Trong thực tế có nhiều hình thức giám sát, việc áp dụng hình thức giám sát nào tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: bản chất công việc đang được triển khai tại các cơ sở/đơn vị, năng lực của giám sát viên, nguồn lực (thời gian, nhân lực, phương tiện và thời gian)..v..v..
Tùy theo phương pháp và mục đích khác nhau, giám sát được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Ở đây, xin đề cập đến ba cách phân loại như sau:
2.1. Phân loại theo phương pháp giám sát
Giám sát trực tiếp: giám sát viên gặp gỡ trực tiếp với nhân viên được giám sát và trao
đổi, trò chuyện, cùng với họ phát hiện các vấn đề và giúp đỡ giải quyết các vấn đề đó.
Giám sát gián tiếp: giám sát viên không gặp gỡ với nhân viên được giám sát. Họ thường tìm hiểu vấn đề ở cơ sở thông qua các báo, sổ sách ghi chép do các nhân viên gửi lên, trao đổi với các nhân viên qua điện thoại, thư điện tử, fax.v.v. Phương pháp này thường chỉ áp dụng trong những trường hợp giám sát viên do một lí do nào đó, khơng thể trực tiếp đến cơ sở giám sát. Rất có thể, các giám sát viên khơng thu thập được các thông tin sát thực từ cơ sở do vậy hiệu qủa giám sát gián tiếp thường rất hạn chế. Thanh tra: - Pháp chế - Qui định - Đề xuất xử lý Giám sát: - Hỗ trợ
- Đào tạo trực tiếp - Đối tượng là con
người
Thu thập, xử lý thông tin nhằm:
- Lượng giá hoạt động - Điều chỉnh công việc - Nâng cao chất lượng
công việc Theo dõi: - Xem xét tiến độ - Điều chỉnh mục tiêu, hoạt động Kiểm tra:
- Tiến độ công việc - Phê bình, phán xét - Điều chỉnh mục tiêu - Đối tượng là công việc
Đánh giá:
- Hiệu quả, giá trị - Ra quyết định
103
Giám sát lồng ghép: Trong khi các nguồn lực thường rất có hạn mà cơng việc thì
nhiều, ta nên tổ chức giám sát lồng ghép một cách hợp lý để tăng cường hiệu quả của công tác giám sát và các hoạt động quản lí khác, đồng thời tiết kiệm thời gian, ngân sách và các nguồn lực khác. Giám sát lồng ghép nhằm giải quyết các vấn đề tồn tại trong nhiều hoạt động khác nhau trong cơ quan/tổ chức. Trên thực tế, công việc giám sát đôi khi được tiến hành lồng ghép với theo dõi và đánh giá. Tuy nhiên ta không nên lồng ghép giữa giám sát và thanh tra, kiểm tra, vì khi tiến hành thanh kiểm tra, người được giám sát do sợ bị khiển trách và kỉ luật, họ sẽ không giám nêu ra những vấn đề và khó khăn mà họ đang thực sự gặp phải. Họ sẽ cố gắng tìm cách che dấu các vấn đề đang diễn ra tại cơ sở, như vậy giám sát viên sẽ không thể thu thập được các thơng tin thực tế để có những hỗ trợ thích hợp giải quyết và giúp họ tháo gỡ đượccác khó khăn này. Điểm lưu ý trong khi thực hiện giám sát lồng ghép là cần phải giữ được đặc thù của giám sát hỗ trợ là giúp nhân viên tìm ra vấn đề cịn đang vướng mắc, tăng cường kĩ năng cho họ và hỗ trợ họ để giải quyết vấn đề đó.
2.2. Phân loại theo thời gian
Giám sát đột xuất: Giám sát khi có "vấn đề" bất ngờ xuất hiện hay khi có thời gian,
hoặc lồng ghép với các hoạt động khác. Thường áp dụng cho giám sát trực tiếp nhằm giúp đỡ về mặt kỹ thuật.
Giám sát định kỳ: Giám sát theo kế hoạch giám sát đã đặt ra. Có thể áp dụng cho cả
giám sát trực tiếp và gián tiếp.
2.3. Phân loại theo nguồn giám sát viên
Giám sát bên ngoài: Giám sát viên là người ngoài, hoặc tuyến trên tiếp xúc và quan sát
trực tiếp người được giám sát thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và thảo luận với họ để giải quyết những tồn tại nếu có. Người bên ngồi dễ nhìn thấy những điều người trong cuộc khơng nhìn rõ.
Giám sát nội bộ (Cơ sở tự giám sát): Thường do người quản lí giám sát nhân viên của
mình. Kiểu giám sát này có lợi là giám sát viên hiểu sâu tình hình thực tế của cơ quan mình, đề ra giải pháp thiết thực và có thể thực hiện thường xuyên. Như vậy, người quản lý cần giám sát hỗ trợ các hoạt động mà nhân viên của họ đang thực hiện, vì vậy một người muốn trở thành người quản lý giỏi cũng nên rèn luyện để có đầy đủ đủ các kĩ năng của một người giám sát viên. Giám sát theo hình thức này mang tính bền vững, liên tục, hiệu quả cao, phát huy được nội lực, chia xẻ được kinh nghiệm giữa các cán bộ trong cùng cơ sở, giải quyết kịp thời những vấn đề nẩy sinh trong thực tế.