5. Kết cấu của đề tài
3.2.6. Giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc và xác định tiêu chuẩn
3.2.6.1. Xác định mục tiêu hoạt động của toàn bộ hệ thống
Các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Đông Hà cần xác định một cách chính xác các mục tiêu công việc cho phù hợp với chiến lược phát triển ngành, địa phương. Để xác định các mục tiêu hoạt động phải dựa vào:
- Các chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước và của thành phố về phát triển kinh tế- xã hội hiện tại và những năm tiếp theo.
- Kếhoạch phát triển của thành phố.
- Kết quảphân tích tình hình thực tếvềcác nguồn lực, điều kiện phục vụcho việc thực hiện các mục tiêu.
Từ những căn cứ trên, phải xác định được những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được, chỉ rõ đâu là mục tiêu quan trọng nhất, cấp thiết nhất, mang tính chiến lược dài hạn nhất... Tuy nhiên các mục tiêu này luôn cần được tham chiếu đến các mục tiêu, chính sách tầm vĩ mô của Đảng và Nhà nước để phù hợp với hoạt động chung của toàn bộhệthống hành chính, tận dụng được những cơ hội và tránh được những rủi ro do không phù hợp với sựphát triển chung của toàn bộhệthống gây ra.
3.2.6.2. Xây dựng hoàn thiện hệ thống công việc
Xây dựng hoàn thiện hệthống công việc nhằm đạt được các mục tiêu của hệ thống, làm cơ sởcho việc xây dựng bản mô tảcông việc, bản tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức hệthống đánh giá thực hiện công việc.
Xuất phát từ các mục tiêu cần phải đạt được, phải xây dựng hệ thống công việc của tổ chức. Mục tiêu của tổ chức sẽ được cụ thể hoá bằng các mục tiêu của các bộ phận chức năng và tiếp đó là mục tiêu của các công việc bên trong các bộ phận chức năng đó. Với hệ thống công việc hiện tại, tổ chức có thể thực hiện các hoạt động bổ sung, rút bớt các nhiệm vụnhằm hoàn thiện hệthống công việc trong khi vẫn có thể đạt được mục tiêu chung với hiệu quả cao nhất. Để hệ thống công việc được xây dựng một cách hợp lý, cần thiết phảiquan tâm đến một số điểm sau:
- Tất cả mục tiêu của tổ chức đều cần được quan tâm trong quá trình xây dựng, hoàn thiện hệ thống công việc. Điều này có nghĩa là mặc dù hệ thống công việc được xây dựng đảm bảo vừa có thể đạt được các mục tiêu quan trọng và cấp thiết vừa đảm bảo các các mục tiêu thứ yếu cũng có thể được thực hiện thông qua hệthống công việc đó.
- Các công việc trong hệ thống phải đảm bảo bao quát được mục tiêu cần thực hiện, đặc biệt là đối với các mục tiêu quan trọng song không được chồng chéo hoặc phân chia trách nhiệm không đồng đều.
- Các công việc phải đảm bảo sửdụng được một cách hợp lý các nguồn lực hiện tại của tổchức (con người, tài chính...)
- Các công việc được xây dựng trên quan điểm hiện đại, tiên tiến, đảm bảo có thể được thay đổi để thích nghi với những yêu cầu mới của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
3.2.6.3. Thu thập và xử lý thông tin
Thu thập thông tin để phục vụcho việc phân tích công việc là việc cần thiết. Mặc dù thông tin cần thu thập có càng nhiều thì việc phân tích công việc càng được thực hiện tốt. Tuy nhiên, cần thu thập loại thông tin nào, ở mức độ chi tiết như thế nào là tuỳthuộcở mục đích sửdụng các thông tin đó cũng như tuỳthuộc vào lượng thông tin đã có sẵn và thậm chí tuỳ thuộc cả vào các nguồn lực dành cho việc thu thập thông tin như quỹ thời gian, ngân sách... Nói chung, để làm rõ bản chất của một công việc cụthểcần phải thu thập các loại thông tin sau:
- Thông tin vềcác nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động cần có để thực hiện công việc, các mối quan hệcần thực hiện thuộc công việc. Đây là loại thông tin đặc biệt có vai trò quyết định đến chất lượng của phân tích công việc nên phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót những gì mà người công chức, viên chức cần phải làm, các trách nhiệm cần phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ.
- Thông tin về các điều kiện làm việc như điều kiện vềchế độ, thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội; điều kiện kinh tế, xã hội của địa phương.
- Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện như các kiến thức và kỹ năng cần phải có, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết... Đối với loại thông tin này, bên cạnh việc quan tâm đến những yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kiến thức còn phải đặc biệt quan tâm đến những yêu cầu về đạo đức, tinh thần đối với công chức, viên chức.
3.2.6.4. Xây dựng “Bản mô tả công việc”
Từ những thông tin thu thập được, xây dựng “bản mô tả công việc”, dưới dạng một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung:
Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc (nếu có), tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương...ngoài ra có thể có một số tóm lược vềmục đích hoặc chức năng của công việc.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: Tường thuật một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tảchính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào và tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
Điều kiện làm việc: Gồm các điều kiện về môi trường vật chất (máy móc, công cụ, trang bịthiết bị), thời gian làm việc, điều kiện vềvệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại đểphục vụcông việc và các điều kiện khác có liên quan.
3.2.6.5. Xây dựng “Bản tiêu chuẩn chức danhcán bộcông chức, viên chức”
Khi xây dựng bản mô tảcông việc, mỗi cơ quan, đơn vịphải xây dựng"Bản tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức” cho riêng cơ quan, đơn vị mình. "Bản tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức" là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với công chức, viên chức về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; các yêu cầu về đạo đức, tinh thần, trìnhđộgiáo dục và đào tạo cần thiết; các yêu cầu về thể lực và các yêu cầu cụ thể khác. Tiêu chuẩn chức danh cán bộ công chức, viên chức được xây dựng nhằm các mục đích sau.
- Làm căn cứ để xác định các yêu cầu về phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực công tác, trình độ kiến thức của từng chức danh công chức, viên chức trong hệthống nền HCNN.
- Làm căn cứ để tuyển chọn, bố trí, sử dụng, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ và để xác định rõ nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng; để thực hiện các chính sách và các chế độ đãi ngộkhác với công chức, viên chức.
-Là căn cứ để tổchức thi tuyển, thi nâng bậc cho công chức, viên chức trong hệthống HCNN.
- Là căn cứ, cơ sở đểcông chức, viên chức phấn đấu trong học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực và hiệu quảcông tác, hoàn thành tốt chức trách và thực hiện đúng nghĩa vụ, quyền hạn của mình.
Một bản tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức phải bao hàm các nội dung cơ bản sau:
- Tiêu chuẩn vềphẩm chất và trìnhđộchính trị; - Tiêu chuẩn về đạo đức cách mạng;
- Tiêu chuẩn về năng lực chỉ đạo, quản lý; - Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn.
Đối với các yêu cầu về trìnhđộ chuyên môn, bên cạnh trình độ chuyên môn nghiệp vụ cần đặc biệt quan tâm đến kiến thức, kỹ năng về quản lý hành chính công, sự hiểu biết về các chính sách, đường lối, chủ trương của Đảng và Pháp luật của Nhà nước. Việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh của công chức cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Công chức, viên chức nắm giữcác vị trí càng cao trong bộmáy HCNN thì đòi hỏi đối với các tiêu chuẩn càng phải cao.
- Công chức, viên chức nắm giữ các vị trí có vai trò càng lớn phải có tiêu chuẩn cao hơn những người nắm giữcác vịtrí khác, những người nắm giữcác vị trí có liên quan đến các mảng công tác như tổchức cán bộ, hoạch định chính sách phải có tiêu chuẩn cao hơn những người trong các lĩnh vực khác.
- Yếu tố về đạo đức (phẩm chất và trình độ chính trị, đạo đức cách mạng, tinh thần làm việc, đạo đức công việc) phải luôn được đề cao đối với mỗi công chức, viên chức.
- Các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ được xác định một cách chính xác trên cơ sở công việc và thực hiện công việc song đảm bảo không bị lạc hậu trước những thay đổi do quá trìnhđổi mới đặt ra.
3.2.7. Giả i pháp nâng cao tinh thầ n và đạ o đứ c, đẩ y mạ nh đấ u tranhchố ng tham nhũng, tiêu cự c trong độ i ngũ cán bộ công chứ c, viên chứ c