính ban hành kèm theo Quyết định số 232/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2018 về việc phê duyệt Danh mục vị trí việc làm của Trường Đại học Sài Gòn, các phẩm chất, năng lực; kĩ năng và yêu cầu về trình độ mà viên chức hành chính cần đáp ứng đối với vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ cụ thể là:
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của viên chức hành chính theo quy định của pháp luật, thực hiện tốt nội quy, quy chế cơ quan;
- Phẩm chất đạo đức, lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết
trong đơn vị;
- Lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp và phục vụ;
- Tận tâm, trách nhiệm, trung thực, khách quan, công bằng, năng động, sáng
tạo trong công việc;
- Bản lĩnh chính trị vững vàng, nắm vững chủ trương, đường lối, chính sách
của Đảng và pháp luật của Nhà nước;
- Am hiểu thực tiễn sản xuất, xã hội và đời sống xung quanh các hoạt động
quản lí đối với lĩnh vực giáo dục;
- Biết phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lí,
nắm được xu thể phát triển nghiệp vụ trong nước và thế giới;
- Năng lực tổng hợp, giải quyết các vấn đề phát sinh trong thực tế của ngành;
- Có khả năng soạn thảo văn bản, thực hiện tốt các công việc liên quan nghiệp
vụ của công tác văn thư;
- Có khả năng xây dựng và lập kế hoạch;
- Năng lực tổ chức thực hiện công việc được phân công;
- Năng lực tự kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc được phân công.
b) Kĩ năng
- Kĩ năng xử lí tình huống;
- Kĩ năng phân tích vấn đề;
- Kĩ năng giao tiếp, ứng xử;
- Kĩ năng phối hợp;
- Kĩ năng rèn luyện óc tổ chức;
- Kĩ năng sắp xếp tài liệu;
- Kĩ năng sử dụng các phương tiện kĩ thuật;
- Kĩ năng đánh giá công việc (xác định được việc gì là quan trọng, sắp xếp
thứ tự ưu tiên của từng công việc);
- Kĩ năng tin học văn phòng;
- Kĩ năng sử dụng các phần mềm điện tử;
- Kĩ năng tương tác;
- Kĩ năng truyền thông.
c) Yêu cầu về trình độ
- Tốt nghiệp đại học trở lên với chuyên ngành đào tạo phù hợp với ngành, lĩnh
vực công tác (tốt nghiệp cao đẳng trở lên đối với các vị trí: hành chính tổng hợp, thư viện, công nghệ thông tin, tài chính, kế toán, thủ quỹ);
- Có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lí nhà nước ngạch chuyên viên
(ngạch cán sự đối với các vị trí hành chính tổng hợp thư viện, công nghệ thông tin, tài chính, kế toán, thủ quỹ; ngạch kế toán viên đối với kế toán);
- Có trình độ ngoại ngữ bậc 2 trở lên theo quy định tại Thông tư số
01/2014/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 01 năm 2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam (bậc 1 đối với các vị trí: hành chính tổng hợp thư viện, công nghệ thông tin, tài chính, thủ quỹ);
- Có trình độ tin học đạt chuẩn kĩ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản
theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chuẩn kĩ năng sử dụng công nghệ thông tin.
Năng lực thực hiện của mỗi cá nhân viên chức hành chính có tính ổn định tương đối, có thể cao hoặc thấp do tác động của những điều kiện khách quan và chủ quan, không bất biến, thường xuyên vận động, biến đổi, phát triển theo yêu cầu, nhiệm vụ; chịu sự tác động mạnh mẽ của thực tiễn và phụ thuộc vào quá trình bồi dưỡng, rèn luyện, phấn đấu của mỗi cá nhân.
Do các tính chất đặc thù của công việc liên quan đến quản lí hồ sơ, trợ giúp quản lí con người, thực hiện mối quan hệ công tác trong và ngoài đơn vị, tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu,… thì các yêu cầu trên là cần thiết với cá nhân mỗi viên chức hành chính trong ĐNVCHC của cơ sở giáo dục đại học. Đặc biệt đối với đội
mỗi viên chức hành chính phải tự thay đổi học hỏi, nâng cao trình độ, nắm bắt thông tin đổi mới để đưa vào áp dụng trong công việc.
1.4. PHÁT TRIỂN ĐỘI NGŨ VIÊN CHỨC HÀNH CHÍNH ĐÁP ỨNG YÊU CẦU ĐỔI MỚI GIÁO DỤC