Dù là thu thập và phân tích thơng tin cho bản thân hoặc cho người khác sử dụng, ta cần hết sức cẩn thận trong khâu chuẩn bị báo cáo. Các thông tin liên quan đến việc thực hiện chương trình hoặc các chỉ số hoạt động cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu. Cần đặc biệt chú ý đến phần lập bảng và tập hợp dữ liệu từ những hoạt động dự án là các bước đầu tiên trong việc chuẩn bị báo cáo. Có thể sử dụng bảng kiểm dưới đây để tránh bỏ sót các cấu phần quan trọng của một bản báo cáo tốt:
Các yêu cầu của một bản báo cáo:
- Báo cáo được đề rõ ngày tháng - Mục đích của báo cáo rõ ràng
- Chỉ rõ những ai sẽ nhận được báo cáo và bản báo cáo sẽ được sử dụng ra sao - Bản báo cáo trả lời rõ mục tiêu hay các thành phần của chương trình
- Báo cáo xác định rõ địa điểm (các làng, các phòng khám, hay các dịch vụ) mà nó đề cập tới
- Báo cáo chỉ rõ thời gian được thực hiện
- Thơng tin có liên quan tới các chỉ số chương trình đã lựa chọn - Các phương pháp phân tích dữ liệu rõ ràng, cụ thể
- Có trình bày các kết quả phân tích - Mức độ chi tiết phù hợp yêu cầu
- Thông tin và dữ liệu nên được trình bày dưới dạng bảng, biểu, đồ thị để báo cáo được hấp dẫn, dễ hiểu
- Phần thảo luận được trình bày trong báo cáo là cần thiết để giải thích thơng tin
Trình bày dữ liệu
Khi viết báo cáo, hãy cố gắng sử dụng đồ thị và biểu đồ để trình bày những thơng tin quan trọng. Các đồ thị và biểu đồ có thể làm cho thơng tin trở nên dễ hiểu hơn, đặc biệt là khi nhìn vào những thay đổi theo thời gian hay khi so sánh
Việc hiểu một cách dễ dàng các thơng tin đưa ra có những lợi ích quan trọng sau: - Tạo ra hứng thú với việc sử dụng thông tin trong khi ra quyết định.
- Khi mọi người hiểu và quan tâm đến thông tin, họ sẽ cẩn thận hơn khi thu thập chúng và như vậy các dữ liệu sẽ chính xác hơn.
Ví dụ: Kết quả điều tra cộng đồng dân cư huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương do Trường Đại học Y tế công cộng tiến hành trong năm 1999 được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau như:
Trình bày kết quả theo bảng:
Các loại hình nghề nghiệp của người dân huyện Chí Linh (1999)
Nghề nghiệp Tần số Tỷ lệ % Nông dân 2.615 44,4 Cán bộ nhà nước 331 5,6 Buôn bán nhỏ 113 1,9 Đi học/Còn nhỏ 1.621 36,6 Thợ thủ công 39 0,7 Nghỉ hưu/Chế độ 425 7,3 Không nghề/Khác 68 3,5 Tổng cộng 5.212 100,0
Trình bày kết quả theo sơ đồ hình bánh:
27
Trình bày kết quả theo sơ đồ hình cột:
0 50 100 150 200 250 300 Sổt rét Sốt, ho, cảm cúm ỉa chảy Đau l-ng, khíp BƯnh về da Đau đầu Tim mạch/huyết áp Bệnh về mắt Bệnh về răng BƯnh phơ khoa Tai nạn, vết th-ơng B-ớu cổ
ARI
Khác/không râ
Phân bố bệnh tật trong 2 tuần tại Chí Linh (1999)
Đưa ra thơng tin phản hồi
Khơng có báo cáo nào được coi là đầy đủ mà khơng có phản hồi. Thơng qua việc cho các thành viên biết báo cáo đã được làm tốt như thế nào và các thông tin có ích ra làm sao để làm cho nhân viên biết hiểu rằng những cố gắng của họ trong việc thu thập và trình bày thơng tin đã được đánh giá cao. Phản hồi cũng nêu lên ích lợi và tầm quan trọng của các bản báo cáo đối với người quản lý. Đó là một trong những cơng cụ mạnh nhất của nhà quản lý nhằm thúc đẩy các nhân viên của mình. Ví dụ: Các bản báo cáo có thể được phát hành trong một bản tin
nội bộ trình bày so sánh về kết quả hoạt động chương trình tại các địa điểm khác nhau. Bản tin này có thể được dùng để khuyến khích các thành viên cải tiến cơng việc của họ hoặc để duy trì mức độ thực hiện các hoạt động.
Phản hồi có hiệu quả hơn khi nó được thực hiện một cách hệ thống. Điều này vô cùng quan trọng trong việc hồn thành chu trình báo cáo. Có nghĩa là nhà quản lý phải kiểm tra xem có phải tất cả các quyết định hoặc hành động đều đã và đang được thực hiện dựa trên những thông tin được cung cấp hay không. Khi xem xét các báo cáo, hãy đặt ra các câu hỏi như sau:
- Có phải thơng tin đã được báo cáo dựa trên những chỉ số quan trọng khơng? - Có phải tất cả các điểm thiếu sót hoặc chưa đầy đủ đều đã được nêu ra không? - Thông tin trong các bản báo cáo có chính xác và đáng tin cậy khơng?
- Có phải các dữ liệu được nêu ra đều có giải thích và kết luận khơng?
- Báo cáo có chỉ ra những quyết định hoặc hành động đã được tiến hành dựa trên những thông tin đã được thu thập khơng?
Do các chương trình y tế ln thay đổi và tiến triển theo thời gian, các nhà quản lý ln phải rà sốt lại các chỉ số cần phải thu thập, giải thích được lý do tại sao phải thu thập các chỉ số đó, và đảm bảo các thơng tin thu được là cập nhật, đáng tin cậy và chính xác.
XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ ƯU TIÊN CAN THIỆP
MỤC TIÊU HỌC TẬP
Sau khi học xong bài này, học viên có thể:
1. Trình bày được khái niệm về vấn đề can thiệp và vấn đề ưu tiên can thiệp
2. Trình bày được ưu điểm và hạn chế của các phương pháp xác định vấn đề ưu tiên 3. Sử dụng được phương pháp thang điểm cơ bản để xác định vấn đề ưu tiên tại cộng
đồng
NỘI DUNG