2.1.2.1 Một số quy định về thẻ của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
a. Quy định chung về hoạt động kinh doanh thẻ tại VCB
- Nguyên tắc hoạt động: VCB thực hiện kinh doanhthẻ phù hợp với các quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, các TCTQT và luật pháp hiện hành của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
32
+ Thẻ do VCB phát hành là một phương tiện thanh toán được lưu hành và sử dụng trong nước Việt Nam và trên phạm vi toàn cầu tùy thuộc vào từng loại thẻ nội địa hay quốc tế. Thẻ được sử dụng để chi tiêu, mua sắm hàng hóa, dịch vụ tại các ĐVCNT hoặc rút tiền mặt tại các cây ATM và các dịch vụ khác.
b. Quy định về gửi nhận yêu cầu nghiệp vụ thẻ:
- Quy định chung:
+ Các công văn của chi nhánh liên quan đến hoạt động thẻ phải gửi theo đường công văn.
+ Các yêu cầu mang tính chất tác nghiệp hàng ngày giữa trung tâm thẻ và các chi nhánh được lập bằng văn bản theo định dạng/ biểu mẫu theo quy định và được gửi bằng các hình thức theo quy định sẽ nêu dưới đây và được quản lý, lưu trữ theo đúng quy định của VCB.
Các hình thức nhận gửi: Thư điện tử, fax và các hình thức khác theo quy định của VCB.
c. Quy định về chế độ báo cáo:
- Tại chi nhánh:
+ Báo cáo tháng: Báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanhthẻ của chi nhánh cùng những vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động, phân tích tình hình thực tế và đề xuất (nếu có) lên trung tâm thẻ.
+ Báo cáo đột xuất: Khi phát sinh các vấn đề ngoài thẩm quyền của chi nhánh, chi nhánh phải báo cáo kịp thời lên trung tâm thẻ để trung tâm thẻ trình Ban lãnh đạo giải quyết.
- Tại trung tâm thẻ:
+ Báo cáo tháng: Hàng tháng, trung tâm thẻ có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh thẻ của toàn hệ thống lên Ban lãnh đạo theo quy định.
+ Báo cáo quý: trung tâm thẻ có trách nhiệm lập báo cáo quý về tình hình phát hành và thanh toán thẻ và gửi cho các TCTQT theo quy định.
+ Báo cáo định kỳ, đột xuất: trung tâm thẻ có trách nhiệm lập báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình hoạt động thẻ theo yêu cầu của Ban lãnh đạo VCB và
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
d. Quy định về kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm:
- Kiểm tra, giám sát:
+ Tại CN: Ban Giám đốc CN có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc tuân thủ Quy trình nghiệp vụ thẻ của các cán bộ thuộc CN mình quản lý.
+ Tại trung tâm thẻ: trung tâm thẻ có trách nhiệm kiểm tra việc tuân thủ Quy trình nghiệp vụ thẻ của trung tâm thẻ và toàn bộ các CN trên toàn hệ thống.
- Xử lý vi phạm: Trong quá trình kiểm tra, kiểm soát nếu phát hiện có vi phạm thì thực hiện theo các bước sau:
+ Đánh giá mức độ vi phạm và hậu quả, + Lập biên bản xác nhận vi phạm,
+ Thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả, + Báo cáo sự việc cho các cấp quản lý,
+ Thông báo sự việc cho các phòng/ ban liên quan (nếu cần) + Xử lý vi phạm theo quy định hiện hành của VCB.
e. Hoạt động phát hành thẻ:
Quy trình phát hành thẻ tại VCB Thanh Hóa tuân thủ qua các bước sau:
Quy trình phát hành thẻ ghi nợ:
Bước 1:Tiếp nhận hồ sơ xin phát hành thẻ của khách hàng, bao gồm:
Đối với thẻ cá nhân:
+ Đơn đề nghị phát hành thẻ ghi nợ,
+ Hợp đồng phát hành và sử dụng thẻ ghi nợ,
+ Bản sao CMND hoặc hộ chiếu của chủ thẻ chính và phụ (xuất trình bản chính để đối chiếu),
+ Trường hợp đồng chủ tài khoản, tùy theo quy định về người được quyền sử dụng tài khoản mà trong đơn đề nghị phát hành cần phải có đủ chữ ký của:
→ Tất cả các cá nhân đứng tên trên tài khoản hoặc → Một cá nhân được ủy quyền.
34
+ Đơn đề nghị phát hành thẻ ghi nợ,
+ Hợp đông phát hành và sử dụng thẻ ghi nợ,
+ Bản sao CMND hoặc hộ chiếu của chủ thẻ chính và phụ (xuất trình bản chính đê đối chiếu),
+ Giấy ủy quyền sử dụng tài khoản công ty/ tổ chức có chữ ký của Giám đốc và kế toán trưởng/ những người được ủy quyền.
Sơ đồ 2.2: Quy trình phát hành thẻ
(Nguồn: Phòng Dịch vụ khách hàng VCB Thanh Hóa)
CHI NHANH ĐỊNH HỒTHẲM
TRUNG TÀM
KHÁCH HÀNG
Bước 2:Kiêm tra, thâm định, phê duyệt và ký hợp đông.
Tiến hành định danh khách hàng gôm:
Thâm định các thông tin về tài khoản cá nhân/công ty/tổ chức trên toàn bộ hô sơ phát hành thẻ và trên hệ thống quản lý tài khoản.
Thâm định trên thông tin giấy CMND so với thông tin đăng ký trên hệ thống quản lý tài khoản.
Trong vòng 1 ngày làm việc kê từ khi nhận được đầy đủ bộ hô sơ phát hành thẻ, chi nhánh phát hành phải ra quyết định chấp nhận hay từ chối hô sơ phát hành thẻ của khách hàng.
nhánh phát hành ký hợp đồng sử dụng thẻ với chủ thẻ theo quy định hiện hành về ủy quyền ký kết hợp đồng của VCB.
Giao giấy hẹn nhận thẻ cho khách hàng.
Bước 3: Phát hành, nhận thẻ và PIN từ trung tâm thẻ
Tại VCB Thanh Hóa
+ Cán bộ nghiệp vụ cập nhật thông tin khách hàng theo mã số khách hàng (CIF) vào hệ thống quản lý thẻ.
+ Trước 15h30 hàng ngày, phụ trách phòng nghiệp vụ hoặc người được ủy quyền tại VCB Thanh Hóa duyệt các thông tin khách hàng vừa được cập nhật.
+ Quản lý hồ sơ phát hành thẻ và danh sách phát hành thẻ. Tại trung tâm thẻ:
+ Cán bộ phát hành chuyển danh sách yêu cầu in thẻ của VCB Thanh Hóa đã được phụ trách phòng/KSV duyệt cho bộ phận in thẻ.
+ Phụ trách phòng/KSV in PIN căn cứ vào danh sách, số lượng thẻ phát hành đã được duyệt.
+ Cán bộ phát hành kiểm tra, đối chiếu thẻ/PIN được in ra với danh sách yêu cầu phát hành.
+ Cán bộ phát hành gửi CNPH thẻ kèm theo danh sách gửi thẻ đã được phụ trách phòng/KSV ký duyệt và PIN theo đúng các quy định về giao nhận và theo thời hạn như sau:
→ Trong vòng 2 ngày làm việc: Đối với danh sách yêu cầu phát hành được VCB Thanh Hóa duyệt trước 15h30.
→ Trong vòng 3 ngày làm việc: Đối với danh sách yêu cầu phát hành được VCB Thanh Hóa duyệt sau 15h30.
+ Cán bộ phát hành lưu, quản lý
Bước 4: VCB Thanh Hóa gửi thẻ cho chủ thẻ
Sau khi nhận được thẻ, CN phải xác nhận ngay với Trung tâm thẻ, sau đó thông báo cho chủ thẻ đến nhận hoặc gửi cho chủ thẻ.Trước khi giao thẻ, chi nhánh phát hành thẻ yêu cầu ký vào giấy giao nhận thẻ.
36
Quy trình phát hành thẻ tín dụng:
Bước 1:Tiếp nhận hồ sơ xin phát hành thẻ của khách hàng, bao gồm:
Đối với thẻ cá nhân:
+ Các giấy tờ chứng minh năng lực pháp luật: → Đơn đề nghị phát hành thẻ của cá nhân. → Hợp đồng sử dụng thẻ tín dụng (2 bản). → Hợp đồng bảo hiểm (nếu có).
→ Bản sao CMND hoặc hộ chiếu và chứng nhận cư trú của chủ thẻ chính và phụ (xuất trình bản chính để đối chiếu).
→ Bản sao Visa thể hiện thời hạn lưu trú tại Việt Nam đối với người nước ngoài (xuất trình bản chính để đối chiếu).
+ Các giấy tờ chứng minh năng lực tài chính:
Trường hợp 1: Phát hành thẻ trên cơ sở tín chấp
→ Hợp đồng lao động và/hoặc giấy xác nhận của tổ chức/công ty về thu nhập của cá nhân đề nghị phát hành thẻ.
→ Cam kết của công ty/tổ chức nơi cá nhân làm việc sẽ thông báo nếu cá nhân đó thay đổi vị trí công tác trong công ty/tổ chức hoặc thôi việc.
Trường hợp 2: Phát hành thẻ trên cơ sở có tài sản bảo đảm → Hợp đồng cầm cố tài sản bảo đảm.
→ Tài sản bảo đảm là các loại giấy tờ có giá theo quy định của VCB, bao gồm: Sổ tiết kiệm, chứng chỉ tiền gửi, các loại giấy tờ có giá do VCB/ các ngân hàng/tổ chức tài chính khác phát hanh...
→ Đơn đề nghị phong tỏa toàn bộ/một phần số dư trên tài khoản ký quỹ hoặc tài khoản tiền gửi mở tại VCB.
Trường hợp 3: Phát hành thẻ trên cơ sở bảo lãnh → Cá nhân đứng ra bảo lãnh
° Trên cơ sở tín chấp:
» Hợp đồng lao động của cá nhân đề nghị bảo lãnh (tùy vào mức độ tín nhiệm cũng như vị trí của người bảo lãnh, VCB Thanh Hóa có thể xem xét không
cần phải có Hợp đồng lao động khi xét duyệt hồ sơ). » Giấy CMND của cá nhân đề nghị bảo lãnh. » Đơn đề nghị bảo lãnh phát hành thẻ.
° Trên cơ sở có tài sản bảo đảm:
» Giấy CMND của cá nhân đề nghị bảo lãnh. » Đơn đề nghị bảo lãnh phát hành thẻ.
» Hợp đồng cầm cố tài sản bảo đảm.
» Tài sản bảo đảm là các loại giấy tờ có giá theo quy định của VCB, bao gồm: Sổ tiết kiệm, chứng chỉ tiền gửi, các loại giấy tờ có giá do VCB/ các ngân hàng/tổ chức tài chính khác phát hanh...
» Đơn đề nghị phong tỏa toàn bộ/một phần số dư trên tài khoản ký quỹ hoặc tài khoản tiền gửi mở tại VCB của cá nhân đề nghị bảo lãnh.
→ Công ty/tổ chức đứng ra bảo lãnh: ° Trên cơ sở tín chấp:
Tùy theo mức độ tín nhiệm của khách hàng đối với VCB Thanh Hóa mà các công ty/tổ chức đứng ra bảo lãnh phát hành thẻ phải cung cấp toàn bộ hoặc một số các giấy tờ sau:
» Đơn đề nghị bảo lãnh có dấu và chữ ký của Giám đốc công ty/tổ chức hoặc người được công ty/tổ chức ủy quyền.
» Bản sao Quyết định thành lập doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh(hành nghề) đối với doanh nghiệp (nếu có) (đối chiếu với bản gốc).
» Báo cáo tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm gần nhất có thể (đã được kiểm toán hoặc hoặc xác nhận của bởi cấp có thẩm quyền để chứng minh tình hình tài chính).
» Bản sao giấy chứng nhận đầu tư/giấy phép đầu tư (nếu là tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài).
» Giấy giới thiệu, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và người được ủy
38
° Trên cơ sở có tài sản bảo đảm:
» Bản sao Quyết định thành lập doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh(hành nghề) đối với doanh nghiệp (nếu có) (đối chiếu với bản gốc).
» Bản sao giấy chứng nhận đầu tư/giấy phép đầu tư (nếu là tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài).
» Giấy giới thiệu, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền kèm theo bản sao các quyết định bổ nhiệm và bản sao giấy CMND/hộ chiếu.
» Đơn đề nghị bảo lãnh phát hành thẻ có dấu và chữ ký của Giám đốc công ty/tổ chức hoặc người được công ty/tổ chức ủy quyền.
» Đơn đề nghị phong tỏa toàn bộ/một phần số dư trên tài khoản ký quỹ hoặc tài khoản tiền gửi mở tại VCB của công ty/tổ chức đề nghị phát hành thẻ.
Đối với thẻ cá nhân do công ty/tổ chức ủy quyền sử dụng + Các giấy tờ chứng minh năng lực pháp luật.
→ Đơn đề nghị phát hành thẻ của cá nhân do công ty/tổ chức uỷ quyền sử dụng có dấu và chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng của công ty/tổ chức hoặc người được công ty/tổ chức ủy quyền.
→ Hợp đồng sử dụng thẻ tín dụng (2 bản). → Hợp đồng bảo hiểm (nếu có).
→ Bản sao CMND hoặc hộ chiếu và chứng nhận cư trú của cá nhân được công ty/tổ chức ủy quyền sử dụng thẻ (xuất trình bản chính để đối chiếu).
→ Bản sao Visa thể hiện thời hạn lưu trú tại Việt Nam đối với người nước ngoài (xuất trình bản chính để đối chiếu).
+ Các giấy tờ chứng minh năng lực tài chính của tổ chức/công ty ủy quyền sử dụng thẻ:
Trường hơp 1: Phát hành thẻ trên cơ sở tín chấp
Tùy theo mức độ tín nhiệm của khách hàng đối với VCB Thanh Hóa mà các công ty/tổ chức đứng ra bảo lãnh phát hành thẻ phải cung cấp toàn bộ hoặc một số
các giấy tờ sau:
» Bản sao Quyết định thành lập doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh(hành nghề) đối với doanh nghiệp (nếu có) (đối chiếu với bản gốc).
» Báo cáo tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm gần nhất có thể (đã được kiểm toán hoặc xác nhận của bởi cấp có thẩm quyền để chứng minh tình hình tài chính).
» Bản sao giấy chứng nhận đầu tư/giấy phép đầu tư (nếu là tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài).
» Giấy giới thiệu, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền kèm theo bản sao các quyết định bổ nhiệm và bản sao giấy CMND/hộ chiếu.
Trường hợp 2: Phát hành thẻ trên cơ sở có tài sản bảo đảm
» Bản sao Quyết định thành lập doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh(hành nghề) đối với doanh nghiệp (nếu có) (đối chiếu với bản gốc).
» Bản sao giấy chứng nhận đầu tư/giấy phép đầu tư (nếu là tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài).
» Giấy giới thiệu, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền kèm theo bản sao các quyết định bổ nhiệm và bản sao giấy CMND/hộ chiếu.
» Đơn đề nghị phong tỏa toàn bộ/một phần số dư trên tài khoản ký quỹ hoặc tài khoản tiền gửi mở tại VCB của công ty/tổ chức đề nghị phát hành thẻ.
Bước 2: Thẩm định, xét duyệt hồ sơ và ký hợp đồng sử dụng thẻ tín dụng: Cán bộ nghiệp vụ thẻ tại VCB Thanh Hóa kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và đối chiếu với bản gốc các thông tin trên hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ do khách hàng khai báo.
Phối hợp với bộ phận cho vay tín dụng và các phòng ban liên quan (nếu cần) để xác minh thẩm định:
+ Tư cách pháp nhân của công ty/tổ chức.
+ Tình hình tài chính của công ty/tổ chức, cá nhân đề nghị phát hành thẻ. + Tham khảo, đối chiếu với những thông báo phòng ngừa rủi ro (nếu có)
40
của TTT hoặc các ngân hàng khác và các cơ quan hữu quan.
Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ phát hành thẻ, VCB Thanh Hóa ra quyết định chấp nhận hay từ chối hồ sơ phát hành thẻ của khách hàng.
VCB Thanh Hóa phải đảm bảo việc xét duyệt hồ sơ tuân thủ theo đúng quy định hiện hành về quản lý và cho vay tín dụng của VCB.
Căn cứ vào bộ hồ sơ phát hành thẻ đủ điều kiện, Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền tại VCB Thanh Hóa sẽ phê duyệt hạn mức tín dụng, loại, hạng và thời hạn hiệu lực của thẻ.
Phụ trách phòng nghiệp vụ tại VCB Thanh Hóa ký hợp đồng sử dụng thẻ với chủ thẻ theo quy định hiện hành về ủy quyền ký kết hợp đồng của VCB.
Giao giấy hẹn nhận thẻ cho khách hàng.
Bước 3: Phát hành, nhận thẻ và PIN từ TTT
Tương tự như phát hành thẻ ghi nợ.
Bước 4: VCB Thanh Hóa gửi thẻ cho chủ thẻ
Tương tự như phát hành thẻ ghi nợ.
f. Nghiệp vụ thanh toán thẻ:
* Quy trình thanh toán thẻ tín dụng quốc tế
Sơ đồ 2.3: Quy trình thanh toán thẻ Tín dụng quốc tế
Tại ĐVCNT (ĐVCNT)
Khi chủ thẻ xuất trình thẻ, ĐVCNT tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của thẻ, đốichiếu với danh sách thẻ cấm lưu hành, kiểm tra chứng minh thư hoặc hộ chiếu của khách hàng.
- Đưa qua máy đọc thẻ EDC, máy sẽ tự động cấp phép giao dịch. Nếu giá trị giao dịch lớn hơn hoặc bằng hạn mức thanh toán, ĐVCNT phải liên hệ với TTT để xin cấp phép.Các giao dịch ứng tiền mặt đều phải xin cấp phép tại VCB Thanh Hóa