Quy trình cho vay là các buớc mà NH quy định khi tiến hành cho vay đối với khách hàng. Quy trình cho vay giúp phân định rõ công việc, cách thức tiến hành giao dịch, chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho cả 2 bên. Xây dựng quy trình cho vay hợp lý là yếu tố nền tảng nâng cao hiệu quả cho vay. Quy trình cho vay chung đối với KHCN của NHTM gồm 6 buớc: Buớc 1: Thiết lập hồ sơ cho vay; Buớc 2: Phân tích cho vay; Buớc 3: Quyết định cho vay; Buớc 4: Giải ngân; Buớc 5: Giám sát
khoản vay và Bước 6: Thanh lý hợp đồng cho vay.
Bước 1: Thiết lập hồ sơ cho vay là bước đầu tiên trong quy trình cho vay KHCN, CBTD tiếp xúc khách hàng, phỏng vấn, trao đổi nắm bắt thông tin ban đầu, đánh giá sơ bộ để nắm bắt nhu cầu vay vốn của khách hàng. Khách hàng quan hệ tín dụng lần đầu: CBTD hướng dẫn khách hàng đăng ký những thông tin về khách hàng, điều kiện vay vốn và tư vấn việc thiết lập hồ sơ vay, bao gồm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ khoản vay, hồ sơ đảm bảo tiền vay. Đối với khách hàng đã có quan hệ tín dụng: CBTD kiểm tra các điều kiện vay, bộ hồ sơ vay, hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ vay.
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn: kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, hợp pháp và hợp lệ của hồ sơ do khách hàng cung cấp.
Hồ sơ cho vay của NH là tài liệu bằng văn bản, biểu hiện mối quan hệ tổng thể của NH với khách hàng xin vay. Hiệu quả của hoạt động cho vay phụ thuộc vào sự hoàn chỉnh, tính chính xác của hồ sơ cho vay. Lập hồ sơ cho vay là khâu căn bản đầu tiên của quy trình cho vay, nó được thực hiện ngay sau khi CBTD tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu vay vốn. Lập hồ sơ là khâu quan trọng vì nó là khâu thu nhập thông tin làm cơ sở để thực hiện các khâu sau, đặc biệt là khâu phân tích và ra quyết định vay.
Bước 2: Phân tích cho vay là quá trình đánh giá khách hàng về các điều kiện vay vốn và hoàn trả nợ vay, trên cơ sở đó NH sẽ đưa ra quyết định cho vay và giám sát khoản vay. Phân tích cho vay là phân tích khả năng hiện tại và tương lai của khách hàng về sử dụng vốn vay, khả năng hoàn trả và thu hồi vốn lãi. Mục đích của phân tích cho vay là tìm kiếm những tình huống có thể gây ra rủi ro cho NH và đưa ra các biện pháp hạn chế, khắc phục. Ngoài ra, phân tích cho vay còn để kiểm tra tính chân thực của hồ sơ vay vốn do khách hàng cung cấp, từ đó nhận định khả năng trả nợ của khách hàng. Các nguồn thông tin có thể xem xét gồm:
pháp nhân, đây là điều kiện tiên quyết để ngân hàng xem xét cho vay nhằm xác định trách nhiệm truớc pháp luật về việc hoàn trả nợ vay. Đối với các cá
nhân phải là những nguời có đầy đủ năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự, có hộ khẩu thuờng trú trên địa bàn với ngân hàng cho vay. Ngân hàng không chấp nhận cho vay những nguời nhu đang trong thời gian
chấp hành án, bị tòa án cấm kinh doanh, những nguời bị tâm thần.
Uy tín của khách hàng: Đây là yếu tố hết sức quan trọng mà ngân hàng cần phải đánh giá. Phần lớn các thông tin về KHCN đều đã đuợc NH biết đến. Đối với một KHCN cũ, những giao dịch truớc đó của NH với họ sẽ đua lại một luợng lớn thông tin về tính trung thực, các nguồn tài chính và năng lực của KHCN, thông tin về tính nghiêm túc trong việc thực hiện nghĩa vụ trả nợ, tính ổn định trong SXKD. Đối với KHCN mới, phần nhiều phụ thuộc vào sự giới thiệu, vào các khách hàng khác có quan hệ với KHCN đó, vào thông báo thực trạng từ NH khác.
Phân tích tình hình tài chính của khách hàng: KHCN có tiềm lực tài chính mạnh là cơ sở quan trọng đảm bảo tính tự chủ trong HĐKD, đảm bảo khả năng cạnh tranh trên thị truờng và đảm bảo khả năng hoàn trả các khoản nợ trong tuơng lai. Đây là căn cứ quan trọng để NH xem xét có cho vay hay không? Mức cho vay là bao nhiêu?
Thẩm định dự án đề nghị vốn vay: Khi tiếp nhận một hồ sơ vay vốn do KHCN gửi tới, đặc biệt là KHCN mới có quan hệ với ngân hàng CBTD phải điều tra phân tích kỹ luỡng những thông tin do KHCN cung cấp.
Thẩm định đảm bảo nợ vay: Để đảm bảo an toàn vốn vay đòi hỏi KHCN khi vay vốn phải đảm bảo nợ vay duới hình thức thế chấp, cầm cố tài sản hoặc bảo lãnh của nguời thứ ba. CBTD phải thẩm định về điều kiện tài sản để thế chấp, cầm cố. Bên cạnh đó còn phải thẩm định nguời bảo lãnh có đủ điều kiện để bảo lãnh hay không.
phạm sai lầm như quyết định chấp thuận cho vay đối với một khách hàng không tốt, hay từ chối cho vay đối với một khách hàng tốt. Cả hai loại sai lầm
này đều dẫn đến thiệt hại cho ngân hàng. Loại sai lầm thứ nhất dễ dẫn đến thiệt hại do nợ quá hạn hoặc nợ không thể thu hồi, tức là thiệt hại về tài chính.
Loại sai lầm thứ hai dễ dẫn đến thiệt hại về uy tín và mất cơ hội cho vay. Nhằm hạn chế sai lầm, trong khâu quyết định tín dụng, ngân hàng phải chú trọng: thu thập thông tin và xử lý thông tin một cách đầy đủ và chính xác làm cơ sở để ra quyết định; trao quyền quyết định cho một Hội đồng tín dụng hoặc những người có năng lực phân tích và phán quyết.
Trên cơ sở quyết định của Hội đồng thẩm định, CBTD có trách nhiệm thông báo cho khách hàng về quyết định cho vay hoặc từ chối cho vay đối với khách hàng. Sau khi ra quyết định tín dụng, kết quả có thể là chấp thuận hoặc từ chối cho vay, tùy vào kết quả phân tích và thẩm định ở khâu trước. Nếu chấp thuận cho vay, CBTD sẽ hướng dẫn khách hàng ký kết HĐTD và làm tiếp các bước tiếp theo. Nếu từ chối vay, NH có văn bản trả lời và giải thích lý do cho khách hàng.
Bước 4: Giải ngân. Sau khi HĐTD được ký, giải ngân là việc ngân hàng phát tiền vay cho KHCN trên cơ sở mức tín dụng cam kết trong hợp đồng. Tuy là khâu tiếp theo sau của quyết định tín dụng, nhưng giải ngân cũng là khâu quan trọng vì nó góp phần phát hiện và chấn chỉnh kịp thời nếu có sai sót ở các khâu trước. Nguyên tắc giải ngân là luôn luôn gắn liền vận động tiền tệ với vận động hàng hóa hoặc dịch vụ đối ứng nhằm đảm bảo khả năng thu hồi nợ. Tuy vậy, giải ngân phải đảm bảo thuận lợi, tránh gây khó khăn và phiền hà cho khách hàng.
Bước 5: Giám sát khoản vay. Giám sát khoản vay nhằm đảm bảo số tiền cho vay được sử dụng đúng mục đích, đúng tiến độ, quá trình SXKD diễn ra thuận lợi hay không, có dấu hiệu lừa đảo hay làm ăn thua lỗ hay không... thông tin phản ánh chiều hướng tốt chứng tỏ khoản vay được đảm bảo. Ngược
lại, nếu có bất kì dấu hiệu tiêu cực nào thì NH có quyền thu hồi nợ truớc ngắn hạn, ngừng giải ngân. Ngoài ra, NH có thể yêu cầu KHCN bổ sung thêm TSĐB, giảm số tiền cho vay khi thấy cần thiết để đảm bảo an toàn tín dụng. Giám sát khoản vay giúp NH kịp thời đua ra các biện pháp xử lý nếu có dấu hiệu tiêu cực nhằm giảm thiểu rủi ro.
Bước 6: Thanh lý hợp đồng cho vay. Các khoản vay khi đến hạn hoặc khi KHCN vi phạm hợp đồng thì NH sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng.
Thu nợ: NH thu nợ KHCN theo cam kết hợp đồng cho vay. Tùy tính chất của khoản vay và tình hình khách hàng, hai bên thỏa thuận và lựa chọn một trong các hình thức thu nợ. Nếu đến hạn trả nợ mà KHCN không có khả năng trả nợ thì NH xem xét gia hạn nợ hoặc chuyển sang nợ quá hạn và có biện pháp xử lý. Nếu khách hàng sử dụng sai mục đích NH thu hồi nợ truớc hạn. Nếu không đủ tiền để thu nợ truớc hạn thì NH sẽ chuyển nợ quá hạn.
Tái xét hợp đồng cho vay: Việc tái xét hợp đồng cho vay thực chất là tiến hành phân tích khoản vay trong điều kiện vay đã đuợc cấp nhằm mục tiêu đánh giá chất luợng tín dụng, phát hiện rủi ro để có huớng xử lý kịp thời.
Thanh lý hợp đồng: Nếu thời hạn HĐTD của KHCN đã hoàn tất nghĩa vụ trả nợ gốc, lãi thì NH và khách hàng thanh lý hợp đồng, giải chấp tài sản và luu hồ sơ vay vốn vào kho luu trữ. Trong truờng hợp này, NH và khách hàng thanh lý HĐTD mặc nhiên. Trong truờng hợp NH phát hiện khách hàng vi phạm nghiêm trọng cam kết HĐTD, có thể ảnh huởng khả năng thu hồi vốn, NH đề nghị và tiến hành thanh lý HĐTD bắt buộc.