7. Bố cục của nghiên cứu
1.2.2. Xác định nhu cầu đào tạo
Nếu không có sự phân tích kỹ lưỡng về sự cần thiết phải tiến hành đào tạo hay không thì có khả năng không hiệu quả và lãng phí tiền bạc. Hơn nữa, đào tạo không thích hợp cũng có thể gây nên thái độ tiêu cực của người được đào tạo và được tài trợ bởi tổ chức và làm giảm thiểu mong muốn được tham gia vào các chương trình đào tạo trong tương lai.
Cần phải đánh giá nhu cầu để loại trừ những chương trình đào tạo không thích hợp, để nhận biết những những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp ứngvà để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra.
Xác định nhu cầu đào tạo là xác định khi nào, bộ phận nào cần phải đào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cho loại lao động nào, bao nhiêu người.
Đỉnh điểm của giai đoạn đánh giá là thiết lập các mục tiêu cụ thể hóa mục đích của đào tạo và năng lực mong muốn người nhân viên phải có sau khi hoàn tất chương trình đào tạo.
Đánh giá nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực là quá trình thu thập và phân tích thông tin để làm rỏ nhu cầu cải thiện kết quả thực hiện công việc và xác định liệu đào tạo có phải là giải pháp. Việc đánh giá nhu cầu đào tạo luôn đòi hỏi: Thời gian; Chi phí; công sức tập trung để nghiên cứu đánh giá.
1.2.2.1. Phương pháp xác định nhu cầu
Để xác định nhu cầu đào tạo phải tiến hành thu thập thông tin và đánh giá thông tin theo 3 bước: (1) Cơ quan quản lý của tỉnh sẽ gửi phiếu thăm dò tới các công ty, doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh hay hoạt động quản lý du lịch về nhu cầu đào tạo; (2) Các công ty tiến hành xác định nhu cầu đào tạo; (3) Tổng hợp nhu cầu đào tạo.
Với các doanh nghiệp và tổ chức thì việc xác định nhu cầu sẽ phải dựa vào các phương pháp thu thập thông tin như sau:
Bảng 1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu và nguồn thông tin
Phương pháp thu thập dữ liệu để
đánh giá nhu cầu Nguồn thông tin
Tìm kiếm những dữ liệu sẵn có Dữ liệu hiện tại: chất lượng, phỏng vấn hiện tại,phàn nàn, các báo cáo, đánh giá thành tích, sổ tay quy trình, bản mô tả công việc,hồ sơ nhân viên.
Phỏng vấn cá nhân Bảng câu hỏi
Việc lựa chọn phương pháp và nguồn thông tin tùy thuộc vào mục đích đào tạo. Nếu mục đích là cải thiện thành tích của nhân viên ở công việc hiện tại thì rõ ràng người đào tạo phải bắt đầu bằng cách xem xét thành tích hiện tại và xác định sự thiếu hụt khả năng hoặc các lĩnh vực cần phải cải thiện. Nguồn thông tin về sự thiếu hụt thành tích bao gồm cả các phàn nàn của người giám sát và khách hàng, dữ liệu đánh giá thành tích, đánh giá khách quan về đầu ra hoặc chất lượng và thậm chí các trắc nghiệm thành tích đặc biệt để xác định cấp độ kiến thức và kỹ năng hiện thời của nhân viên. Thêm vào đó, các chuyên gia đào tạo nguồn nhân lực có thể thu thập các sự kiện điển hình của các thành tích công việc và xem xét báo cáo các sự kiện để định vị các vấn đề về kiến thức và kỹ năng có thể có.
Phỏng vấn cá nhân hoặc nhóm với nhà giám sát, người thực hiện công việc, hoặc ngay cả khách hàng là một cách thức khác để thu thập thông tin nhằm chỉra sự khác nhau về thành tích và nhu cầu đào tạo nhận thức được. Kỹ thuật nhóm là đặc biệt hữu ích để dự báo nhu cầu đào tạo tương lai, cho việc xếp đặt thứ tự ưu tiên về nhu cầu đào tạo, hoặc cho những tình huống nhập nhằng.
Khi có sự liên quan của một số lượng lớn những người được đào tạo hoặc khi có sự trải dài theo vùng địa lý khác nhau, một mẫu con (của tổng thể mẫu) có thể được lựa chọn để phỏng vấn đánh giá nhu cầu, hoặc một bảng câu hỏi để dánh giá nhu cầu, phương pháp này thích hợp với việc khảo sát một đối tượng đào tạo rộng. Thông thường trước khi thiết kế bảng câu hỏi người ta sẽ nghiên cứu cẩn thận các dữ liệu sẵn có và có thể tiến hành một vài cuộc phỏng vấn.
Để xác định nhu cầu đào tạo đối với nhân viên hiện tại, chúng ta cần xuất phát từ việc đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên như sau:
- Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên: Dựa vào những tiêu chuẩn mẫu được xây dựng trước nhà quản lý tiến hành kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, từ đó phát hiện ra những vấn đề trục trặc, thiếu sót và yếu kém của nhân viên trong khi thực hiện công việc. Qua đó nhà quản lý biết được những nhân viên nào đáp ứng được yêu cầu của công việc, những ai còn thiếu sót cần phải đào tạo, huấn luyện.
- Phân tích và đánh giá nguyên nhân sai sót của nhân viên: Không phải bất cứ sai sót nào trong công việc cũng đề xuất phát từ nguyên nhân trình độ tay nghề, nghĩa là từ nguyên nhân “ chưa biết làm”, mà nhiều khi người nhân viên có đầy đủ kỹ năng để làm tốt điều đó nhưng đơn giản là họ “không muốn làm”.
Để xác định nguồn gốc của sai sót thì người phân tích cần trả lời được những câu hỏi sau:
+ Nhân viên có biết họ cần phải làm gì và nhà quản trị mong đợi gì ở họ không?
+ Họ có làm được công việc đó nếu họ muốn hay không?
+ Nhân viên có muốn làm và thực hiện tốt công việc đó hay không?
- Áp dụng các giải pháp nhằm khắc phục các nhân tố chủ quan: Đối với những nhân viên “không muốn làm”, nhu cầu đào tạo huấn luyện không đặt ra mà vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm ở đây là rà xét lại chính sách khen thưởng, kỹ luật và những chính sách thúc đẩy động cơ nhằm làm cho họ xuất hiện mong muốn làm việc.
Đối với những người “không làm được” không nhất thiết là do họ không biết làm mà đôi khi họ không hiểu biết được họ cần phải làm gì, hoặc là do sự trục trặc trong tổ chức kỹ thuật của doanh nghiệp gây ra. Trong trường hợp này doanh nghiệp cần phải nghiên cứu lại vấn đề tổ chức lao động, phân công nhiệm vụ rõràng.
- Nhu cầu đào tạo thực tế: Đối với nhân viên “không biết làm” được xác định do thiếu kỹ năng và trình độ lúc đó mới đưa ra yêu cầu phải đào tạo. Tuy nhiên để đi đến quyết định đào tạo hay không doanh nghiệp cần phải dựa trên cơ sở cân nhắc, so sánh giữa lợi ích thu được nhờ khắc phục các trục trặc thông qua đào tạo so với công việc, thời gian và chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để đào tạo cho họ. Trong trường hợp xét thấy việc triển khai đào tạo không hiệu quả doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp khác như bố trí lại công việc cho phù hợp với khả năng, trình độ hiện có của của nhân viên hoặc cho thuyên chuyển và nghỉ việc.
Sơ đồ 1.2.Phân tích thực hiện công việc
Khi đào tạo được thiết kế cho nhân viên mới tuyển dụng, phương pháp sử dụng có thể khác biệt một ít. Đào tạo được thiết kế dựa trên phân tích kỹ lưỡng về nội dung công việc và các đặc điểm không có thật của người được đào tạo. Nếu người được đào tạo chưa được tuyển dụng, thực sự là khó để đánh giá mức độ kiến thức hiện tại của họ. Vì vậy các chuyên gia đào tạo phải hợp tác chặt chẽ với giới quản trị ngay sau khi thiết lập tiêu chuẩn lựa chọn và đánh giá nhân viên.
1.2.2.2. Xây dựng các tiêu chuẩn đào tạo
Sau khi xác định mục tiêu đào tạo, cần phải xây dựng các tiêu chuẩn đào tạo. Việc xây dựng tiêu chuẩn đào tạo để nhằm đảm bảo các mục tiêu đào tạo hoàn thành đúng và đạt chất lượng. Cụ thể là cần quan tâm đến các vấn đề sau:
- Lựa chọn và tổ chức nội dung đào tạo: Nội dung là nền tảng của chương trình đào tạo. Nó liên quan đến các dữ kiện, khái niệm, nguyên tắc, lý thuyết, sự tổng hợp hóa và trình độ nhận thức của người học. Nội dung đào tạo phải quan tâm đến việc phát triển các khả năng, kỹ năng và sự hình thành thái độ. Không nên chỉ lựa chọn nội dung dựa theo khía cạnh nhận thức của nội dung mà còn phải dựa trên thái độ của người lao động. Nội dung được lựa chọn nên quan tâm tới tầm quan trọng văn hóa, phải phù hợp với khả năng của người học, với thời gian cho phép, các nguồn lực có sẵn, tính chuyên môn của đội ngũ giáo viên. Việc tổ chức nội dung nên bắt đầu với các khái niệm đơn giản và tiếp tục đến cái phức tạp hơn, đi từ các môi trường trung bình đến môi trường cao hơn.
- Phát triển các hoạt động đào tạo: Là việc tổ chức các hoạt động đào tạo sao cho đạt được các kết quả đã được xác định ở phần mục tiêu. Khi phát triển các hoạt động đào tạo, lựa chọn chiến lược đào tạo có thể giúp cho việc đáp ứng mục tiêu.
- Phương pháp đào tạo: Là một quá trình kỹ thuật hay cách tiếp cận mà người phụ trách đào tạo sử dụng trong việc dạy học.
- Thời gian đào tạo: Cần quyết định lượng thời gian cần để thực hiện mỗi hành động và để đạt tới mục tiêu đào tạo.
- Chọn và sử dụng kỹ thuật: Ứng dụng vi tính vào trong quá trình đào tạo vì các ưu điểm sau đây:
+ Vừa là phương tiện làm việc, vừa là công cụ học tập. + Được nhiều người sử dụng, dể sử dụng và di chuyển.
- Tài liệu đào tạo: Cần phát triển các nguồn tài liệu để hổ trợcho các hoạt động đào tạo. Chúng bao gồm bản tin, nghiên cứu riêng, các thư mục hay các bảng câu hỏi.
- Lập kế hoạch đào tạo: Nhằm cung cấp một kế hoạch chi tiết về các thời gian đào tạo bao gồm các mục đích và mục tiêu, trình tự của các hoạt động học tập cụ thể và thời gian phân phối cho mỗi hoạt động, các chỉ dẫn và các điểm then chốt được đề cập trong mỗi hoạt động và người phụ trách đào tạo- người chịu trách nhiệm cho hoạt động. Kế hoạch đào tạo luôn bao gồm:
+ Nội dung đào tạo; + Đối tượng đào tạo;
+ Xác định người hướng dẫn, huấn luyện; + Thời gian thực hiện kế hoạch đào tạo;
+ Địa điểm đào tạo và các phương tiện cần thiết.