- Hồ sơ cỏa công dân, tổ chức mà có liên quan đến các phòng, ban, ngành chuyên môn thì xem xét nội dung chủ yếu liên quan đến phòng, ban, ngành chuyên
3.2.3. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát
Thẩm quyền kiểm tra giám sát do nhiều chủ thể chịu trách nhiệm, đó là tổ chức công dân tham gia giám sát công việc của cơ quan Nhà nước, giám sát công việc của CBCC hoặc cấp trên kiểm tra giám sát cấp dưới, cấp dưới cũng có thể giám sát cấp trên và giám sát cùng cấp với nội dung và hình thức giám sát đa dạng và phong phú.
Cụ thể là, CBCC ở bộ phận “một cửa” cũng như các phòng ban chuyên môn và lãnh đạo thực hiện chế độ báo cáo theo quy định. Hàng tuần, hàng tháng cần có báo cáo về kết quả, số lượng hồ sơ đã tiếp nhận, đã giải quyết và còn tồn đọng ở khâu nào, lý do tồn đọng để cấp trên nắm được tình hình làm việc của các phòng ban chuyên môn cũng như của bộ phận “một cửa” để lãnh đạo nắm bắt được tình hình, có thể kịp thời điều chỉnh những bất cập thiếu sót, đôn đốc CBCC trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân đảm bảo kịp thời, đúng tiến độ. Tiếp tục tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra về giải quyết thủ tục hành chính để xử lý sai phạm một cách nhanh chóng, kịp thời, hạn chế được những tiêu cực trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ của CBCC và có hình thức tuyên dương kịp thời những cá nhân, bộ phận thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Nhân dân được tham gia giám sát hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước cũng như việc thực hiện nhiệm vụ của CBCC thông qua các nội quy, quy chế, quy trình, thủ tục, trách nhiệm đã được niêm yết công khai tại bộ phận một cửa. Khi CBCC có biểu hiện nhũng nhiễu gây phiền hà và những biểu hiện tiêu cực khác có thể trực tiếp phản ánh với trưởng bộ phận hoặc đóng góp ý kiến thông qua hình thức phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, nhận xét qua phiếu thăm dò ý kiến…Để cơ chế giám sát, kiểm tra đạt hiệu quả cao thì lãnh đạo cơ quan cần thường xuyên tiến hành thu thập ý kiến, phản hồi từ phía người dân cũng như của CBCC trong xây dựng và thực hiện các thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”. Đây là những ý kiến rất quan trọng để cần tập trung rút kinh nghiệm quý báu cho hiệu quả hoạt động của mô hình “một cửa”, tiếp tục phát huy những ưu điểm của cơ chế này mang lại, khắc phục những hạn chế nhược điểm trong quá trình giải quyết công việc của dân. Ngoài ra, khi tiếp thu ý kiến của tổ chức, công dân, UBND huyện Thăng Bình
sẽ chọn lọc được những mặt tích cực và chấn chỉnh kịp thời, thuyên chuyển, thanh lý hợp đồng những CBCC có hành vi tiêu cực, vi phạm đạo đức công vụ, đồng thời, việc làm này sẽ tăng cường tính dân chủ, làm chủ của nhân dân và thu hút sự quản lý, giám sát của nhân dân đối với hoạt động của cấp chính quyền.