Trước khi viết kế hoạch, chúng ta cần kiểm tra lại tất cả các dữ liệu, thông tin, kết quả phân tích, các nguyên nhân gốc rễ, các mục tiêu đề ra, các giải pháp và phương pháp thực hiện đã lựa chọn với những khó khăn, thuận lợi khi thực hiện mỗi phương pháp. Chúng ta cũng cần xem xét lại các nguồn lực sẵn có và huy động được của cơ sở, các cán bộ trực tiếp tham gia và các cơ quan, tổ chức, cá nhân hỗ trợ… Các bước cần thực hiện khi viết kế hoạch như sau:
Liệt kê các hoạt động/công việc
- Liệt kê tất cả các hoạt động/công việc cần thực hiện: đó có thể là các giải pháp/phương pháp thực hiện nếu các giải pháp/phương pháp thực hiện này đủ cụ thể để thực hiện. Nếu khơng, có thể chia nhỏ các phương pháp thực hiện thành các hoạt động cụ thể hơn nếu cần thiết. Lưu ý bản phân tích khó khăn thuận lợi trong việc xác định các hoạt động/công việc nhằm tận dụng các thuận lợi, khắc phục các khó khăn trong thực tế thực hiện. Tránh khơng bỏ sót các hoạt động, nhưng cũng không nên quá vụn vặt.
- Sắp xếp các công việc/hoạt động cần thực hiện theo một trật tự hợp lý, lồng ghép các hoạt động một cách thích hợp. Thơng thường, các hoạt động được sắp xếp theo thứ tự thời gian, công việc nào cần làm trước thì xếp trước, hoạt động nào cần thực hiện sau thì bố trí sau. Nếu có nhiều mục tiêu, nhiều giải pháp/phương pháp thực hiện thì có thể sắp xếp các hoạt động theo từng mục tiêu hoặc theo từng giải pháp.
63
Xác định quỹ thời gian
Dự kiến thời gian bắt đầu tiến hành và thời gian kết thúc cho từng hoạt động. Đơn vị thời gian có thể là ngày, tuần, tháng hoặc năm tùy thuộc vào thời gian can thiệp và mục đích, đối tượng của bản kế hoạch.
Phân bổ nhân lực và các nguồn lực khác
Từng hoạt động, công việc cần phải có sự phân cơng rõ ràng: ai là người chịu trách nhiệm thực hiện chính, người/cơ quan phối hợp và người/cơ quan giám sát hoặc thông qua kết quả. Việc phân công phải chú ý “đặt đúng người, đúng việc”, huy động được tốt nhất nguồn nhân lực và đảm bảo tính duy trì củachương trình/dự án.
Ngoài nhân lực, chúng ta cũng cần phải dự trù các nguồn lực cần thiết khác cho việc thực hiện cơng việc như kinh phí, trang thiết bị, cơ sở vật chất, v..v.. Chúng ta cần dựa trên các nguồn lực có sẵn và có thể huy động được cho tồn bộ hoạt động, chương trình, tính chất địi hỏi của từng hoạt động, từng việc mà phân bổ cho thích hợp.
Xác định rõ địa điểm tiến hành
Để xác định rõ địa điểm tiến hành, chúng ta phải trả lời câu hỏi “làm ở đâu?”. Có những việc có thể thực hiện ở nhiều địa điểm nhưng cũng có những việc chỉ thực hiện có hiệu quả ở những nơi nhất định.
Dự kiến kết quả
Mỗi hoạt động cũng cần có dự kiến kết quả, sản phẩm của hoạt động hoặc công việc. Các kết quả này phải tương xứng với đầu vào, phù hợp với hoạt động và hướng tới mục tiêuđề ra. Dự kiến kết quả cần cụ thể và đo lường được để có thể theo dõi việc thực hiện, so sánh giữa kết quả dự kiến và kết quả thực tế nhằm rút kinh nghiệm và có những điều chỉnh nếu cần. Với các giải pháp hoặc hoạt động, công việc lớn, dự kiến kết quả sau khi hồn thành chính là mục tiêu quá trình của chương trình/kế hoạch.
Trên đây là các nội dung cơ bản mà một bản kế hoạch hành động thường có.
Tuy nhiên, tùy theo mục đích và đối tượng sử dụng bản kế hoạch này mà bản kế hoạch có thể gồm các nội dung khác nhau, mức độ chi tiết khác nhau và theo các mẫu khác nhau. Phần dưới đây sẽ trình bày một số mẫu kế hoạch hành động để tham khảo.