Nội dung giải pháp:
Chứng từ là phần quan trọng không thể thiếu trong công tác giao nhận. Nếu chứng từ sai hay thiếu sót thì nhân viên giao nhận không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình được. Vì vậy, trước hết công ty cần chuẩn bị chứng từ cho lô hàng nhập thật cẩn thận, đầy đủ và chính xác. Chuẩn bị chứng từ cho việc mở tờ khai điện tử, thông quan hàng hóa rất quan trọng, đặc biệt khi nhập hàng hóa nguyên container (khối lượng và giá trị của lô hàng lớn).
Khi chứng từ chuẩn bị đủ, cần phải kiểm tra lại sự trùng khớp thông tin giữa các chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ của bộ chứng từ cho lô hàng nhập.
Thực hiện giải pháp:
Để thực hiện được vấn đề này, Công ty cần nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên làm công tác giao nhận như sử dụng nhân viên đúng chuyên ngành để họ phát huy thế mạnh; hoặc thường xuyên có lớp bồi dưỡng ngắn hạn và chuyên tu dài hạn để nâng cao năng lực trong công tác kinh doanh nhập khẩu,…
Công ty cũng cần có sự phối hợp kiểm tra đồng bộ giữa các nhân viên, tạo sự đoàn kết giữa các phòng ban để có sự hỗ trợ nhau trong công việc. Hoặc công ty nên có thêm nhân viên chuyên theo dõi những thay đổi trong hệ thống văn bản pháp luật và biểu thuế nhằm phổ biến rộng rãi cho nhân viên giao nhận làm thủ tục hải quan kịp thời cập nhật những thay đổi ấy.
Tập hợp đầy đủ chứng từ cho bộ hồ sơ khai hải quan, đồng thời kiểm tra thông tin trên các chứng từ có chính xác trước khi đăng ký hải quan điện tử. Nếu
cần chỉnh sửa thì phải thông báo cho các bên đối tác liên quan để chỉnh sửa và bổ sung kịp thời.
Khi nhập thông tin đăng ký tờ khai hải quan điện tử cần cẩn thận, nhập chính xác và nhớ kiểm tra kỹ trước khi gửi đăng ký hải quan qua mạng.
Chuẩn bị thêm các chứng từ cần thiết khi tờ khai được phân luồng vàng và luồng đỏ để nếu cán bộ hải quan kiểm hóa hỏi đến. Công ty có thể tham khảo thêm các chứng từ của những lô hàng nhập tương tự trước đó.
Công ty nên tiến hành xây dựng quy trình chứng từ bằng văn bản hoàn chỉnh từ khâu kiểm tra đến khâu khai báo hải quan; đưa cụ thể từng bước chính để tạo một quy trình riêng.
Hiệu quả mang lại từ giải pháp này:
Việc đoàn kết, hỗ trợ giữa các phòng ban giúp công ty sớm hoàn thiện quy trình giao nhận, nâng cao năng lực và kinh nghiệp của đội ngũ giao nhận, đầy mạnh công việc kinh doanh của công ty.
Chuẩn bị chứng từ tốt và đầy đủ giúp nhân viên giao nhận nắm bắt được thông tin về hàng hóa và giải trình tốt với hải quan khi cần thiết.
Ngoài ra, việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ còn nâng cao kỹ năng về chứng từ cho nhân viên giao nhận. Từ đó, nhân viên giao nhận kiêm thực hiện kiểm tra chứng từ sẽ xử lý bộ chứng từ nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn, linh động hơn trong cách xử lý khi quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu có phát sinh các vấn đề về chứng từ.
Xây dựng quy trình chuẩn giúp đội ngũ nhân viên có cơ sở để căn cứ thực hiện tắt các nghiệp vụ, xin chứng từ và các nghiệp vụ liên quan. Nắm rõ các bước trong quy trình còn giúp nhân viên ở bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu tránh được những sai xót, tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận.
Khi kiểm tra chứng từ kỹ lưỡng thì công việc thông quan hàng hóa sẽ thuận lợi hơn rất nhiều. Quá trình khai báo, làm thủ tục hải quan không bị gián đoạn, việc nhận hàng và giải phóng hàng hóa diễn ra nhanh chóng.