Nội dung giải pháp:
Mỗi hãng tàu có những chế độ và cung cấp dịch vụ khác nhau. Cách tính phí cũng khác nhau. Công ty nên lưu ý đế chọn làm ăn lâu dài với hãng tàu uy tín.
Công ty lưu ý khi liên hệ hãng tàu để lấy lệnh giao hàng: Nếu điều kiện nhập hàng là EXW hoặc FOB ngoài các phí về chứng từ, bến bãi, bốc xếp, … Công ty sẽ phải đóng thêm một khoản phí mà hãng tàu thu hộ đó là cước vận tải hàng nhập.
Khi nhận lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận phải kiểm tra kỹ các thông tin trên D/O.
Thực hiện giải pháp:
Để thực hiện nội dung giải pháp trên, công ty cần đảm bảo các điều kiện sau: Xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu: để có nhiều thông tin về việc cung cấp dịch vụ và có thể so sánh giá cước dịch vụ của các hãng tàu. Muốn vậy, công ty cần tự tìm hiểu thêm thông tin về các hãng tàu, các dịch vụ cung cấp và giá cả để lựa chọn được hãng tàu uy tín và cung cấp dịch vụ tốt. Tạo thêm mối quan hệ với một số hãng tàu uy tín khác ngoài những hãng tàu đang giao dịch.
Bên cạnh đó công ty phải phân định rõ trách nhiệm rõ ràng giữa công ty và chủ tàu chuyên chở để khi xảy ra vấn đề gì thì sẽ có cơ sở để giải quyết và có kế hoạch thực hiện quản lý giám sát một cách hợp lý tránh xảy ra rủi ro, hư hỏng và mất mát hàng hóa.
Khi cử nhân viên đi nhận lệnh tại hãng tàu, công ty nên cử nhân viên am hiểu về nghiệp vụ giao nhận hoặc lưu ý cho nhân viên kiểm tra những thông tin cần thiết trên D/O so với vận đơn: đối chiếu thông tin về hàng hóa, tên tàu số chuyến,
thời gian hàng về, số cont, số seal,… so với vận đơn. Nếu việc kiểm tra này không đảm bảo cẩn thận có thể có sai xót trên D/O thì nhân viên giao nhận sẽ phải liên hệ hãng tàu điều chỉnh, công việc khai báo hải quan điện tử tại khu vực bị gián đoạn. Tiến độ giao nhận hàng hóa bị kéo dài.
Ngoài ra đối với những lô hàng nhập theo điều kiện EXW, FOB công ty cần lưu ý nhân viên nhận lệnh về việc photo hóa đơn thu hộ cước vận tải này và đóng dấu xác nhận của hãng tàu để bổ sung vào bộ hồ sơ đăng ký mở tở khai tại chi cục hải quan khu vực. Nếu không sẽ phải mất thời gian quay lại hãng tàu chỉnh sửa hoặc làm chứng từ bổ sung cho hải quan.
Hiệu quả mang lại từ giải pháp này:
Chọn được hãng tàu uy tín sẽ đảm bảo việc nhận hàng của công ty diễn ra đúng thời gian, có thể có được một mức giá cước ưu đãi thu hút khách hàng và giản lược được một số bước không cần thiết khi nhận chứng từ. Đồng thời công ty còn giảm thiểu được rủi ro sai xót trên lệnh giao hàng, tránh mất thời gian đi lại chỉnh sửa - gia hạn D/O hoặc tệ hơn là không nhận được hàng.
Kiểm soát được rủi ro đối với hàng hóa đặc biệt là những loại hàng hóa dễ bị hư hỏng do rút ngắn thời gian nhận hàng .
Giảm thiểu tình trạng mất mát hàng hóa trong quá trình vận chuyển hàng từ nước xuất khẩu về Việt Nam.
Tránh những thiếu xót trong hồ sơ mở tờ khai nhập khẩu, giảm thiểu tình trạng đi lại bổ sung giấy tờ trong việc khai hải quan. Việc thông quan hàng hóa đỡ mất thời gian và được liên tục.