Quản lý tài sản và lưu trữ hồ sơ hồ sơ được hiểu là quá trình theo dõi, kiểm tra, đánh giá nhằm bảo đảm tài sản các loại giấy tờ vẫn đang trong quá trình bình thường hoặc kịp thời phát hiện các sự cố liên quan làm giảm giá trị của tài sản/các loại giấy tờ liên quan so với các dự kiến nêu tại hợp đồng bảo đảm tiền vay.
Tại chi nhánh, cán bộ tín dụng là người chịu trách nhiệm chính trong suốt quá trình quản lý tài sản bảo đảm và các loại giấy tờ liên quan và có các biện pháp thích hợp khi phát hiện khách hàng vi phạm các cam kết trong hợp đồng bảo đảm.
Việc thực hiện kiểm tra kiểm soát đối với tài sản đảm bảo sẽ do cán bộ tín dụng chủ động đề xuất thực hiện ít nhất 6 tháng/lần với các nội dung về tính trạng tài sản hiện tại, những thay đổi cả về số lượng và chất lượng so với hiện trạng khi nhận, tình hình sử dụng và bảo quản tài sản (trong trường hợp
Năm^^^ ______Tiền______ %/ Tổng DSCV 201 1 _________________ 591,49 ________ 532,341 ____________ 90%
tài sản do khách hàng hoặc bên thứ ba nắm giữ và sử dụng). Trường hợp đối với các tài sản lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp hoặc việc kiểm tra đòi hỏi mất nhiều thời gian và sức lao động, cán bộ tín dụng sẽ kết hợp với các cán bộ khác bổ sung hoặc đề xuất trưởng/phó phòng cùng tham gia kiểm tra tài sản.
Đối với tài sản đảm bảo là giấy tờ có giá, do chi nhánh giữ và bảo quản thì ngay sau khi nhận bàn giao tài sản, cán bộ tín dụng chịu trách nhiệm tiến hành thủ tục bàn giao và bảo quản tài sản này tại phòng ngân quỹ của chi nhánh. Cán bộ tín dụng luôn tiến hành chụp lại toàn bộ các giấy tờ có giá lưu giữ tại phòng ngân quỹ để tiện cho quá trình làm việc để tránh tình trạng phải lấy lại nhiều lần các tài sản này. Các tài sản cầm cố khác như ô tô, hàng hóa,..thường không được bảo quản tại chi nhánh do chi nhánh không có kho riêng cũng như nhân sự có chuyên môn vì thế các tài sản này thường được bảo quản tại kho của bên thứ ba.
Đối với hồ sơ bảo đảm tiền vay, đây là những bằng chứng pháp lý quan trọng chứng minh việc cầm cố thế chấp bảo lãnh tài sản của khách hàng vay vốn đồng thời là biện pháp quan trọng để ngân hàng có thể quản lý tốt tài sản bảo đảm. Tại chi nhánh các hồ sơ về bảo đảm tiền vay được lưu trữ trong phòng kế hoạch kinh doanh và trực tiếp cán bộ tín dụng quản lý.