Tổ chức kênh phân phối có thể hiểu là việc xây dựng một hệ thống phân phối mới tại những khu vực chƣa tồn tại hoặc để cải tiến những mô hình cũ không còn phù hợp với giai đoạn hiện tại. Quá trình thiết kế kênh thƣờng bao gồm 7 bƣớc:
-Xác định và phối hợp kênh phân phối -Phân loại công việc phân phối
-Phát triển các cấu trúc thiết kế kênh
-Đánh giá các biến số ảnh hƣởng đến cấu trúc kênh -Lựa chọn cấu trúc kênh tốt nhất
-Tìm kiếm các thành viên kênh
Tùy vào mục đích thiết kế kênh là để phát triển, mở rộng tại những khu vực thị trƣờng mới hay để hoàn thiện hệ thống kênh hiện tại mà ngƣời quản lý sẽ có những quyết định quản lý kênh riêng. Ví dụ, đối với những doanh nghiệp nhỏ mới ra thị trƣờng, giai đoạn đầu họ sẽ chỉ khởi điểm với một thị trƣờng giới hạn nhất định. Nguyên nhân, doanh nghiệp nhỏ bị hạn chế về vốn – khả năng quản lý nên họ phải lựa chọn những kênh phân phối có sẵn mà không thể thiết lập đƣợc hệ thống phân phối riêng. Kênh phân phối mà họ chọn thông thƣờng chỉ bao gồm vài nhân viên bán hàng, nhà phân phối (bán buôn), kết hợp với một số đại lý bán lẻ và có thể là doanh nghiệp vận chuyển
Tổ chức hệ thống bán hàng gồm: Tổ chức hệ thống bán lẻ
-Bán lẻ là tất cả những hoạt động có liên quan đến việc bán hàng hóa hay dịch vụ trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng cuối cùng là cá nhân hay hộ gia đình
-Bán lẻ là một khâu quan trọng trong quá trình phân phối sản phẩm đến tay ngƣời tiêu dùng cuối cùng. Các hình thức bán lẻ rất phong phú và đa dạng, chúng đƣợc chia thành nhiều loại theo các tiêu thức khác nhau
Hình thức bán lẻ phân theo quyền sở hữu:
-Cửa hàng bán lẻ độc lập
-Cửa hàng bán lẻ do ngƣời sản xuất làm chủ
-Cửa hàng bán lẻ do tập thể ngƣời tiêu dùng làm chủ -Cửa hàng bán lẻ do các tổ chức xã hội làm chủ -Cửa hàng bán lẻ do Chính phủ làm chủ
-Doanh nghiệp bán lẻ cổ phần -Doanh nghiệp bán lẻ liên doanh Hình thức bán lẻ tại cửa hàng:
-Cửa hàng chuyên doanh: bán một loại sản phẩm nhƣng rất đa dạng về mẫu mã và thƣơng hiệu
-Cửa hàng bách hóa tổng hợp hay trung tâm thƣơng mại: bán nhiều loại sản phẩm khác nhau nhƣng mỗi sản phẩm đƣợc bán ở những gian hàng riêng biệt
-Siêu thị: là loại cửa hàng tự phục vụ có quy mô lớn có chi phí bán hàng thấp đƣợc thiết kế để phục vụ mọi nhu cầu của ngƣời tiêu dùng về tất cả các loại sản phẩm
-Cửa hàng bán lẻ giá thấp: là cửa hàng bán những sản phẩm với giá thấp do chấp nhận mức lời thấp hơn để bán đƣợc khối lƣợng lớn
-Cửa hàng bán lẻ hạ giá: là cửa hàng bán những sản phẩm dƣ thừa, sản phẩm đã ngƣng sản xuất hay sản xuất sai quy cách
-Phòng trƣng bày catalogue: khách hàng lựa chọn mua sản phẩm qua catalogue và thƣờng bán những loại sản phẩm hàng hiệu, lƣu thông nhanh, có giá trị cao…
-Cửa hàng chuỗi: là cửa hàng có hai hay nhiều hiệu bán lẻ cùng chung một sở hữu và kiểm soát bán những mặt hàng giống y nhƣ nhau, việc mua bán có tính chất tập quyền
-Cửa hàng nhƣợng quyền kinh doanh: là một sự liên kết theo hợp đồng giữa bên ký phát đặc quyền (Franchiser) và bên đƣợc nhƣợng đặc quyền (Franchisees) - những thƣơng gia độc lập muốn mua quyền sở hữu và quyền kinh doanh một hoặc nhiều đơn vị thuộc hệ thống đặc quyền. Ngƣời ký phát độc quyền kinh tiêu sẽ nhận đƣợc nhiều khoản lợi nhƣ: phí gia nhập, tiền bản quyền tính theo doanh số, lệ phí cho thuê trang thiết bị
Hình thức bán lẻ không qua cửa hàng:
-Bán lẻ trực tiếp: bán tại nhà hoặc bán hàng lƣu động.
-Bán lẻ thông qua mạng viễn thông và bƣu điện: là hình thức bán hàng đƣợc thực hiện bằng những đơn đặt hàng thông qua thƣ tín, điện tín, fax, email…
-Bán hàng qua máy bán hàng tự động Tổ chức hệ thống bán sỉ
Bán sỉ bao gồm tất cả các hoạt động nhằm bán hàng hóa và dịch vụ cho ngƣời mua và để bán lại hoặc để kinh doanh. Các nhà bán sỉ giao dịch chủ yếu đối với khách hàng bán buôn hơn là khách hàng tiêu dùng trực tiếp. Họ chủ yếu mua hàng từ nhà sản xuất và bán cho ngƣời bán lẻ hay cho các cơ sở kỹ nghệ hoặc các nhà bán sỉ khác.
Nhà bán sỉ thực hiện nhiều chức năng bao gồm việc bán hàng và quảng cáo, mua hàng và làm công việc phân phối, bốc dỡ hàng với khối lƣợng lớn, lƣu kho, chuyên chở, tài trợ, chấp nhận rủi ro, cung ứng tin tức thị trƣờng, cung cấp các dịch vụ về quản trị và làm tƣ vấn. Giới bán sỉ thƣờng đƣợc phân phối thành bốn nhóm:
-Nhà bán sỉ thƣơng nghiệp: nắm quyền sở hữu hàng hóa. Nhóm này gồm các nhà bán sỉ phục vụ toàn phần (thƣơng nhân bán sỉ, nhà phân phối) và các nhà bán sỉ phục vụ giới hạn (bán sỉ tiền mặt tự chở, nhà bán sỉ bỏ mối trung gian trực tiếp giao hàng, nhà bán sỉ ký gửi và bán sỉ theo đơn đặt hàng).
-Các nhà môi giới và đại lý: họ không sở hữu hàng hóa và chỉ thực hiện chức năng môi giới tạo thuận lợi cho việc mua và bán, qua đó họ đƣợc hƣởng hoa hồng từ 2 - 6% trên giá bán. Các đại lý thƣờng có nhiều dạng: đại lý của nhà sản xuất (đại lý bán sỉ), các đại lý tiêu thụ, đại lý thu mua và nhà buôn ăn hoa hồng
-Chi nhánh và văn phòng của nhà sản xuất: văn phòng giao dịch và chi nhánh bán hàng của nhà sản xuất đƣợc thành lập để thực hiện các công việc bán hàng, quảng cáo, lƣu trữ sản phẩm và kiểm tra hàng tồn kho
-Nhà bán sỉ tạp loại: là các nhà bán sỉ kinh doanh nhiều loại sản phẩm khác nhau
Tổ chức lực lƣợng bán hàng
Công việc tổ chức và quản trị nhân viên bán hàng là phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra những hoạt động bán hàng. Nó bao gồm việc thiết lập mục tiêu, chiến lƣợc cho nhân viên bán hàng, tuyển dụng, lựa chọn, huấn luyện, giám sát và đánh giá những đại diện bán hàng của công ty.
Nhân viên bán hàng phải thăm dò, tìm kiếm và kích thích các khách hàng mới. Họ phải truyền đạt khéo léo những thông tin về sản phẩm và dịch vụ của công ty. Nhân viên bán hàng phải biết nghệ thuật bán hàng bao gồm: tiếp cận, giới thiệu trả lời những cự tuyệt và kết thúc việc bán. Họ cũng cung cấp dịch vụ cho khách hàng - cố vấn, trợ giúp kỹ thuật, thu xếp việc, tài trợ và giao hàng. Nhân viên bán hàng còn phải làm công việc điều tra nghiên cứu, tình báo về thị trƣờng và làm những báo cáo về giao dịch. Họ cũng tiến hành điều phối hàng hóa khan hiếm trong thời kỳ sản xuất thiếu. Nhân viên bán hàng phải biết cách tạo thỏa mãn cho khách và tạo lợi nhuận cho công ty. Họ phải biết cách phân tích dữ liệu về tiêu thụ, đo lƣờng tiềm năng thị trƣờng thu nhặt tin tức thị trƣờng và triển khai những chiến lƣợc cùng kế hoạch marketing. Các nhân viên bán hàng cần đƣợc đào tạo, huấn luyện một cách cẩn thận và có hệ thống. Họ cần biết thăm dò, đánh giá, tiếp cận với khách hàng, biết cách trình bày giới thiệu hàng hóa, biết cách xử lý tình huống. Ngƣời bán hàng cần đƣợc huấn luyện kỹ về kỹ năng thƣơng thảo, cách kết thúc một thƣơng vụ, biết cách hƣớng dẫn sử dụng, lắp đặt và thực hiện hoàn hảo các dịch vụ cho khách hàng.
Nhân viên bán hàng cần đƣợc giám sát, khuyến khích và động viên liên tục để nâng cao hiệu quả hoạt động của họ. Ngƣời bán hàng càng đƣợc động viên kích thích tốt thì càng tận tụy với công việc và kết quả càng tốt hơn – khi đó họ có thể đƣợc thƣởng nhiều hơn, do đó vui lòng hơn và lại càng hăng hái, cố gắng hơn trong công việc.