Khi xây dựng kế hoạch các hoạt động thường xuyên tại cơ sở, người lập kế hoạch cần đặt ra các câu hỏi sau và cần thu thập thơng tin để có thể trả lời được các câu hỏi này:
3.1. Các câu hỏi khi lập kế hoạch:
- Các hoạt động y tế của cơ sở hiện như thế nào? Có đạt được các chỉ tiêu đề ra của giai đoạn trước khơng? Có những vấn đề tồn tại gì? khó khăn, thuận lợi gì?
- Trọng tâm hoạt động giai đoạn tới là gì?
- Nguồn lực hiện có và có thể huy động được của cơ sở ra sao?
- Chỉ tiêu được giao trong giai đoạn tới ra sao? Các giải pháp lớn cần thực hiện là gì? - Khi thực hiện các giải pháp đó phải thơng qua các hoạt động cụ thể nào?
- Để thực hiện các hoạt động đó cần quỹ thời gian bao nhiêu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc? cần có các nguồn lực nào, bao nhiêu và ở đâu?
- Cần chuẩn bị gì để bảo vệ kế hoạch?
- Cần chuẩn bị gì để thực hiện kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch trong khi triển khai?
3.2. Các bước lập kế hoạch
Các bước lập kế hoạch thường quy cũng tương tự như lập kế hoạch can thiệp, tuy nhiên, trong lập kế hoạch thường quy, tính kết nối giữa các giai đoạn kế hoạch rất cao, ưu tiên thường được cấp trên định hướng và mục tiêu thường được xây dựng dựa trên các chỉ tiêu được giao và tình hình thực tế tại cơ sở. Một số bước cơ bản trong lập kế hoạch thường quy gồm:
- Thu thập thơng tin để phân tích, đánh giá tình hình các hoạt động thường xun tại cơ sở (kết quả giai đoạn trước)
- Xác định các mục tiêu dựa trên chỉ tiêu được giao và nguồn lực hiện có và có thể duy trì được
- Đưa ra các nội dung hoạt động và sắp xếp, bố trí các nguồn lực thực hiện - Bảo vệ kế hoạch, chuẩn bị triển khai và các phương án điều chỉnh kế hoạch.
3.2.1. Phân tích, đánh giá tình hình các hoạt động y tế
Gồm các phân tích, đánh giá kết quả hoạt động chung và kết quả của từng lĩnh vực chuyên môn ở giai đoạn trước, so sánh với mục tiêu đặt ra, phân tích những khó khăn, thuận lợi trong q trình thực hiện
3.2.2. Các mục tiêu và chỉ tiêu kế hoạch
Mục tiêu
Mục tiêu của bản kế hoạch phải đảm bảo các tiêu chí: Đặc thù, đo lường được, thích hợp, khả thi và trong phạm vi thời gian cho phép.
135
Các chỉ tiêu kế hoạch
Căn cứ vào các mục tiêu để viết các chỉ tiêu kế hoạch. Về mặt lý thuyết, lập kế hoạch phải hài hòa giữa các chỉ tiêu kế hoạch được giao và chỉ tiêu kế hoạch riêng hoặc mức phấn đấu của địa phương tuỳ theo vấn đề ưu tiên và khả năng nguồn lực sẽ có được.
3.2.3. Nội dung hoạt động và phân bổ nguồn lực
Mức độ chi tiết của các hoạt động trong bản kế hoạch thường quy phụ thuộc vào đối tượng sử dụng. Với bản kế hoạch của cơ sở hoặc của từng phòng/ban, bản kế hoạch này thường rất cụ thể để mọi người có thể thực hiện được. Trong khi đó, bản kế hoạch gửi lên tuyến trên thường mang tính khái quát hơn, trong đó, phần dự trù ngân sách và chỉ tiêu thực hiện thường là 2 nội dung quan trọng nhất. Cấp trên thường cung cấp mẫu kế hoạch cho tuyến dưới để xây dựng nhằm thuận tiện cho việc tổng hợp kế hoạch.
Một số bản kế hoạch còn kèm theo định nghĩa các chỉ số để thuận tiện cho quá trình theo dõi và đánh giá.
3.2.4. Chuẩn bị bảo vệ kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch
Một bản kế hoạch muốn thực thi được phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Khi chuẩn bị bảo vệ kế hoạch không chỉ chuẩn bị các nội dung chun mơn mà cịn có sự thống nhất của các cơ quan tổng hợp về lĩnh vực đầu tư và nguồn ngân sách cần thiết. Cấp nào phê duyệt kế hoạch thì cấp đó xem xét quyết định cho điều chỉnh kế hoạch.