1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứ u
2.1. Giới thiệu khái quát về Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương
mở rộng hoạt động kinh doanh, chuyển từ ngân hàng thương mại chủ yếu hoạt động và cho vay vốn đối với thành phần kinh tế quốc doanh sang phục vụ cho các thành phần kinh tế, là ngân hàng của toàn dân.
- Hoạt động chính của Vietinbank-Chi nhánh Phú Yên là thực hiện các giao dịch ngân hàng bao gồm: huy động và nhận tiền gửi ngắn hạn, trung hạn và dài hạn từ các tổ chức và cá nhân; cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với các tổ chức và cá nhân; thực hiện các giao dịch ngoại tệ, các dịch vụ tài trợ thương mại quốc tế và các dịch vụ ngân hàng khác. Qua hơn 30 năm phát triển, Vietinbank-Chi nhánh Phú Yên đã giành được những thành tựu đáng khích lệ, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế xã hội tỉnh Phú Yên nói chung và hệ thống VietinBank nói riêng. Trong thời gian hoạt động của mình, Vietinbank- Chi nhánh Phú Yên luôn khẳng định vị thế là một trong những ngân hàng đầu tàu của tỉnh.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng thương mại cổ phần CôngThương Thương
Việt Nam - Chi nhánh Phú Yên
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức
Trong quá trình hoạt động của mình, bên cạnh việc thực hiện có hiệu quả các chiến lược kinh doanh, Ngân hàng hết sức quan tâm đến công tác tổ chức cán bộ, tạo điều kiện thu gọn bộ máy, giảm chi phí, góp phần thực hiện kế hoạch tài chính của ngân hàng.
37
(Nguồn: Số liệu phòng hành chính của chi nhánh)
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng.
Với mô hình hoạt động như trên, trước hết tạo điều kiện cho việc phân công trách nhiệm của từng cán bộ, mặt khác tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tới giao dịch tại Ngân hàng. Việc phân công sắp xếp lao động hợp lý cho từng phòng ban, từng cán bộ luôn được lãnh đạo cân nhắc sao cho phù hợp với năng lực trình độ chuyên môn của từng người để làm việc đạt hiệu quả nhất. Tổng số cán bộ của chi nhánh là 114 cán bộ công nhân viên. Trong đó, số lượng nhân viên nam là 50 người, chiếm tỷ lệ 43,9% và có 64 nhân viên nữ, chiếm tỷ lệ 56,1%. Tất cả các cán bộ công nhân viên của chi nhánh đều có chứng chỉ Anh văn.
2.1.2.2. Nhiệm vụ của các phòng ban
- Ban gám đốc: gồm một giám đốc và hai phó giám đốc.
• Giám đốc là người chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo toàn diện các
38
• Các phó giám đốc phải chịu trách nhiêm quản lý, chỉ đạo các mặt
công tác được phân công, giao việc cho các đồng chí trưởng phòng, các đồng chí trưởng phòng điều hành và giao việc cho các nhân viên của mình quản lý. Quyết định những vấn đề quan trọng liên quan đến tổ chức, bãi nhiệm khen thưởng và kỷ luật cán bộ, nhân viên của đơn vị.
Ban giám đốc có thẩm quyền xét duyệt, thiết lập các chính sách và đề ra các chiến lược hoạt động kinh doanh và phương pháp phát triển cho chi nhánh. Đồng thời, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
- Bộ phận thanh toán quốc tế: thực hiện các giao dịch nghiệp vụ Thanh toán quốc tế theo quy định của Vietinbank; hướng dẫn, tư vấn, hỗ trợ khách hàng
trong các nghiệp vụ thanh toán quốc tế nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ ngân
hàng; thực hiện nhiệm vụ đối ngoại của chi nhánh với các ngân hàng nước ngoài
trong và ngoài nước; thực hiện công tác đào tạo nghiệp vụ thanh toán quốc tế
cho các cán bộ làm công tác thanh toán quốc tế.
- Bộ phận tín dụng: xem xét trình cấp có thẩm quyền quyết định cho vay, bảo lãnh, theo dõi quá trình cho vay; quản lý giải ngân; chuẩn bị các số liệu
thống kê, các báo cáo về các khoản cho vay phục vụ cho mục đích quản lý
nội bộ
của chi nhánh, của Vietinbank và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;
39
sơ giải ngân được duyệt; thực hiện tất cả các giao dịch nhận tiền và rút tiền bằng nội, ngoại tệ của khách hàng; thực hiện các giao dịch thanh toán, chuyển tiền, bán thẻ ATM, thẻ tín dụng v.v.; tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng, thực hiện công tác tiếp thị các sản phẩm đối với khách hàng.
Dịch vụ khách hàng doanh nghiệp: chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch đối với khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức khác như: thực hiện việc giải ngân vốn vay; mở tài khoản tiền gửi khách hàng và chịu trách nhiệm xử lý các yêu cầu của khách hàng; thực hiện tất cả các giao dịch nhận tiền gửi và rút tiền; thực hiện các giao dịch mua ngoại tệ ngay đối với khách hàng doanh nghiệp; thực hiện các giao dịch thanh toán, chuyển tiền, tiếp nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng; duy trì và kiểm soát các giao dịch đối với khách hàng.
Nhiệm vụ khác: thực hiện thu nợ của khách hàng và cá nhân theo thông báo và hướng dẫn của Phòng Tín dụng tại trụ sở chính; đầu mối nghiệp vụ thẻ ATM, kiều hối; được phép sử dụng con dấu riêng trong quan hệ giao dịch với khách hàng đối với các doanh nghiệp vụ được Giám đốc uỷ quyền.
- Bộ phận quỹ:
Chức năng nhiệm vụ chính: thực hiện và quản lý các nghiệp vụ tiền tệ, kho quỹ; thu chi tiền mặt; quản lý vàng bạc, đá quý, chứng từ có giá, hồ sơ tài sản thế chấp, cầm cố; thực hiện xuất nhập tiền mặt; đào tạo nghiệp vụ ngân quỹ.
Công tác kho quỹ: đảm bảo an toàn tuyệt đối kho tiền, quá trình vận chuyển tiền đến các phòng Giao dịch, Quỹ tiết kiệm, đi nộp tiền và lấy tiền từ các ngân hàng khác; lập kế hoạch thu nộp, điều chuyển tiền mặt; làm dịch vụ cho các đơn vị; mở sổ sách theo dõi xuất nhập và bảo quản các loại tiền, đá quý, chứng từ; tổng hợp báo cáo thống kê, điện báo tuần, kỳ; đề xuất kịp thời bằng văn bản.
40
- Bộ phận tài chính kế toán: phòng TCKT thực hiện công tác kế toán, tài chính cho toàn bộ hoạt động của Chi nhánh: tổ chức, hướng dẫn thực hiện và
kiểm tra công tác hạch toán kết toán và chế độ báo cáo kế toán của các
phòng và
các đơn vị trực thuộc; hậu kiểm các chứng từ giao dịch phát sinh tại các phòng;
lập các báo cáo tài chính, kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm và các báo
cáo khác theo yêu cầu thực tế; thực hiện kế toán chi tiêu nội bộ; thực hiện tính,
nộp thuế kinh doanh, thuế thu nhập cá nhân, trích lập và quản lý sử dụng các
quỹ; phân tích và đánh giá tài chính, hiệu quả kinh doanh; cung cấp thông
tin về
tình hình tài chính và các chỉ tiêu thanh khoản; tham mưu cho Ban Giám
đốc về
việc thực hiện chế độ kế toán tài chính; thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban
Giấm đốc giao.
- Bộ phận hành chính - công nghệ thông tin:
• Bộ phận hành chính:
Tham mưu cho Giám đốc trong công việc thực hiện các chủ trương, chính sách, chế độ Nhà nước và của Ngành: tổ chức, đào tạo, lao động, bảo hiểm xã hội, tiền lương, v.v.; quản lý về mặt hiện vật đối với tài sản, công cụ, phương tiện kinh doanh của chi nhánh; quản lý, tiếp nhận, lưu trữ công văn giấy tờ đi và
41
cho các đơn vị thuộc Chi nhánh; quản lý và sử dụng con dấu; có trách nhiệm giữ gìn vệ sinh sạch sẽ các nơi công cộng trong cơ quan, bảo vệ an ninh an toàn cho con người, tài sản và khách hàng đến giao dịch.
• Bộ phận công nghệ thông tin:
Chức năng: Quản lý kỹ thuật và sử dụng toàn bộ hệ thống máy tính, thiết bị tin học và một số hệ thống khác liên quan trực tiếp hoặc kết nối vào hệ thống mạng máy tính; hướng dẫn và hỗ trợ tất cả các cán bộ nghiệp vụ khác; tiếp nhận, triển khai và hướng dẫn sử dụng các thiết bị tin học, ứng dụng tin học cho các bộ phận liên quan; nghiên cứu và phát triển công nghệ thông tin tại Chi nhánh
Nhiệm vụ: quản trị mạng: bao gồm quản trị mạng; đảm bảo an toàn mạng; an toàn dữ liệu, lưu trữ và dự phòng hệ thống; tổ chức vận hành, quản lý thiết bị tin học: quản lý vận hành bảo trì, bảo dưỡng thiết bị; quản lý tài sản; tổ chức quản lý, vận hành các chương trình ứng dụng: hỗ trợ vận hành các phần mềm ứng dụng; quản trị các chương trình ứng dụng, công tác phát triển ứng dụng công nghệ: phần cứng, phần mềm; công tác đào tạo; các công tác khác: công tác triển khai các quy trình ISO liên quan đến tin học và công nghệ; công tác lưu trữ, thư viện; quản lý văn bản; quan hệ dữ liệu với NHNN, TW, các ngân hàng, đơn vị khác trên địa bàn, v.v.
2.1.2.3. Mối quan hệ giữa các phòng ban
Các phòng ban tự chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai nhiệm vụ quy định trong văn bản này. Những công việc liên quan đến nhiều phòng ban thì nhiệm vụ khởi đầu từ phòng ban nào thì phòng ban đó chủ trì. Các phòng ban khác phối hợp triển khai. Truông hợp có vướng mắc trình Giám đốc Chi nhánh xem xét quyết định. Đối với những nhiệm vụ quy định trên nhưng chưa có điều kiện triển khai thì mỗi phòng ban phải phân công ngưôi chịu trách nhiệm theo dõi, báo cáo
42
cấp trên. Các phòng ban có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và kịp thôi hồ sơ, tài liệu, thông tin cho các phòng ban khác khi có yêu cầu từ trưông hợp các phòng ban đó hoặc Giám đốc Chi nhánh theo quy định chung của ngân hàng. Các Trưởng phòng ban có quyền yêu cầu các phòng ban khác hỗ trợ về nhân sự trong thôi gian 01 ngày làm việc để tăng cưông giúp nhau hoàn thành công việc đột xuất đặc biệt.
Trong những năm qua Chi nhánh đã nỗ lực và cố gắng hết mình bằng sự làm việc năng nổ, nhiệt tình của tất cả các phòng ban đã cung cấp thông tin kịp thôi, chính xác giúp cho Ban giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn sáng suốt thực hiện mục tiêu chung và phấn đấu một cách độc lập để ngày một nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Đồng thời, duy trì và phát triển Chi nhánh theo đúng chính sách của Đảng, Nhà nước và Ngân hàng cấp trên.