2.3.1 Sơ đồ quy trình nhận hàng nguyên container
2.3.2 Diễn giải quy trình nhận hàng nguyên container
- Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
Nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra chứng từ của một cách nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số cont và số seal, chi tiết hàng hóa.
Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên giao nhận có nhiệm vụ báo cho công ty để kịp thời bổ sung và điều chỉnh gấp. Trường hợp công ty bổ sung chứng từ không kịp thời thì phải tốn thêm về các khoản chi phí điều chỉnh.
- Bước 2: Lấy lệnh giao hàng D/O từ đại lý tàu
Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày công ty sẽ nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu. Dựa vào số vận đơn trên giấy báo để lấy lệnh cũng như đóng các khoản phí liên quan.
Nhân viên giao nhận thực hiện việc đi đổi lệnh phải cầm giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hoá đơn để lấy lệnh. Đối với hàng FCL thì công ty sẽ đóng tiền cược container và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu khi có nhu cầu. Tùy mỗi hãng tàu mà phí mượn cont có hoặc không, nhiều hay ít.
- Bước 3: Thông quan hàng hóa nhập khẩu
Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan gồm:
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho công ty, 1 bản dành cho hải quan lưu)
+ Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính + Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính + Giấy giới thiệu của công ty: 1 bản chính + Vận đơn (B/L): 1 bản photo của hãng tàu Khai báo hải quan điện tử
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS_EX4 để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Luồng hàng hóa nhập khẩu có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ. Và quy trình thông quan sẽ chia làm 2 trường hợp sau:
Trường hợp 1: Nhập miễn kiểm đối với phân luồng xanh và vàng
Mở tờ khai Hải quan: Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng. Nhân viên giao nhận đến hải quan mở tờ khai xác nhận công ty có nợ thuế, bị phạt chậm nộp thuế hay không đóng thuế. Nếu không vi pham thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra. Các chứng từ phải nộp:
+ Báo cáo thông tin thuế.
+ Tờ khai Hải quan nhập khẩu (2 bản chính) + Hợp đồng mua bán (1 bản sao y bản chính) + Hóa đơn thương mại (1 bản chính)
+ Vận đơn đường biển (sao y) + Packing list (1bản chính). + Giấy giới thiệu của công ty.
Nếu doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó, sao y biên nhận nộp thuế nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ và dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế. Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
Tính giá thuế: Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không. Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận. Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
Trả tờ khai Hải quan: Sau khi kiểm tra và đóng dấu Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai. Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai để nhận hàng. Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai Hải quan và Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ.
Trường hợp 2: Hàng hóa nhập khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)
Mở tờ khai Hải quan (tương tự trường hợp 1)
Tính giá thuế (tương tự trường hợp 1)
Kiểm hóa: Nhân viên giao nhận xem bảng phân công kiểm hóa để liên lạc với cán bộ Hải quan kiểm hóa. Sau đó đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cho container và mua seal cho container. Tiếp theo, nhân viên giao nhận xuống bãi (liên hệ phòng điều độ) làm giấy yêu cầu cắt seal và hạ cont nếu cần, kêu công nhân đến cắt seal (có sự giám sát hoặc sự đồng ý của hải quan kiểm hóa). Đồng thời, liên lạc với Hải quan kiểm hóa xuống bãi kiểm tra hàng hóa theo mức độ Hải quan yêu cầu. Sau khi kiểm hóa hoàn tất, nhân viên giao nhận bấm seal cho container lại.
Trả tờ khai Hải quan: Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan. Nhân viên giao nhận tờ khai để nhận hàng. Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai Hải quan, phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ, phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa.
- Bước 4: Nhận hàng
Xuất phiếu EIR: Nhân viên giao nhận đến thương vụ nộp D/O (có dấu của Hãng tàu) và đóng tiền nâng/hạ, lưu container để xuất phiếu EIR. Đối chiếu Manifest: xác nhận hàng nhập khẩu có trong thực tế dỡ của tàu và hải quan đóng dấu. Sau đó nhân viên giao nhận chỉ cần lấy phiếu EIR đi nhận hàng. Hồ sơ đối chiếu Manifest gồm: Tờ khai hải quan (1 bản chính); Phiếu EIR; Bộ lệnh D/O (1 bản chính)
Thanh lý hải quan cổng: Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ gồm: Lệnh giao hàng; Phiếu EIR; Tờ khai Hải quan (bản chính và copy)
Hải quan sẽ vào sổ về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai và phiếu EIR. Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai Hải quan (bản chính) và phiếu EIR.
- Bước 5: Giao hàng
Đến đây coi như quy trình thông quan hàng hóa và các thủ tục liên quan của nhân viên giao nhận để nhập khẩu hàng hóa đã xong, tiếp theo nhân viên giao nhận sẽ đưa phiếu EIR để tài xế xe sẽ có nhiệm vụ lấy hàng từ cảng và giao về cho công ty.
- Bước 6: Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho công ty xong thì người giao nhận phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, trao trả chứng từ cho công ty lưu lại một bộ. Đồng thời kèm theo đó là 1 bản kê các khoản phí mà công ty đã nộp cho
hãng tàu, các đối tác có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… để trình Giám đốc và hạch toán lại với công ty.
2.3.3 Nhận xét về quy trình nhận hàng nguyên container của công tyTNHH Lê Đoàn TNHH Lê Đoàn
Ưu điểm trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên container.
Đảm bảo đầy đủ các bước theo đúng quy trình thủ tục hải quan. Các chứng từ được cung cấp nhanh chóng do đối tác quen.
Nếu miễn kiểm hóa, việc nhận hàng diễn ra nhanh chóng, không bị mất mát hàng hóa.
Việc hạch toán gọn nhẹ, ít tốn chi phí do chính công ty thực hiện giao nhận hàng nhập khẩu mình kinh doanh.
Những tồn tại trong thực hiện quytrình nhập khẩu hàng nguyên container.
Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ chưa kỹ
Công ty không chuyên về các dịch vụ giao nhận, chỉ thực hiện giao nhận hàng nhập về để kinh doanh. Do đó, sẽ khó tránh khỏi những sai sót và phát sinh những chi phí trong quá trình thực hiện.
Quá trình từ khâu chuẩn bị chứng từ đến khi nhận hàng về công ty còn diễn ra chậm do nhân viên giao nhận vừa phải lo kiểm tra chứng từ vừa phải đi làm thủ tục hải quan.
Công việc của giao nhận hàng hóa chủ yếu làm về chứng từ, đòi hỏi nhân viên có kỹ năng về ngoại ngữ và nghiệp vụ ngoại thương thật vững. Tuy nhiên hiện tại việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ tại công ty không kỹ nên còn gặp nhiều vấn đề sai xót chứng từ, gây khó khăn trong quá trình khai báo hải quan dẫn đến mất thời gian và phát sinh thêm chi phí nhận hàng.
Bất cẩn khi nhận lệnh giao hàng
Việc đi nhận lệnh giao hàng đòi hỏi nhân viên phải am hiểu rõ nội dung của D/O để kiểm tra thông tin được chính xác. Nhưng hiện tại công ty không chú trọng trong công tác này, thường có thể cử bất kỳ nhân viên nào trong công ty đi nhận lệnh mặc dù không có kỹ năng nghiệp vụ về ngoại thương. Do đó, việc kiểm tra thông tin trên lệnh giao hàng thường không được thực hiện hoặc nếu có thực hiện kiểm tra cũng sơ sài không được đầy đủ.
Nếu có những sai xót về thông tin của lô hàng trên D/O mà nhân viên đi nhận lệnh giao hàng không kiểm tra được thì công ty sẽ mất thời gian và công sức trong việc liên hệ lại với hãng tàu để chỉnh sửa. Trường hợp hãng tàu thiếu hợp tác trong việc chỉnh sửa sai xót này, công ty có thể bị chậm tiến độ nhận hàng thậm chí không nhận được hàng do những bất cẩn trên.
Sai xót khi đăng ký tờ khai hải quan điện tử
Việc áp mã HS, mã tính thuế và tính thuế cho hàng hóa nhập khẩu tại công ty còn gặp phải sai xót. Khi áp mã thuế sai thì sẽ tính sai thuế phải nộp. Lúc này, cán bộ Hải quan sẽ phải áp mã lại và mời doanh nghiệp đến để tham vấn giá và phải chỉnh sửa tờ khai thậm chí trong một số trường hợp doanh nghiệp có thể bị phạt do việc áp mã sai, điều này sẽ làm mất nhiều thời gian để đăng ký tờ khai bổ sung nhằm hoàn tất việc thông quan hàng hóa.
Nhân viên giao nhận đảm nhận việc khai báo hải quan cần am hiểu rõ những nội dung, vấn đề có liên quan vì khi xem xét tính hợp lệ của bộ hồ sơ công chức hải quan tiếp nhận có thể không rõ một vài điểm và yêu cầu nhân viên giao nhận phải giải thích thì lúc đó nhờ có nắm bắt rõ được hồ sơ thì nhân viên giao nhận mới có thể đưa ra những giải thích thuyết phục được. Ngoài việc nắm bắt nội dung của bộ hồ sơ, nhân viên giao nhận cũng cần phải biết được những quy định của Hải quan hay Bộ ngành liên quan có hướng dẫn về hàng hóa mà doanh nghiệp đang làm thủ tục để có thể làm theo đúng yêu cầu. Hiện tại, công ty thực hiện việc khai báo hải quan theo quán tính do đội ngũ cán bộ nhân viên trong lĩnh vực này còn hạn chế. Tình trạng này nếu không được khắc phục về lâu dài có thể làm gián đoạn
quá trình thông quan hàng hóa, gây ra việc ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng về và trì trệ việc kinh doanh của công ty (nhất là đối với những đơn hàng gấp mà công ty nhập về đề giao ngay cho khách hàng).
Mất phí cược cont
Trường hợp mượn container, trong quá trình vận chuyển hàng hóa về kho riêng, phải cẩn thận để tránh làm hư hại container. Nếu container bị hư hỏng phải sửa chữa thì tiền chi phí sửa chữa container sẽ bị trừ vào phí cược cont mà công ty đã cược tại hãng tàu.
Sau khi rút hàng khỏi cont, công ty phải tiến hành trả cont rỗng cho hãng tàu theo đúng quy định để nhận lại tiền cược cont, nếu không làm đúng theo cam kết có thể công ty sẽ mất khoản tiền cược cont này.
Hiện tại công ty không có xe chuyên chở hàng nguyên container. Toàn bộ những lô hàng nhập khẩu nguyên container khi kéo hàng về kho công ty đều phải thuê dịch vụ cho thuê phương tiên vận tải bên ngoài. Việc vận chuyển container về kho công ty và trả cont rỗng phụ thuộc khá nhiều vào bên cung cấp dịch vụ cho thuê phương tiện. Do đó công ty có thể mất phí cược cont nếu có hư hỏng container trong quá trình vận chuyển hàng hóa hoặc trả rỗng không đúng thời hạn.
Kiểm hóa mất nhiều thời gian và chi phí
Tờ khai hải quan phải qua nhiều khâu, trong một số trường hợp doanh nghiệp khai hàng hóa không đầy đủ, không rõ ràng hoặc không chính xác để hải quan áp dụng thuế; Để xác định rõ tờ khai sẽ bị chuyển qua luồng đỏ để kiểm tra. Sau khi kiểm tra, xác định được mức thuế phải áp dụng, sau khi đóng thuế xong, thì đã mất quá nhiều thời gian, theo đó là phát sinh thêm các khoản phí khác.
Quy trình chuyển container từ bãi trung tâm ra bãi kiểm hóa sẽ do bộ phận điều độ thực hiện. Ở một số cảng việc chuyển bãi kiểm hóa cũng có thể gặp rắc rối do số chuyến tàu đổ về nhiều nên cũng có thể mất nhiều thời gian. Chính vì điều đó, nhân viên giao nhận của công ty nếu không có mối liên hệ tốt với công chức Hải Quan kiểm hóa để xin được kiểm ngay tại bãi trung tâm khi có vị trí thuận lợi sẽ tốn nhiều chi phí cho việc phạt lưu bãi, lưu cont,…
Sau khi kiểm hóa nhân viên giao nhận nếu không mua seal trước để bấm khóa hoặc bấm seal kịp thời các container đã kiểm sẽ dễ rơi vào tình trạng bị mất trộm hàng hóa mặc dù hệ thống an ninh cảng rất tốt.
Nhận và kiểm tra hàng chưa đạt hiệu quả
Việc kiểm tra hàng hóa nhập về thực tế so với chứng từ của công ty TNHH Lê Đoàn hiện nay chỉ được thực hiện qua loa chiếu lệ, thậm chí nhân viên giao nhận không kiểm tra. Việc này chủ yếu do nhân viên giao nhận chủ quan. Tình trạng chủ quan này có thể gây ra những tranh chấp phát sinh khó giải quyết về sau. Việc nhận hàng phụ thuộc vào thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng. Nếu như thời hạn D/O đã hết hiệu lực, nhân viên giao nhận muốn nhận hàng phải tiến hành gia hạn lệnh D /O sẽ tốn thêm chi phí gia hạn, các phí phạt lưu cont và thời gian nhận hàng không được đảm bảo, tiến độ nhận hàng bị chậm trễ.
Ngoài ra, hiện tại công ty chưa có xe chuyên dụng chở hàng container, nên việc kéo nguyên container về kho phải thuê phương tiện vận tải bên ngoài. Nếu công ty không có mối quan hệ làm ăn lâu dài với các dịch vụ uy tín, có thể hàng hóa sẽ bị thất thoát trong quá trình vận chuyển trên đường hoặc hàng về không đúng như lịch trình,...
Nộp thuế NK (nếu có)
Mở tờ khai Kiểm hóa
(đối với luồng đỏ) Trả tờ khai Hợp đồng mua bán
Hóa đơn thương mại Packing list
Bill of lading Giấy giới thiệu
Giấy nộp thuế vào NSNN Thông quan hàng hóa
tại chi cục hải quan Nhận và kiểm tra
chứng từ Tờ khai hải quan Giấy giới thiệu Hợp đồng mua bán Hóa đơn thương mại Packing list
Bill of lading Lấy lệnh giao hàng
(D/O) từ đại lý tàu
Giấy giới thiệu Thông báo hàng đến
Nhận hàng D/O
Phiếu EIR Tờ khai hải quan
Thanh lý hải quan
cổng Mang hàng về
Quyết toán, lưu hồ sơ
Tờ khai hải quan bản chính Phiếu EIR
Xuất phiếu EIR Đối chiếu hải quan kho Nhận hàng tại kho CFS
2.4 Quy trình nhập khẩu hàng lẻ
2.4.1 Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng lẻ
2.4.2 Diễn giải quy trình nhận hàng lẻ
- Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
(Tương tự đối với hàng FCL)
- Bước 2: Lấy lệnh giao hàng D/O từ đại lý tàu
(Tương tự đối với hàng FCL)
- Bước 3: Thông quan hàng hóa nhập khẩu
(Tương tự đối với hàng FCL)
- Bước 4: Nhận hàng
Xuất phiếu EIR: Nhân viên giao nhận đến phòng thương vụ (ở kho CFS) nộp D/O (có dấu giao thẳng của Hãng tàu) để nhân viên thương vụ xuất phiếu EIR.