Để cung ứng dịch vụ thẻ cho khách hàng, các NHTM thường tập trung vào
hai nghiệp vụ cơ bản sau: Nghiệp vụ phát hành và nghiệp vụ thanh toán thẻ: 1.1.5.1. Nghiệp vụ phát hành thẻ:
Nghiệp vụ phát hành thẻ của ngân hàng bao gồm việc quản lý và triển khai toàn bộ quá trình phát hành, sử dụng và thu nợ khách hàng. Cả ba qua trình này đều quan trọng và không thể coi nhẹ, mỗi quá trình đều lien quan rất chặt chẽ dến việc phục vụ khách hàng và quản lý rủi ro ngân hàng. Các ngân hàng phát hành thẻ phải xây dựng các quy định về sử dụng thẻ và thu nợ: Số tiền thanh toán tối thiểu, ngày sao kê, ngày đến hạn, các loại phí và lãi, hạn mức tín dụng tối đa, tối thiểu và chính sách ưu đãi khách hàng.
• Hoạt động phát hành thẻ được tiến hành theo quy trình sau: - Tổ chức các hoạt động tiếp thị để đưa thẻ vào thị trường - Thẩm định khách hàng phát hành thẻ
- Cấp hạn mức tín dụng đối với thẻ tín dụng - Thiết kế và tổ chức mua thẻ trắng
- In nổi và mã hóa
- Cung cấp mã PIN cho chủ thẻ - Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý tình hình thu nợ của khách hàng - Tổ chức thanh toán bù trừ với cái TCTQT
Triển khai hoạt động phát hành thẻ, ngoài việc huởng phí phát hành thẻ từ chủ thẻ, các ngân hàng còn đuợc huởng khoản phí trao đổi do ngân hàng thanh toán chia sẻ từ thanh toán thẻ thông qua các TCTQT. Đây là phần thu nhập cơ bản của ngân hàng phát hành thẻ
• Quy trình phát hành thẻ gồm 4 buớc (Sơ đồ 1.1):
(1) (2)
Nguồn: trích dẫn [4]
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ dịch vụ phát hành thẻ ngân hàng
(1) Tiếp nhận hồ sơ xin phát hành thẻ của khách hàng.
Hồ sơ bao gồm: Đơn xin phát hành thẻ; hợp đồng sử dụng thẻ (2bản); 2 ảnh 4×6; bản sao Chứng minh thu nhân dân hoặc hộ chiếu; hợp đồng lao động hoặc giấy tờ chứng minh thu nhập của cá nhân, tổ chức hay công ty, các giấy tờ liên quan đến bảo lãnh, thế chấp (thẻ tín dụng); Yêu cầu mở tài khoản tiền gửi tại NHNTVN.
(2) Gửi yêu cầu phát hành thẻ đến trung tâm thẻ của ngân hàng.
Đối với thẻ tín dụng, bộ phận phát hành thẻ phối hợp với bộ phận cho vay tín dụng và các phòng ban liên quan (nếu cần) để xác minh, thẩm định: tu cách pháp nhân, tình hình tài chính của tổ chức, công ty, cá nhân nguời xin
phát hành thẻ, tham khảo đối chiếu với những thông báo phòng ngừa rủi ro của trung tâm thẻ, các ngân hàng khác và các cơ quan hữu quan.
Đối với thẻ ghi nợ, kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của những thông tin về tài khoản cá nhân trên hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ do khách hàng khai báo, thẩm định thông tin trên chứng minh nhân dân so với thông tin đăng ký trên hệ thống quản lý tài khoản.
Ngân hàng sẽ xét duyệt đơn phát hành và ký hợp đồng sử dụng thẻ trong vòng 2 ngày làm việc (thẻ ghi nợ) hoặc 4 ngày làm việc ( thẻ tín dụng) kể từ khi
nhận đuợc hồ sơ đầy đủ hố sơ, chi nhánh phải có quyết định chấp nhận hay từ chối phát hành thẻ. Nếu chấp thuận thì ký hợp đồng sử dụng thẻ, sau đó lập hồ sơ thông tin khách hàng và gửi yêu cầu phát hành thẻ đến trung tâm thẻ.
(3) Ngân hàng nhận thẻ từ trung tâm thẻ.
Trung tâm thẻ sẽ thực hiện kiểm tra dữ liệu, tạo hồ sơ quản lý tại trung tâm thẻ, in thẻ. Sau đó gửi thẻ đã in mã số cá nhân cho chi chi nhánh phát hành băng thu đảm bảo và theo phong bì riêng.
(4) Ngân hàng gửi thẻ cho chủ thẻ:
Sau khi nhận đuợc thẻ, chi nhánh phải xác nhận ngay bằng văn bản cho trung tâm phát hành thẻ. Sau đó, thông báo cho chủ thẻ đến nhận hoặc gửi cho chủ thẻ. Truớc khi giao thẻ, ngân hàng yêu cầu chủ thẻ ký vào giấy giao nhận thẻ và băng chữ ký ở mặt sau của thẻ.
1.1.5.2. Nghiệp vụ thanh toán thẻ:
Hoạt động thanh toán thẻ khác nhau ở mỗi quốc gia, mỗi ngân hàng về thủ tục và các điều kiện do các yếu tố ràng buộc về pháp luật, chính trị, trình độ phát triển dân trí hay điều kiện kinh tế xã hội. Song về tổng thể, quy trình này gồm 09 buớc cơ bản (sơ đồ 1.2)
Sơ đồ 1.2: Quy trình thanh toán thẻ
Nguồn: trích dẫn [4] • Hoạt động thanh toán thẻ của ngân hàng được thực hiện như sau: - Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin khách hàng ĐVCNT: Thực hiện xét duyệt và ký kết hợp đồng chấp nhận thanh toán thẻ với các ĐVCNT, trong đó có quy định rõ mức chiết khấu với các giao dịch chấp nhận thanh toán thẻ.
- Quản lý hoạt động của mạng lưới ĐVCNT.
- Tổ chức thanh toán các giao dịch sử dụng thẻ cho các ĐVCNT
> Việc thanh toán thẻ khi có giao dịch phát sinh diên ra như sau:
(1) Chủ thẻ dùng thẻ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc rút tiền mặt tại các ĐVCNT. ĐVCNT khi nhận được thẻ từ khách hàng phải kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hợp lệ ĐVCNT sẽ cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc tiền mặt cho khách hàng.
(2) ĐVCNT giao dịch với ngân hàng: gửi hoá đơn thanh toán thẻ cho ngân hàng thanh toán. Hoá đơn thanh toán thẻ được lưu tại ngân hàng thanh toán thẻ dùng làm chứng từ gốc để kiểm tra và giải quyết khiếu nại (nếu có).
(3) Ngân hàng thanh toán ghi có vào tài khoản của ĐVCNT.
(4) Thanh toán với tổ chức thẻ quốc tế và các thành viên khác: Cuối mỗi ngày ngân hàng tổng hợp toàn bộ dữ liệu các giao dịch phát sinh từ thẻ do ngân hàng khác phát hành và truyền dữ liệu cho TCTQT.
(5) TCTQT báo có cho NHTT. TCTQT sau khi nhận được dữ liệu từ NHTT sẽ tiến hành ghi có cho ngân hàng. Dữ liệu mà TCTQT truyền về bao gồm những khoản NHTT đã trả, những khoản phí phải trả cho TCTQT, những giao dịch bị tra soát.
(6) TCTQT truyền dữ liệu cho ngân hàng phát hành. (7) TCTQT báo nợ cho NHPH.
(8) Trên cơ sở đó NHPH gửi sao kê cho chủ thẻ.
(9) Chủ thẻ thanh toán nợ cho NHPH: Sau khi nhận được sao kê chủ thẻ sẽ phải tiền hành trả tiền cho những khoản hàng hoá dịch vụ mà mình đã tiêu dùng.
Trong một số trường hợp ĐVCNT phải liên hệ với NHPH hoặc TCTQT (thay mặt NHPH) để xin cấp phép thanh toán thẻ tín dụng. Cấp phép thanh toán là việc NHPH thẻ trực tiếp hoặc thông báo TCTQT chuẩn bị giao dịch thẻ bằng cách cung cấp số cấp phép hoặc có yêu cầu xử lý thích hợp đối với giao dịch xin cấp phép. Đối với giao dịch phải xin cấp phép, ĐVCNT phải xin cấp phép tự động hoặc liên hệ NHPH để xin cấp phép theo quy định. Các giao dịch phải xin cấp phép gồm: toàn bộ các giao dịch ứng tiền mặt, đối với các giao dịch thường, nếu số tiền của giao dịch bằng hoặc lớn hơn hạn mức thanh toán của ĐVCNT. Ngoài ra trong quá trình thanh toán thẻ còn phát sinh nghiệp vụ tra soát, khiếu nại và đòi bồi hoàn.