1.4.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập
1.4.2 Diễn giải quy trình
Bước 1: Sau khi ký hợp đồng giao nhận, người nhận hàng sẽ cung cấp cho công ty giao nhận một bộ hồ sơ gốc gồm: Bill of lading, Packing list, Commercial invoice, Certificate of origin, Contract.
Bước 2: Người giao nhận kiểm tra, ký nhận chứng từ, photo ra nhiều bản, tùy theo tính chất công việc mà chứng nhận sao y.
Bước 3: Sau khi nhận được: “giấy báo hàng đến” hay “thông báo hàng đến”; Người nhận hàng sẽ gởi thông báo này cho người giao nhận. Gần đến ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc hoặc vận đơn surrender và giấy giới thiệu đến văn phòng đại diện của hãng tàu để lấy D/O. Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký xác nhận đã nhận lệnh D/O cho hãng tàu. Trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu.
Khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lại lệnh giao hàng với vận đơn (bản sao) ngay khi còn ở đại lý hãng tàu. Đặc biệt người giao nhận phải chú ý hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container để làm thủ tục nhận hàng tránh tình trạng D/O quá hạn lấy hàng.
Bước 4: Nhân viên giao nhận cần tiếp tục chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan, bộ hồ sơ gồm những chứng từ và sắp xếp thứ tự như sau:
1. Phiếu tiếp nhận hồ sơ (1 bản)
2. Tờ khai hải quan, phụ lục tờ khai (nếu có trên 3 mặt hàng), tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khi có C/O hưởng chế độ ưu đãi thuế quan (2 bản)
3. Phiếu tiếp nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan (1 bản)
4. Giấy giới thiệu (1 bản chính)
6. Hóa đơn thương mại (1 bản chính)
7. Packing list (1 bản chính)
8. Bill of lading (1 bản copy)
9. C/O (1 bản gốc)
10. Các công văn, giấy tờ khác. Ví dụ: Giấy phép nhập khẩu, Giấy cam kết hàng hoá là thiết bị đồng bộ, đăng ký làm thủ tục ngoài giờ v.v…
Bước 5: Sau khi bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan đã hoàn chỉnh nhân viên giao nhận tới hải quan cửa khẩu khu vực, nộp bộ hồ sơ tại phòng đăng ký tiếp nhận hồ sơ. Sau khi cán bộ tiếp nhận bộ hồ sơ, kiểm tra và tính thuế nhập khẩu của lô hàng; nếu không có vấn đề thì ký tên, đóng dấu họ tên vào góc phải trên đầu của tờ khai ở ô: “cán bộ đăng ký” và đóng dấu họ và tên lên tất cả các giấy tờ, mỗi chứng từ là một con dấu.
Bước 6 : Nhân viên giao nhận đến bảng phân công kiểm hóa để biết cán bộ kiểm hóa nào sẽ kiểm tra lô hàng. Nhân viên giao nhận liên hệ kiểm hóa viên đến kiểm tra hàng hóa.
Nếu là hàng nguyên container thì nhân viên giao nhận ra bãi tìm vị trí container, liên hệ phòng điều độ trình D/O, yêu cầu đóng dấu: “cắt seal” và hạ container (nếu cần) để kiểm hóa viên kiểm tra hàng. Công việc cắt seal có thể diễn ra trước hoặc ngay khi kiểm hóa viên có mặt trước container chứa hàng. Kiểm hóa viên sẽ kiểm tra tên hàng, số lượng, tình trạng hàng hóa có đúng như trên tờ khai hay không.
Nếu là hàng lẻ thì nhân viên giao nhận vào kho CFS gặp thủ kho trình D/O yêu cầu biết vị trí hàng để kiểm hóa, hải quan bắt đầu kiểm tra hàng. Khi kiểm hóa viên không xác định được rõ ràng tên hàng, mục đích sử dụng của lô hàng, sẽ cho ra phiếu trưng cầu giám định. Tùy theo yêu cầu của kiểm hóa viên mà vấn đề cần giám định sẽ khác nhau. Nhân viên giao nhận có thể thỏa thuận
với kiểm hóa viên chọn cơ quan giám định theo ý riêng của mình. Sau khi nhận phiếu trưng cầu giám định, nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với bộ hồ sơ yêu cầu giám định của chủ hàng nộp cho giám định viên của cơ quan giám định như đã được đề cập trong phiếu trưng cầu giám định. Bộ hồ sơ yêu cầu giám định của chủ hàng gồm:
Giấy yêu cầu giám định – 1 bản chính
Packing list – 1 bản copy
Bill of lading – 1 bản copy
Commercial invoice – 1 bản copy
Giám định viên tiếp nhận và ký tên vào biên bản giao nhận chứng từ do nhân viên giao nhận trình ra để làm bằng chứng là đã giao chứng từ. Đồng thời giám định viên sẽ ra “phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định” gởi lại nhân viên giao nhận.
Nhân viên giao nhận cầm phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định cùng với công văn xin giải tỏa hàng khi chờ kết quả giám định nộp cho kiểm hóa viên, sau đó nhân viên giao nhận cần liên lạc với giám định viên để lấy chứng thư giám định nộp cho kiểm hóa viên. Kiểm hóa viên sẽ điền kết quả kiểm tra vào tờ khai, ký tên, đóng dấu họ và tên tại phần kết quả kiểm tra.
Bước 7: Bộ hồ sơ sẽ chuyển qua đội thuế để tính lại thuế và ra thông báo thuế, thường thì hàng nhập khẩu chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu, tùy theo loại hàng nhập về chịu thuế hay không chịu thuế mà việc tính lại thuế và ra thông báo thuế có hoặc không có.
Bước 8 : Cuối cùng bộ hồ sơ sẽ được chuyển lên lãnh đạo chi cục để phúc tập hồ sơ. Nhân viên giao nhận nộp phiếu tiếp nhận tại bộ phận trả tờ khai để lấy tờ khai đã thông quan, đóng lệ phí hải quan và thuế (nếu có) nhận lấy tờ khai đã thông quan. Nhân viên giao nhận cần chuẩn bị lấy hàng về giao cho người nhận.
Bước 9a: Nhân viên giao nhận điều xe ra bãi container. Sau đó vào đại lý hãng tàu trình D/O, yêu cầu lấy nguyên container về hay rút ruột tại bãi, đại lý hãng tàu sẽ thu tiền cược container, ra biên lai cược đồng thời đóng dấu vào D/O là “lấy nguyên container” hay “rút ruột tại bãi” và dấu của đại lý hãng tàu.
Bước 10a: Nhân viên giao nhận đem D/O đó vào thương vụ, xin rút ruột tại bãi hoặc đem container về. Thương vụ sẽ thu tiền và ra hóa đơn. Nếu doanh nghiệp đem container về thì trình hóa đơn cho phòng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container.
Bước 11a: Nhân viên giao nhận đem phiếu EIR, tờ khai hải quan (gốc + photo), lệnh giao hàng đến đối chiếu và thanh lý tại hải quan cổng.
Bước 12a: Nhân viên giao nhận giao phiếu EIR cho tài xế lấy hàng về kho.
+ Nếu là hàng lẻ (LCL):
Bước 9b: Nhân viên giao nhận chuẩn bị xe vào kho CFS và thông tin cho người nhận ngày giờ dự tính sẽ giao hàng. Trong khi chờ xe vào kho, nhân viên giao nhận tới thương vụ trình D/O, yêu cầu giao hàng CFS.
Bước 10b: Sau đó nhân viên giao nhận cầm phiếu xuất kho vào kho CFS trình cho thủ kho.
Bước 11b : Tiến hành bốc hàng lên xe, thủ kho giữ một bản, còn hai phiếu xuất kho nhân viên giao nhận giữ lại.
Bước 12b Nhân viên giao nhận cầm hai phiếu xuất kho cùng với một D/O và tờ khai ra hải quan cổng đăng ký thanh lý hàng, hải quan cổng đóng dấu vào hai phiếu xuất kho. Nhân viên giao nhận đưa bản màu hồng cho chủ xe, để khi ra cổng chủ xe đưa lại chi hải quan cổng, lúc này xe mới được phép ra cổng, còn bản còn lại nhân viên giao nhận giữ.
Bước 13: Nếu đem container về thì sau khi dỡ hàng, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi mà trên phiếu cược cont đã đề cập, nơi này sẽ giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền và cấp lại một phiếu thể hiện tình trạng
container (sạch, không hư hỏng v.v…) Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với giấy cược container lại đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cược container.
Bước 14: Sau đó cần trình lại với lãnh đạo phòng giao nhận để doanh nghiệp hoạch toán giao dịch. Thường thì ngoài những chi phí hợp pháp có hóa đơn chứng từ thu, còn xuất hiện những chi phí phụ, tất cả những loại phí này đều được doanh nghiệp khoán cho nhân viên giao nhận.
Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH LÊ ĐOÀN
2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Lê Đoàn 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Năm 1997 Lê Đoàn là một cửa hàng chuyên cung cấp các phụ tùng công nghiệp, bảo trì và sửa chữa trong các ngành công nghiệp sản xuất xi măng và giấy.
Cửa hàng Lê Đoàn đã chính thức chuyển đổi thành Công ty TNHH Lê Đoàn và đi vào hoạt động kể từ ngày 01/12/2001với tên giao dịch: “LE DOAN CO., LTD.” hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0302449641 được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp ngày 21/11/2001.
Địa chỉ: 266 Võ Văn Ngân, Phường Bình Thọ, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh.
Tel: (84) 8 54093604 Fax: (84) 8 54091510
Email: ledoan@ledoan-irp.com
Với vốn điều lệ ban đầu: 2.500.000.000 đồng.
Năm 2006: Sau nhiều năm kinh nghiệm, cùng với sự tín nhiệm của khách hàng, sự ủng hộ của các đối tác trong và ngoài nước công ty TNHH Lê Đoàn mở rộng kinh doanh chuyên về các sản phẩm phục vụ việc sửa chữa và chống mòn trong công nghiệp, sản xuất thiết bị phụ tùng công nghiệp.
Năm 2008: Công ty TNHH Lê Đoàn chính thức trở thành đại lý của các nhà sản xuất nước ngoài như Devcon, Rema Tip Top, Welding Alloys, Carboweld, Seal Xpert, …
Năm 2009: Văn phòng trụ sở giao dịch chính được ra mắt tại địa chỉ số 9, đường số 6, phường Hiệp Phú, quận 9, Tp. Hồ Chí Minh, nơi sản xuất trước đó. Ngoài sản xuất, địa điểm này sẽ tư vấn về các dịch vụ sửa chữa của công ty đồng thời đây cũng là cửa hàng kinh doanh máy móc, thiết bị và phụ tùng máy.
Năm 2010: Phát triển sản xuất mạnh nhóm hàng thuộc ngành thiết bị, dụng cụ thể dục thể thao và khai trương cửa hàng kinh doanh dụng cụ thể thao tại trụ sở 266 Võ Văn Ngân, Phường Bình Thọ, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh.
Năm 2011: Công ty thành công trong cả việc sản xuất lẫn kinh doanh, tổng doanh thu và lợi nhuận đề tăng theo chiều hướng tốt. Chính thức cung cấp thông tin tư vấn về sản phẩm - dịch vụ qua Internet.
Năm 2012: Công ty TNHH Lê Đoàn cấu trúc lại bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Công ty tổ chức đào tạo và nâng cao tay nghề cũng như thái độ phục vụ chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên trong công tác bảo trì, sửa chữa và bán hàng.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ công ty
Chức năng: Công ty TNHH Lê Đoàn hoạt động trong các lĩnh vực gồm: Mua bán máy móc thiết bị, vật tư, phụ tùng công nghiệp.
Sản xuất phụ tùng công nghiệp.
Mua bán, sản xuất trang thiết bị, dụng cụ thể dục thể thao.
Dịch vụ sửa chữa, lắp đặt, bảo trì máy móc thiết bị, chuyên cung cấp các giải pháp và sản phẩm phục vụ chống mòn, sửa chữa các khuyết tật kim loại và sửa chữa băng tải cao su. Các sản phẩm bao gồm:
a) Sản phẩm chống mòn:
Tấm thép lưỡng kim (60-62 HRC); EPOXY pha hạt gốm.
Que hàn và dây hàn; Vữa chống mòn.
b) Sản phẩm sửa chữa chung:
Keo Epoxypha bột kim loại độ bám dính cao dùng sửa chữa thiết bị.
Keo dán cao su, miếng vá, băng vá phục vụ sửa chữa băng tải cao su.
Băng quấn sửa chữa rò rỉ của đường ống dẫn chất lỏng và khí.
Nhiệm vụ: Hoạt động đúng ngành nghề đăng ký kinh doanh, tuân thủ theo pháp luật, hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế vào Ngân sách và các nghĩa vụ khác theo quy định của Nhà nước.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý
(Nguồn: P. Kế toán tài chính)
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Lê Đoàn
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban trong công ty:
Ban Giám Đốc: Đại diện và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình kinh doanh của công ty.
Phòng Nhân sự - Tổng hợp:
- Tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ và theo dõi tình hình nhân sự công ty.
- Cung ứng vật tư thiết bị sản xuất cho các bộ phận.
Phòng Kế Toán - Tài Chính:
- Kiểm tra tình hình tài chính công ty, báo cáo với cơ quan nhà nước.
- Thu chi hàng ngày đối với nhà cung cấp, các đơn vị vận chuyển…
- Lập báo cáo kết quả kinh doanh để trình lên Ban Giám Đốc.
Phòng Kế hoạch - Kinh Doanh:
- Lên kế hoạch cho các phòng ban. Tổ chức giao nhận hàng hóa.
- Cập nhật chính sách về giá, báo giá khách hàng và báo cáo doanh thu.
- Tìm kiếm nhà cung cấp, soạn thảo tiến hành ký kết hợp đồng thương mại.
Phòng Kỹ thuật – Sản xuất:
- Chịu trách nhiệm về quy trình - tiến độ sản xuất.
- Tư vấn chi tiết về các sản phẩm và dịch vụ công ty cung cấp.
- Xếp dỡ hàng hóa. Tổ chức bảo quản, phân loại và giao nhận hàng hóa.
2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010-2012
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2010- 2012
ĐVT: Triệu đồng Stt CHỈ TIÊU Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 So sánh 2011 với 2010 So sánh 2012 với 2011 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) 1 Doanh thu bán hàng và CCDV 2.238 2.934 3.701 696 31,10 767 26,14 2 Giá vốn hàng bán 892 1.408 1.968 516 57,85 560 39,70 3 Lợi nhuận gộp 1.126 1.525 1.968 180 13,37 207 13,56
5 Chi phí tài chính 41 58 79 17 41,46 21 36,21
6 Chi phí bán hàng 793 845 886 52 6,56 41 4,85
7 Chi phí QLDN 172 218 256 46 26,74 38 17,43
8 Lợi nhuận hoạt động
kinh doanh 452 583 765 131 28,98 182 31,22
9 Thu nhập khác 94 122 189 28 29,79 67 54,9
10 Chi phí khác 56 80 131 24 42,86 51 63,75
11 Lợi nhuận khác 38 42 58 4 10,53 16 38,10
12 Lợi nhuận trước thuế 490 625 823 135 27,55 198,0 31,68
13 Thuế TNDN 137,2 175,0 230,4 57,8 27,55 55,4 31,68
14 Lợi nhuận sau thuế 352,8 450,0 592,6 97,2 27,55 142,6 31,68
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính)
Bảng số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh trên cho thấy
Năm 2010: Tổng doanh thu cả năm của công ty đạt 2.238 triệu đồng. Lợi nhuận sau thuế trong năm 2010 đạt 352 triệu đồng. Năm 2011: Tổng doanh thu cả năm của công ty đạt 2.934 triệu đồng.
Lợi nhuận sau thuế trong năm 2011 đạt 450 triệu đồng. Năm 2012: Tổng doanh thu cả năm của công ty đạt 3.701 triệu đồng.
Lợi nhuận trước thuế trong năm 2012 đạt 592,6 triệu đồng. Theo sơ kết 6 tháng đầu năm 2013 tổng doanh thu của toàn công ty đạt 2.604,3 triệu đồng, lợi nhuận trước thuế đạt 398,5 triệu đồng.
Như vậy tốc độ tăng trưởng qua các năm khá tốt. Tốc độ tăng trưởng doanh thu năm 2011 so với 2010 là 31,10% và tiếp tục tăng 26,14% vào năm 2012 mặc dù 2012 là một năm khó khăn về tài chính. Tương tự lợi nhuận sau thuế cũng tăng ổn định: năm 2011 so với 2010 tăng 27,55% và tiếp tục tăng 31,68% vào năm 2012.
Doanh thu 6 tháng đầu năm 2013 đạt chỉ tiêu so với kế hoạch năm là tăng 40% so với 2012. Tuy nhiên lợi nhuận chưa đạt chỉ tiêu chỉ đạt 95% so với kế hoạch dự kiến. Nhưng kết quả này cũng cho thấy sự nỗ lực của công ty trong năm 2013 luôn đi sát kế hoạch và không ngừng đẩy mạnh kinh doanh.
Đối với loại hình công ty dịch vụ thì duy trì tốt khách hàng là rất cần thiết, vì