Các nhân tố chủ quan là các nhận tố mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được. Nó bao gồm rất nhiều yếu tố như: Nguồn nhân lực, Chiến lược của doanh nghiệp, phương tiện cơ sở vật chất, ...
Nguồn nhân lực: Dù trong bất cứ doanh nghiệp nào thì nguồn nhân lực vẫn luôn đóng vai trò quyết định. Đặc biệt hoạt động giao nhận là một công việc khá phức tạp đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết rất đa dạng. Khi giao dịch với khách hàng, người giao nhận không chỉ phải giỏi nghiệp vụ, thông thạo các tuyến đường, nắm vững mức cước trên thị trường với từng dịch vụ, từng luồng tuyến mà còn phải thông tường luật pháp, có những kiến thức tổng quát về tính chất hàng hóa, có khả năng thuyết phục khách hàng, hơn thế phải tư vấn cho khách hàng về nhu cầu thị trường. Muốn vậy, người làm giao nhận phải am hiểu nghiệp vụ, thông thạo ngoại ngữ, nắm vững địa lý, có nghệ thuật giao tiếp với khách hàng.
Công ty TNHH Lê Đoàn tuy đã có nhiều cải tiến nhằm từng bước hoàn thiện mô hình quản lý của mình nhưng phải thẳng thắn thừa nhận rằng công ty hoạt động còn chưa thực sự tạo được mối liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban. Sự phối hợp hoạt động của các phòng ban chưa đạt hiệu quả mong muốn.
Chiến lược, chính sách của công ty: Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này các công ty phải đưa ra những chính sách hiệu quả nhằm tận dụng tối đa cơ sở vật chất, nguồn vốn và thu hút được nhiều khách hàng. Đây là nhân tố quan trọng
nhất quyết định hiệu quả hoạt động của tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với công ty TNHH Lê Đoàn là một công ty từ trước đến nay chỉ thực hiện giao nhận hàng hóa mà công ty trực tiếp kinh doanh. Mặt khác các chính sách của công ty áp dụng đối với nhân viên giao nhận trong việc kiểm soát hiệu quả của việc nhận hàng như: thưởng cho nhân viên nếu việc nhận hàng được tiến hành trong khoảng thời gian sớm hơn thời hạn, số lượng hợp đồng thực hiện được,… cũng sẽ ảnh hưởng đến thời gian và chất lượng hoàn thành công việc giao nhận hàng hóa về cho công ty.
Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty: Hiện tại máy móc trang thiết bị văn phòng tại công ty phục vụ cho công tác giao nhận tương đối đầy đủ, đáp ứng khá tốt cho công việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty. Ngoài ra đối với nhân viên hoạt động công tác bên ngoài công ty thường phải làm việc trên máy vi tính cần được trang bị laptop để tiện việc theo dõi thông tin về hàng hóa, khai báo bổ sung nếu cần. Việc này thì công ty còn đang hạn chế nên đôi khi có vấn đề phát sinh nhân viên giao nhận phải mất thời gian về công ty để hoàn tất việc bổ sung chứng từ khai báo,…
Mặt khác vấn đề xe chuyên chở hàng hóa của công ty thiếu nên đôi lúc còn gặp nhiều khó khăn trong việc điều xe lấy hàng đặc biệt vào thời điểm hàng về nhiều, khối lượng chuyên chở lớn làm ảnh hưởng đến quá trình giải phóng hàng. Khi có lô hàng nhập khẩu về mà công ty không thể điều xe đi lấy hàng từ cảng về kho, công ty bắt buộc phải liên hệ các công ty cho thuê phương tiện vận tải để kéo hàng về kho công ty.
Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH LÊ ĐOÀN 3.1 Giải pháp chung
3.1.1 Hoàn thiện công tác chuẩn bị và kiểm tra chứng từ
Nội dung giải pháp:
Chứng từ là phần quan trọng không thể thiếu trong công tác giao nhận. Nếu chứng từ sai hay thiếu sót thì nhân viên giao nhận không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình được. Vì vậy, trước hết công ty cần chuẩn bị chứng từ cho lô hàng nhập thật cẩn thận, đầy đủ và chính xác. Chuẩn bị chứng từ cho việc mở tờ khai điện tử, thông quan hàng hóa rất quan trọng, đặc biệt khi nhập hàng hóa nguyên container (khối lượng và giá trị của lô hàng lớn).
Khi chứng từ chuẩn bị đủ, cần phải kiểm tra lại sự trùng khớp thông tin giữa các chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của bộ chứng từ cho lô hàng nhập.
Thực hiện giải pháp:
Để thực hiện được vấn đề này, Công ty cần nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên làm công tác giao nhận như sử dụng nhân viên đúng chuyên ngành để họ phát huy thế mạnh; hoặc thường xuyên có lớp bồi dưỡng ngắn hạn và chuyên tu dài hạn để nâng cao năng lực trong công tác kinh doanh nhập khẩu,…
Công ty cũng cần có sự phối hợp kiểm tra đồng bộ giữa các nhân viên, tạo sự đoàn kết giữa các phòng ban để có sự hỗ trợ nhau trong công việc. Hoặc công ty nên có thêm nhân viên chuyên theo dõi những thay đổi trong hệ thống văn bản pháp luật và biểu thuế nhằm phổ biến rộng rãi cho nhân viên giao nhận làm thủ tục hải quan kịp thời cập nhật những thay đổi ấy.
Tập hợp đầy đủ chứng từ cho bộ hồ sơ khai hải quan, đồng thời kiểm tra thông tin trên các chứng từ có chính xác trước khi đăng ký hải quan điện tử. Nếu
cần chỉnh sửa thì phải thông báo cho các bên đối tác liên quan để chỉnh sửa và bổ sung kịp thời.
Khi nhập thông tin đăng ký tờ khai hải quan điện tử cần cẩn thận, nhập chính xác và nhớ kiểm tra kỹ trước khi gửi đăng ký hải quan qua mạng.
Chuẩn bị thêm các chứng từ cần thiết khi tờ khai được phân luồng vàng và luồng đỏ để nếu cán bộ hải quan kiểm hóa hỏi đến. Công ty có thể tham khảo thêm các chứng từ của những lô hàng nhập tương tự trước đó.
Công ty nên tiến hành xây dựng quy trình chứng từ bằng văn bản hoàn chỉnh từ khâu kiểm tra đến khâu khai báo hải quan; đưa cụ thể từng bước chính để tạo một quy trình riêng.
Hiệu quả mang lại từ giải pháp này:
Việc đoàn kết, hỗ trợ giữa các phòng ban giúp công ty sớm hoàn thiện quy trình giao nhận, nâng cao năng lực và kinh nghiệp của đội ngũ giao nhận, đầy mạnh công việc kinh doanh của công ty.
Chuẩn bị chứng từ tốt và đầy đủ giúp nhân viên giao nhận nắm bắt được thông tin về hàng hóa và giải trình tốt với hải quan khi cần thiết.
Ngoài ra, việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ còn nâng cao kỹ năng về chứng từ cho nhân viên giao nhận. Từ đó, nhân viên giao nhận kiêm thực hiện kiểm tra chứng từ sẽ xử lý bộ chứng từ nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn, linh động hơn trong cách xử lý khi quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu có phát sinh các vấn đề về chứng từ.
Xây dựng quy trình chuẩn giúp đội ngũ nhân viên có cơ sở để căn cứ thực hiện tắt các nghiệp vụ, xin chứng từ và các nghiệp vụ liên quan. Nắm rõ các bước trong quy trình còn giúp nhân viên ở bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu tránh được những sai xót, tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận.
Khi kiểm tra chứng từ kỹ lưỡng thì công việc thông quan hàng hóa sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Quá trình khai báo, làm thủ tục hải quan không bị gián đoạn, việc nhận hàng và giải phóng hàng hóa diễn ra nhanh chóng.
3.1.2 Cẩn thận trong công tác nhận lệnh giao hàng
Nội dung giải pháp:
Mỗi hãng tàu có những chế độ và cung cấp dịch vụ khác nhau. Cách tính phí cũng khác nhau. Công ty nên lưu ý đế chọn làm ăn lâu dài với hãng tàu uy tín.
Công ty lưu ý khi liên hệ hãng tàu để lấy lệnh giao hàng: Nếu điều kiện nhập hàng là EXW hoặc FOB ngoài các phí về chứng từ, bến bãi, bốc xếp, … Công ty sẽ phải đóng thêm một khoản phí mà hãng tàu thu hộ đó là cước vận tải hàng nhập.
Khi nhận lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận phải kiểm tra kỹ các thông tin trên D/O.
Thực hiện giải pháp:
Để thực hiện nội dung giải pháp trên, công ty cần đảm bảo các điều kiện sau: Xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu: để có nhiều thông tin về việc cung cấp dịch vụ và có thể so sánh giá cước dịch vụ của các hãng tàu. Muốn vậy, công ty cần tự tìm hiểu thêm thông tin về các hãng tàu, các dịch vụ cung cấp và giá cả để lựa chọn được hãng tàu uy tín và cung cấp dịch vụ tốt. Tạo thêm mối quan hệ với một số hãng tàu uy tín khác ngoài những hãng tàu đang giao dịch.
Bên cạnh đó công ty phải phân định rõ trách nhiệm rõ ràng giữa công ty và chủ tàu chuyên chở để khi xảy ra vấn đề gì thì sẽ có cơ sở để giải quyết và có kế hoạch thực hiện quản lý giám sát một cách hợp lý tránh xảy ra rủi ro, hư hỏng và mất mát hàng hóa.
Khi cử nhân viên đi nhận lệnh tại hãng tàu, công ty nên cử nhân viên am hiểu về nghiệp vụ giao nhận hoặc lưu ý cho nhân viên kiểm tra những thông tin cần thiết trên D/O so với vận đơn: đối chiếu thông tin về hàng hóa, tên tàu số chuyến,
thời gian hàng về, số cont, số seal,… so với vận đơn. Nếu việc kiểm tra này không đảm bảo cẩn thận có thể có sai xót trên D/O thì nhân viên giao nhận sẽ phải liên hệ hãng tàu điều chỉnh, công việc khai báo hải quan điện tử tại khu vực bị gián đoạn. Tiến độ giao nhận hàng hóa bị kéo dài.
Ngoài ra đối với những lô hàng nhập theo điều kiện EXW, FOB công ty cần lưu ý nhân viên nhận lệnh về việc photo hóa đơn thu hộ cước vận tải này và đóng dấu xác nhận của hãng tàu để bổ sung vào bộ hồ sơ đăng ký mở tở khai tại chi cục hải quan khu vực. Nếu không sẽ phải mất thời gian quay lại hãng tàu chỉnh sửa hoặc làm chứng từ bổ sung cho hải quan.
Hiệu quả mang lại từ giải pháp này:
Chọn được hãng tàu uy tín sẽ đảm bảo việc nhận hàng của công ty diễn ra đúng thời gian, có thể có được một mức giá cước ưu đãi thu hút khách hàng và giản lược được một số bước không cần thiết khi nhận chứng từ. Đồng thời công ty còn giảm thiểu được rủi ro sai xót trên lệnh giao hàng, tránh mất thời gian đi lại chỉnh sửa - gia hạn D/O hoặc tệ hơn là không nhận được hàng.
Kiểm soát được rủi ro đối với hàng hóa đặc biệt là những loại hàng hóa dễ bị hư hỏng do rút ngắn thời gian nhận hàng .
Giảm thiểu tình trạng mất mát hàng hóa trong quá trình vận chuyển hàng từ nước xuất khẩu về Việt Nam.
Tránh những thiếu xót trong hồ sơ mở tờ khai nhập khẩu, giảm thiểu tình trạng đi lại bổ sung giấy tờ trong việc khai hải quan. Việc thông quan hàng hóa đỡ mất thời gian và được liên tục.
3.1.3 Nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử
Nội dung giải pháp:
Các số liệu đăng ký trên tờ khai hải quan điện tử phải nhập cẩn thận, trùng khớp so với các chứng từ; nhất là việc áp mã HS và cách tính giá thuế nhập khẩu.
Thực hiện giải pháp: Các biện pháp để thưc hiện tốt khâu này là:
Khi tiến hành tra và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà khi làm thủ tục. Muốn vậy nhân viên giao nhận phải hiểu rõ tính chất, đặc điểm, công dụng,.. của hàng hóa. Đồng thời cần lưu ý đến một số điểm sau:
Biểu thuế hàng hóa xuất nhập khẩu thường xuyên thay đổi qua các năm, vì vậy nhân viên giao nhận cần cập nhật thường xuyên để tính thuế chính xác. Thường xuyên theo dõi cập nhật những văn bản hướng dẫn việc thực hiện áp
dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa nhập khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu. Đặc biệt chú ý đến danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu.
Biểu thuế danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam kém chi tiết mà đối tượng hàng hóa giao nhận của công ty lại đa dạng, có những hàng có tính tổ hợp cao, nhiều chi tiết nên công ty cần chú ý theo dõi biểu thuế riêng của hải quan đối với một số mặt hàng không có mã thuế trong danh mục thuế của nhà nước.
Nếu gặp khó khăn từ phía các cán bộ hải quan thiếu sự năng động khi tiếp nhận bộ chứng từ và lô hàng nhập khẩu, nhất là những lô hàng khó xác định mã thuế. Khi đó cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chuyên môn, phản ứng nhanh với các tình huống, có như vậy mới tạo dựng được mối quan hệ tốt, dành được sự tin tưởng của cán bộ hải quan, giúp cho công việc giao nhận được thực hiện trôi chảy.
Hiệu quả mang lại từ giải pháp này:
Tờ khai hải quan điện tử chính xác giúp việc thông quan hàng hóa tại hải quan diễn ra nhanh, gọn, chính xác. Tạo thiện cảm đối với cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ.
Nhân viên giao nhận sẽ hiểu rõ hơn về các loại hàng hóa nhập khẩu mà mình đang thực hiện, đồng thời có những kiến thức nhất định về các loại hàng hóa khác như danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu,…
3.1.4 Giải pháp phân bổ thời gian làm việc hợp lý
Nội dung giải pháp:
Phân bố thời gian làm việc hợp lý, cụ thể. Quy định rõ ràng, định mức thời gian hoàn thành cụ thể đối với từng công việc trong công tác giao nhận hàng hóa. Từ đó, tránh tình trạng trễ hàng hoặc có quá nhiều lô hàng bị dồn cùng một lúc.
Thực hiện giải pháp:
Để thực hiện được việc này, Công ty cần phải có sự phối hợp kiểm tra đồng bộ giữa các nhân viên. Ngoài ra công ty nên có nhân viên chuyên theo dõi những thay đổi trong hệ thống văn bản pháp luật và biểu thuế nhằm phổ biến cho nhân viên bộ phận giao nhận và thủ tục hải quan kịp thời cập nhật những thay đổi đấy.
Tiến hành xây dựng quy trình chứng từ bằng văn bản hoàn chỉnh từ khâu kiểm tra đến khâu khai báo hải quan; đưa cụ thể từng bước chính vào trong quy trình. Từ đó nhân viên giao nhận kiêm thực hiện kiểm tra chứng từ sẽ xử lý bộ chứng từ nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
Công ty nên tự mình xây dựng một số chỉ tiêu định lượng như thời gian hoàn thành công việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả của việc giao nhận hàng hóa.
Hiệu quả mang lại từ giải pháp này:
Xây dựng quy trình chuẩn giúp cho nhân viên có cơ sở căn cứ thực hiện tắt những nghiệp vụ, xin chứng từ và các nghiệp vụ liên quan có sự trao đổi chặt chẽ.
Nắm rõ các bước cụ thể trong quy trình giúp nhân viên ở bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu tránh được những sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao
nhận. Đồng thời xử lý bộ chứng từ chuẩn hơn và tiết kiệm thời gian công sức của nhân viên giao nhận trong khâu làm thủ tục Hải quan.
Lô hàng mà công ty nhập khẩu được nhận về đúng theo kế hoạch dự kiến, đảm bảo tốt quá trình hoạt động kinh doanh.
3.1.5 Giải pháp tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật
Nội dung giải pháp:
Đặc thù của việc kinh doanh nhập khẩu là liên lạc qua email, fax, điện thoại. Vì thế, việc mua sắm hoặc nâng cấp hệ thống trang thiết bị, nâng cấp phần mềm chuyên dụng này là cần thiết và phải được thực hiện ngay và thường xuyên. Ngoài ra cũng cần phải đầu tư vốn để mua thêm xe chuyên dụng để tạo thế chủ động trong việc vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ cảng về công ty.