3.3.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
Trong quá trình hình thành và phát triển, công ty đã từng bước sắp xếp tổ chức nhân sự ngày càng hợp lý hơn theo mô hình trực tuyến chức năng đơn giản, gọn nhẹ với phương châm: Nâng cao trình độ chuyên môn trong từng khâu, từng lĩnh vực đồng thời phát huy tối đa khả năng làm việc của các nhân viên trong công ty, luôn có những chính sách ưa đãi cho các thành viên công ty, tạo môi trường làm việc thuận lợi và lành mạnh tạo động lực tối đa để các thành viên công ty ra sức phát huy sáng tạo đóng góp cho công ty.
Chức năng lãnh đạo được thực hiện khá tốt trong cơ cấu tổ chức này. Ban giám đốc có năng lực chuyên môn, sáng tạo, nhiệt tình và quan tâm đến công việc kinh doanh, quan tâm nhân viên tạo điều kiện việc làm tốt cho nhân viên. Chức năng kiểm tra được thực hiện tốt nhất là về kế toán - tài chính, chi phí. Tuy nhiên, công ty cũng chưa kiểm soát tốt về lực lượng hướng dẫn viên du lịch.
công ty:
Hình 3.2: Mô hình cơ cấu tổ chức công ty du lịch Vietsun Tourist
Giám đốc (1 người): Là người điều hành chung cho các hoạt động, quyết định kế hoạch kinh doanh, tập hợp các thông tin từ đơn vị trực thuộc và các phòng ban để tổ chức quản lý và thực hiện.
Phòng Kinh doanh (Qui mô 5 thành viên trong đó 1 trưởng phòng, 4 nhân viên kinh doanh): Có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh bao gồm kế hoạch năm và kế hoạch quỹ trên cơ sở chức năng của công ty, năng lực thực tiễn, tình hình thực hiện kế hoạch trong những năm trước đây. Đồng thời, phòng Kinh doanh dựa trên cơ sở những hợp đồng chuyển giao khách dài hạn được ký với các công ty du lịch khác và thực tiễn hoạt động kinh doanh có đánh giá đến mức độ đầu tư mở rộng kinh doanh của thời kỳ tiếp theo. Phòng Kinh doanh đã tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh quý, năm để các phòng ban và đơn vị trực thuộc triển khai và phấn đấu thực hiện. Cuối kỳ báo cáo, phòng đánh giá lại mức độ thực hiện kế hoạch, phân tích những thông tin, số liệu cụ thể để báo cáo lên ban Giám đốc.
Phòng Kế Toán (Qui mô có 1 người): Giúp cho ban lãnh đạo về công tác tài
chính trong toàn công ty, thực hiện các mối quan hệ phân phối và cân đối để phục vụ cho kinh nghiệm kinh doanh của công ty, phát triển bảo toàn vốn và theo dõi vật tư tài sản cũng như các quan hệ thanh toán.
Giám đốc
Đội xe ô tô Phòng Điều Hành
Phòng Kinh doanh Bộ phận hướng dẫn
Phòng điều hành (Qui mô 1 người): Tuy không trực tiếp tạo ra doanh thu song lại có vai trò rất to lớn, giúp vận hành các chương trình tour một cách trôi chảy, sắp xếp điều động nhân viên một cách thích hợp và có thế mạnh nhất đảm đương các vị trí hướng dẫn trên tour, quan hệ với các đối tác để liên hệ đặt các dịch vụ du lịch (Hướng dẫn viên, Nhà hàng – Khách sạn, Nhà xe…) và sắp xếp các điểm nghỉ ngơi một cách hợp lý, khoa học và tiết kiệm nhất.
Bộ phận hướng dẫn (Qui mô 2 nhân viên chính thức và 10 hướng dẫn viên
công tác): Đây là bộ phận chuyên việc sắp xếp lịch đi tour của các hướng dẫn viên chính thức của công ty và hướng dẫn viên cộng tác. Chịu trách nhiệm về chất lượng phục vụ và tính chuyên môn của hướng dẫn viên cũng như đào tạo kỹ năng nghiệp vụ cho các hướng dẫn viên mới vào công ty.
* Sơ đồ tổ chức của công ty được cấu trúc theo dạng trực tuyến chức năng:
- Đặc điểm: Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra quyết định cho các bộ phận , đơn vị sản xuất. ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng.
- Ưu điểm: Thực hiện được chế độ một thủ trưởng, Tận dụng được các chuyên gia, khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu để riêng.
- Nhược điểm: Số lượng người tham mưu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu các phòng không được tổ chức hợp lý. Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngược nhau của các bộ phận chức năng nên phải họp nhiều.Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều ưu điểm nên nó được áp dụng trong cơ chế hiện nay.
3.3.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự
Nhờ làm tốt công tác tuyển dụng nhân sự, công ty đã tiến hành sàng lọc, đào tạo và bổ nhiệm những lao động có phẩm chất đạo đức tốt, chuyên môn giỏi vào những vị trí cao hơn nhằm trẻ hóa đội ngũ cán bộ, đáp ứng nhu cầu về sử dụng lao động của đơn vị đặt ra phù hợp với tình hình hội nhập và phát triển.
Bảng 3.1: Cơ cấu nhân sự của công ty Vietsun Tourist
Trình độ học vấn Số lượng Tỷ lệ (%) Độ tuổi trung bình Số lượng Tỷ lệ (%) Đại học 8 72,7 >40 Cao đẳng 2 18,2 31 – 40 3 27,3 Trung cấp 1 9,1 18 - 30 8 72,7 Tổng cộng 11 100 11 100
(Nguồn: Từ công ty Vietsun Tourist)
Kết quả thống kê số liệu ở bảng 3.1 cho thấy có 11 nhân viên (bao gồm ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên các bộ phận), tất cả đều có trình độ từ đại học trở lên. Đa số nhân viên của công ty có trình độ đại học chiếm tỷ lệ 72,7%, cao đẳng chiếm 18,2%. Chất lượng nhân sự là nhân tố quan trọng cho bất kỳ sự phát triển của công ty nào, chất lượng nhân sự cao đồng nghĩa với chất lượng dịch vụ sẽ tốt hơn các công ty khách. Về độ tuổi lao động hầu hết lao động vẫn còn ở độ tuổi khá trẻ từ 18 – 30 tuổi là chủ yếu chiếm 72,7%, độ tuổi trung bình của người lao động thấp sẽ kích thích các nhân tố mới phát triển, sự năng động và nhiệt huyết của tuổi trẻ sẽ đem lại nhiều thành công cho công ty. Đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty còn rất trẻ, năng động, nhiệt tình, sáng tạo,…phù hợp và đáp ứng được nhu cầu của công việc, nghề nghiệp. Tỷ lệ nhân viên thông thạo tin học văn phòng đạt 100%, nhân viên thông thạo ít nhất một ngoại ngữ là 50%.
Công ty còn có 10 cộng tác viên là các hướng dẫn viên quốc tế, nội địa trong đó 2 hướng dẫn viên quốc tế (ngoại ngữ Anh văn) và 8 hướng dẫn viên nội địa luôn năng động nhiệt tình. Đội ngũ cộng tác viên đều có trình độ học vấn là đại học và thông thạo ít nhất một ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh. Ngoài ra, công ty cũng đang
liên tục bổ sung lực lượng nhân sự có trình độ cao tham gia quản lý và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường, đáp ứng những thách thức mới của thời đại và phù hợp với qui mô vốn đầu tư. Tại công ty, cán bộ công nhân viên của công ty được trang bị đầy đủ trang thiết bị làm việc, được hưởng các chế độ an toàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đầy đủ theo quy định của pháp luật và theo qui chế nội bộ của công ty. Hàng năm, công ty đều có chương trình vui chơi nghỉ mát vào dịp hè để cán bộ công nhân viên có dịp thư giãn giao lưu với nhau, với gia đình đồng nghiệp sau những ngày làm việc căng thẳng mệt mỏi.
Như vậy, công ty có điểm mạnh là số lượng công nhân viên có trình độ cao chiếm tỷ lệ tương đối khá cao trong cơ cấu tổ chức, các nhà quản lý có kinh nghiệm và kiến thức khá tốt. Đội ngũ công nhân viên, cán bộ đã trưởng thành và có nhiều kinh nghiệm luôn được nâng cao trình độ và tay nghề. Tuy nhiên, công ty chưa có kế hoạch, chính sách xây dựng phát triển nguồn nhân lực dài hạn. Cụ thể chính sách tuyển dụng của công ty hiện nay thiếu vị trí nào thì tuyển nhân viên có trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí đó, hoàn toàn không có chính sách đào tạo nâng cao trình độ để nhân viên có thể đảm nhiệm các công việc cao hơn. Nhưng nhân viên của công ty ở bộ phận dịch vụ còn khá ít, đặc biệt là đội ngũ hướng dẫn viên. Nguyên nhân là do khách đi du lịch chủ yếu vào các mùa cao điểm, do vậy để tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên công ty đã liên kết với các hướng dẫn viên bên ngoài khi có nhu cầu. Công ty có thể tiết kiệm chi phí thuê nhân viên nhưng công ty chưa đảm bảo được chất lượng và trình độ của các cộng tác viên bên ngoài. Vì vậy, công ty xây dựng chính sách lương thấp nhưng thưởng hấp dẫn để đáp ứng được mức sống trung bình kèm với những hoa hồng nhằm giữ chân nhân viên.
3.3.4. Thị trường khách du lịch của công ty
- Theo vị trí địa lý: Khách chủ yếu tại khu vực Thành phố Cần Thơ và các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long như Sóc Trăng, Hậu Giang, Đồng Tháp... Thành phố Cần Thơ là nơi công ty đặt trụ sở chính, là thị trường du lịch rộng lớn, có mức thu nhập cao, tâm lý khách thích đi du lịch vì vậy hiện tại lẫn tương lai đây là thị trường khách quan trọng đối với công ty. Công ty còn mở rộng thị trường khách du lịch
khách ngày càng nhiều hơn nữa. Hiện nay, có nhiều công ty du lịch cùng hoạt động đòi hỏi phải có sự hiểu biết nhiều hơn nữa về khách hàng mới đảm bảo cho sự hoạt động có lợi nhuận.
- Theo đối tượng khách: Để làm tốt hoạt động kinh doanh lữ hành thì công ty đã đẩy mạnh vào những đối tượng khách khác nhau, chủ yếu tập trung vào những đối tượng có nhu cầu đi du lịch cao như: Công nhân viên của các công ty, Sinh viên – học sinh, các cơ quan đơn vị và khách lẻ, khách đoàn. Công ty còn đánh mạnh vào các lứa tuổi từ tuổi trẻ đến trung niên vì đối tượng này có nhu cầu đi du lịch cao hơn mọi lứa tuổi khác.
- Theo mức thu nhập: Sản phẩm lữ hành luôn đa dạng, phong phú cũng phù hợp với túi tiền của nhiều đối tượng khách hàng. Tùy vào thu nhập của đối tượng khách mà công ty có những chương trình du lịch phù hợp và dịch vụ tương đối phù hợp với khoảng thu nhập của từng đối tượng để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Công ty luôn có song song hai chương trình du lịch với mức giá phù hợp cho cả hai đối tượng có mức thu nhập trung bình và cao nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng dịch vụ tốt.
3.3.5. Hệ thống sản phẩm lữ hành của công ty
Hỉnh 3.2: Các sản phẩm chính của công ty
Sản phẩm du lịch của công ty chủ yếu là các chương trình du lịch trọn gói do công ty tự xây dựng đó là các chương trình du lịch ngắn ngày, dài ngày, các chương trình du lịch văn hóa, du lịch lễ hội, du lịch biển, du lịch nghĩ dưỡng… Khách du lịch cũng khá đa dạng với thu nhập của khách như đối tượng có thu nhập cao, trung bình hay thấp, khách thuộc độ tuổi trung niên hay thanh niên có nhu cầu đi du lịch công ty đều đáp ứng. Bên cạnh đó, công ty còn có những chương trình thực tế hỗ trợ những bạn sinh viên, học sinh có nhu cầu đi du lịch để học hỏi kinh nghiệm. Chương trình du lịch của công ty rất đa dạng và phong phú nên được nhiều khách hàng rất hài lòng.
Đặc biệt, những chương trình tham quan du lịch trong nước được nhiều khách hàng lựa chọn hàng đầu vì vậy công ty đã xây dựng và đưa vào phục vụ những tour du lịch như sau:
- Tour du lịch biển đảo: Quần đảo Nam Du, Bà Lụa – Ba Hòn Đầm, Quần đảo
Phú Quốc, Du lịch biển Thạnh Phú, Du lịch Côn Đảo, Du lịch Vũng Tàu, Du lịch Phan Thiết, Du lịch Phan Rang, Du lịch đảo Bình Hưng, Du lịch đảo tôm hùm, Du lịch Nha Trang, Du lịch Đà Nẵng, Du lịch Hạ Long, Du lịch Hà Tiên, Bình Châu - Hồ Cốc,
- Tour du lịch núi rừng: Du lịch Đà Lạt, Du lịch Buôn Ma Thuột, Du lịch Tây
Nguyên, Du lịch Tây Ninh, Du lịch Tây Bắc, Tour du lịch hội nghị, Tour du lịch dã ngoại, Tour du lịch miệt vườn, Tour du lịch ở các nước Đông Nam Á và Đông Bắc Á,
- Chương trình dành cho sinh viên – học sinh đi thực tập, thực tế: Dành cho các
sinh viên các ngành đi khảo sát thực tế.
- Bán vé tàu xe, máy bay: Bán vé máy bay của các hãng hàng không bao gồm nội
địa và quốc tế.
- Dịch vụ cho thuê xe: Cung xe vận chuyển theo hợp đồng của khách hàng bao gồm các loại xe: xe Innova, Thaco, Universe…
thời điểm năm 2016)
Bảng 3.2: Đơn giá cho thuê xe
Tuyến đường Innova 7 chỗ Thaco 30 chỗ Universe 45 chỗ
Cần Thơ City Tour (Quãng
đường tối đa: 50km) 900.000đ 1.500.000đ 2.900.000đ Cần Thơ - SB Tân Sơn Nhất
(Quãng đường: 350km) 1.800.000đ 3.800.000đ 5.500.000đ Cần Thơ - Châu Đốc (Quãng
đường: 250km) 1.700.000đ 3.400.000đ 5.000.000đ
Cần Thơ - Rạch Giá (Quãng
đường: 260km) 1.600.000đ 3.400.000đ 5.000.000đ
Cần Thơ - Hà Tiên (Quãng
đường: 460km) 2.300.000đ 4.500.000đ 5.500.000đ
Cần Thơ - Vũng Tàu (Quãng
đường: 600km) 2.600.000đ 5.000.000đ 7.000.000đ
Các tuyến đường khác … … …
(Nguồn: Từ công ty du lịch Vietsun Tourist)
3.4. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Trong những năm gần đây do tình hình chung của nền kinh tế toàn cầu bị khủng hoảng nên việc kinh doanh của các công ty gặp không ít khó khăn bởi lượng khách suy giảm, tâm lý hạn chế đi du lịch, cắt giảm chi tiêu. Bên cạnh đó, công ty Vietsuntourist là một công ty trẻ cho nên lúc đầu còn gặp nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất chưa đủ tiêu chuẩn để phục vụ cho khách du lịch, sự cạnh tranh quyết liệt đối với các đối thủ trên thị trường, đội ngũ nhân viên còn yếu chuyên môn nghiệp vụ… Nhưng với sự quyết tâm của Ban lãnh đạo và cùng với sự nỗ lực không ngừng của toàn thể công nhân viên cho đến nay tình hình kinh doanh đã đi vào ổn định và tăng trưởng tốt.
Về cơ sở vật chất ngày càng được nâng cấp cải tạo để đủ tiêu chuẩn phục vụ du khách, tổ chức hoạt động kinh doanh đi vào quỹ đạo, thu nhập của nhân viên
tăng lên, các chế độ chính sách có liên quan cũng được giải quyết kịp thời, đời sống nhân viên cũng được cải thiện và nâng cao.
Bảng 3.3: Hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2012 – sáu tháng đầu năm 2016
Đơn vị: 1.000 Tour du lịch Vận chuyển Dịch vụ bán vé máy bay, tàu hỏa Tổng Tên dịch vụ Năm Doanh thu % Doanh thu % Doanh thu % Doanh thu % 2012 2.557.653 85,6 387.569 13,0 42.432 1,4 2.987.654 100,0 2013 3.555.054 90,7 324.333 8,3 42.300 1,0 3.921.687 100,0 2014 3.305.721 88,4 368.966 9,9 64.313 1,7 3.739.000 100,0 2015 3.827.444 89,6 397.141 9,3 46.071 1,1 4.270.656 100,0 2016 3.899.659 90,1 380.337 8,8 47.004 1,1 4.327.000 100,0
(Nguồn: Từ công ty Vietsuntourist)
Kết quả thống kê số liệu ở bảng 3.3 cho thấy, tổng doanh thu từ các dịch vụ lữ hành của công ty tăng đều từ năm 2012 – 2016 cụ thể là năm 2012 tổng doanh thu chỉ có 2.987.654.000 đồng đến sáu tháng đầu năm 2016 doanh thu lên đến 4.327.000.000 đồng tăng gần 1,45 lần. Trong đó, năm 2012 việc bán tour du lịch chiếm 85,6%, kinh doanh vận chuyển chiếm 13%, dịch vụ bán vé máy bay, tàu hỏa chiếm 1,4% trên tổng doanh thu của công ty. Nhưng đến sáu tháng đầu năm 2016 việc bán tour du lịch tăng hơn so với sáu tháng đầu năm 2016 chiếm 90,7%, kinh doanh vận chuyển lại thấp hơn chiếm 8,8%, còn lại chiếm tỷ lệ rất nhỏ chỉ có 1,1%