Trước thực trạng quy trình giao hàng hóa nhập khẩu bằng container vận tải đường biển Việt Nam tại công ty TNHH Lê Đoàn. Để có một quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu hoàn thiện hơn, sau khi nghiên cứu tình hình thực tế, ngoài các giải pháp chung như đã nêu trên, xin được đề xuất một số giải pháp riêng cho việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập nguyên container như sau:
Kiểm soát phí cược container
Nội dung giải pháp:
Hàng hóa nhập khẩu nguyên container muốn giải phóng hàng đem về công ty thì phải làm thủ tục mượn container và quan trọng nhất là đóng phí cược cont. Việc lấy lại tiền cược cont được hay không còn tùy thuộc vào việc trả cont rỗng mà công ty ký kết với hãng tàu. Do đó kiểm soát quá trình vận chuyển và bảo quản container khi mượn về kho riêng của công ty khá quan trọng để có thể lấy lại phí cược cont tại hãng tàu.
Thực hiện giải pháp:
Linh động trong việc mượn container nhất là vào những mùa cao điểm trong hoạt động nhập khẩu bằng đường biển.
Khi mượn container nhân viên giao nhận cần có kiến thức nhất định để có thể lựa chọn container và điều kiện bảo quản cho phù hợp. Đặc biệt chú ý đến thời hạn trả cont rỗng được ghi chú trên phiếu cược cont để thực hiện đúng thời gian và địa điểm hạ rỗng.
Thỏa thuận rõ ràng về nghĩa vụ và trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ cho thuê phương tiện vận tải trong quá trình kéo container về công ty cũng như trong quá trình trả cont rỗng. Nếu có xảy ra hư hỏng, mất mát trong khi vận chuyển thì bên dịch vụ vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm đền bù nhằm hạn chế rủi ro của công ty đối với phí cược cont.
Nếu sau này quy mô công ty phát triển thêm, lượng hàng nhập khẩu về ngày một gia tăng, công ty cần đầu tư một số xe chuyên dụng như xe chở hàng container để tự vận chuyển hàng hóa nguyên container về kho công ty mà không cần sử dụng đến các dịch vụ cho thuê phương tiện vận tải.
Hiệu quả mang lại từ giải pháp này:
Lựa chọn hãng tàu cược cont để đảm bảo việc bảo quản hàng hóa đồng thời giảm thiểu bớt các chi phí rủi ro khi cược cont.
Khi phân định rõ ràng trách nhiệm của người vận chuyển container và công ty trong quá trình vận chuyển sẽ hạn chế bớt một phần rủi ro của công ty về hư hại của container, đồng thời đảm bảo việc bảo quản container tốt hơn về phía người vận chuyển container.
Đầu tư xe chuyên dụng chở hàng container để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu vận chuyển hàng hóa của công ty và kiểm soát được tình trạng của container khi vận chuyển.
Kiểm soát được quá trình vận chuyển hàng hóa và bảo quản container từ khi mượn đem về kho đến khi trả cont rỗng. Qua đó, giảm được chi phí sửa chữa container, hạn chế tình trạng mất phí cược cont vì không trả cont rỗng theo đúng quy định.
Nâng cao hiệu quả khâu kiểm hóa
Nội dung giải pháp:
Khâu kiểm hóa cũng là một khâu rất quan trọng trong quá trình thủ tục Hải quan, khâu này quyết định hàng hóa có được phép nhập khẩu hay không hoặc chậm hay nhanh.
Ngoài ra, khó khăn xảy ra đôi khi cũng còn xuất phát từ cán bộ hải quan thiếu thiện chí trong việc tiếp nhận lô hàng của công ty, thực chất việc này cũng do trình độ của cán bộ hải quan chưa tốt, đặc biệt là đối với hàng hóa khó xác định mã số thuế.
Thực hiện giải pháp:
Nhân viên giao nhận khi đăng ký khai báo hải quan điện tử cần kê khai rõ ràng chính xác về loại hàng hóa nhập khẩu. Từ đó áp thuế nhập khẩu được chính xác để tránh tình trạng hải quan chuyển tờ khai qua luồng đỏ kiểm tra, áp thuế lại sẽ mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm hóa này.
Ở vào thời điểm số chuyến tàu đổ về quá nhiều, nhân viên giao nhận cần nhanh chóng liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hóa thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa giải phóng kịp thời ra khỏi bãi cảng. Do đó để việc kiểm hóa diễn ra nhanh chóng, đúng tiến độ thì nhân viên phải là người có kinh nghiệm, nắm vững về mặt hàng và phải chuẩn bị các phương án giải trình khi hải quan chất vấn. Muốn giải quyết vấn đề này công ty nên chọn cán bộ có tài giao tiếp tốt và có chuyên môn phù hợp với từng mặt hàng. Về phía công ty cần phải xây dựng một mối quan hệ thật tốt với hải quan để việc kiểm hóa được tiến hành nhanh gọn.
Sau khi hoàn tất việc kiểm hóa nhân viên giao nhận nhớ kiểm tra bấm seal hoặc khóa container lại.
Hiệu quả mang lại từ giải pháp này:
Đăng ký tờ khai hải quan rõ ràng chính xác sẽ không bị mất thời gian cho việc kiểm hóa và tính thuế lại,…
Thời gian kiểm hóa nhanh chóng giúp công ty hạn chế được việc giao nhận ngoài giờ hành chính của nhân viên cũng như cơ quan hải quan.
Quá trình giao nhận hàng hóa đảm bảo diễn ra đúng tiến độ, tránh mất quá nhiều thời gian và chi phí vào vấn đề lưu bãi, lưu cont.
Bấm seal ngay sau khi kiểm hóa hoàn tất giúp giảm thiểu hiện tượng mất cắp hàng hóa trong khu vực cảng.
Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng
Nội dung giải pháp:
Công ty phải chú ý trong khâu này, hàng hóa phải đúng với chứng từ, tránh tình trạng chủ quan trong khâu kiểm tra để dẫn đến những tranh chấp về sau.
Bên cạnh đó, chú trọng việc nhận hàng đúng tiến độ theo thời hạn của lệnh giao hàng tránh trường hợp phải gia hạn D/O.
Thực hiện giải pháp:
Khi nhận hàng nhân viên giao nhận phải kiểm tra hàng hóa cho thật chính xác: tên hàng, số lượng, trọng lượng, chất lượng, bao bì thực tế,… so với trên chứng từ.
Nhân viên nhận hàng cần chú ý đến thời gian, địa điểm để nhận hàng bởi chỉ cần một sự chậm trễ nhất thời cũng có thể làm trì trệ quá trình giao nhận hàng. Khi đó người tiến hành giao hàng còn phải là người thông thuộc đường lối, địa điểm và tính toán sao cho thời điểm chính xác nhất.
Đối với lô hàng nhập, sau khi có được bộ chứng từ, nhân viên giao nhận nên gọi điện ngay cho hãng tàu để khẳng định lại chính xác tàu về ngày nào, cập bến ở cảng nào…Công việc này đòi hỏi nhân viên phải ghi chú lại thật chính xác, tránh nghe nhầm vì có thể gây ra thiệt hại cho công ty (tiền phạt, tiền lưu bãi, …).
Nếu công ty có định hướng mở rộng phát triển quy mô kinh doanh, thực hiện nhiều hợp đồng nhập khẩu là hàng nhập nguyên container thì nên có dự tính đầu tư vốn vào việc mua xe chuyên dụng chở container
Hiệu quả mang lại từ giải pháp này:
Giảm thiểu sai xót trong việc nhận hàng, đảm bảo đúng chất lượng và số lượng hàng hóa mà công ty mong muốn nhập khẩu.
Tránh được các chi phí do bất cẩn của nhân viên giao nhận.
Nâng cao năng lực, nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên trong công tác giao nhận hàng hóa.
Đầu tư vào hệ thống xe chuyên dụng vận chuyển container về kho riêng của công ty sẽ giúp công ty tự kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa, hạn chế tình trạng hư hại và thất thoát hàng hóa.