- Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
Nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra chứng từ của một cách nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số cont và số seal, chi tiết hàng hóa.
Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên giao nhận có nhiệm vụ báo cho công ty để kịp thời bổ sung và điều chỉnh gấp. Trường hợp công ty bổ sung chứng từ không kịp thời thì phải tốn thêm về các khoản chi phí điều chỉnh.
- Bước 2: Lấy lệnh giao hàng D/O từ đại lý tàu
Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày công ty sẽ nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu. Dựa vào số vận đơn trên giấy báo để lấy lệnh cũng như đóng các khoản phí liên quan.
Nhân viên giao nhận thực hiện việc đi đổi lệnh phải cầm giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hoá đơn để lấy lệnh. Đối với hàng FCL thì công ty sẽ đóng tiền cược container và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu khi có nhu cầu. Tùy mỗi hãng tàu mà phí mượn cont có hoặc không, nhiều hay ít.
- Bước 3: Thông quan hàng hóa nhập khẩu
Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan gồm:
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho công ty, 1 bản dành cho hải quan lưu)
+ Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính + Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính + Giấy giới thiệu của công ty: 1 bản chính + Vận đơn (B/L): 1 bản photo của hãng tàu Khai báo hải quan điện tử
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS_EX4 để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Luồng hàng hóa nhập khẩu có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ. Và quy trình thông quan sẽ chia làm 2 trường hợp sau:
Trường hợp 1: Nhập miễn kiểm đối với phân luồng xanh và vàng
Mở tờ khai Hải quan: Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng. Nhân viên giao nhận đến hải quan mở tờ khai xác nhận công ty có nợ thuế, bị phạt chậm nộp thuế hay không đóng thuế. Nếu không vi pham thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra. Các chứng từ phải nộp:
+ Báo cáo thông tin thuế.
+ Tờ khai Hải quan nhập khẩu (2 bản chính) + Hợp đồng mua bán (1 bản sao y bản chính) + Hóa đơn thương mại (1 bản chính)
+ Vận đơn đường biển (sao y) + Packing list (1bản chính). + Giấy giới thiệu của công ty.
Nếu doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó, sao y biên nhận nộp thuế nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ và dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế. Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
Tính giá thuế: Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không. Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận. Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
Trả tờ khai Hải quan: Sau khi kiểm tra và đóng dấu Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai. Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai để nhận hàng. Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai Hải quan và Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ.
Trường hợp 2: Hàng hóa nhập khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)
Mở tờ khai Hải quan (tương tự trường hợp 1)
Tính giá thuế (tương tự trường hợp 1)
Kiểm hóa: Nhân viên giao nhận xem bảng phân công kiểm hóa để liên lạc với cán bộ Hải quan kiểm hóa. Sau đó đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cho container và mua seal cho container. Tiếp theo, nhân viên giao nhận xuống bãi (liên hệ phòng điều độ) làm giấy yêu cầu cắt seal và hạ cont nếu cần, kêu công nhân đến cắt seal (có sự giám sát hoặc sự đồng ý của hải quan kiểm hóa). Đồng thời, liên lạc với Hải quan kiểm hóa xuống bãi kiểm tra hàng hóa theo mức độ Hải quan yêu cầu. Sau khi kiểm hóa hoàn tất, nhân viên giao nhận bấm seal cho container lại.
Trả tờ khai Hải quan: Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan. Nhân viên giao nhận tờ khai để nhận hàng. Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai Hải quan, phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ, phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa.
- Bước 4: Nhận hàng
Xuất phiếu EIR: Nhân viên giao nhận đến thương vụ nộp D/O (có dấu của Hãng tàu) và đóng tiền nâng/hạ, lưu container để xuất phiếu EIR. Đối chiếu Manifest: xác nhận hàng nhập khẩu có trong thực tế dỡ của tàu và hải quan đóng dấu. Sau đó nhân viên giao nhận chỉ cần lấy phiếu EIR đi nhận hàng. Hồ sơ đối chiếu Manifest gồm: Tờ khai hải quan (1 bản chính); Phiếu EIR; Bộ lệnh D/O (1 bản chính)
Thanh lý hải quan cổng: Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ gồm: Lệnh giao hàng; Phiếu EIR; Tờ khai Hải quan (bản chính và copy)
Hải quan sẽ vào sổ về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai và phiếu EIR. Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai Hải quan (bản chính) và phiếu EIR.
- Bước 5: Giao hàng
Đến đây coi như quy trình thông quan hàng hóa và các thủ tục liên quan của nhân viên giao nhận để nhập khẩu hàng hóa đã xong, tiếp theo nhân viên giao nhận sẽ đưa phiếu EIR để tài xế xe sẽ có nhiệm vụ lấy hàng từ cảng và giao về cho công ty.
- Bước 6: Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho công ty xong thì người giao nhận phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, trao trả chứng từ cho công ty lưu lại một bộ. Đồng thời kèm theo đó là 1 bản kê các khoản phí mà công ty đã nộp cho
hãng tàu, các đối tác có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… để trình Giám đốc và hạch toán lại với công ty.