3. Kết cấu đề tài
3.4.5. Hoàn thiện hệ thống ERP
Các bộ phận của Công ty ISHISEI vẫn còn phụ thuộc nhiều vào file quản lý bằng Excel. Do đó, việc quản lý làm việc cập nhập thông tin giữa các bộ phận làm mất nhiều thời gian, thông tin không chính xác. Do đó, các bộ phận cần xem xét lại hoạt động của mình, giảm bớt những bảng biểu không cần thiết, chuyển qua sử dụng thông tin trong hệ thống.
Đưa ra chương trình đào tạo nội bộ kỹ năng sử dụng phần mềm cho nhân viên. Cụ thể những nhân viên có kỹ năng sử dụng SAP sẽ đào tạo cho các nhân viên cấp dưới. Đưa ra các điểm quan trọng trong mỗi bước làm việc, tránh thao tác sai sót. Phòng Kinh Doanh sẽ theo dõi đơn hàng thông qua hệ thống, tổng hợp số liệu báo cáo. Phòng Kế Hoạch Sản Xuất theo dõi kế hoạch, kết quả sản xuất trong hệ thống.
Mỗi phòng ban cần xây dựng lưu đồ làm việc cụ thể, các bước thao tác liên quan đến hệ thống. Nhân viên có thể xem bảng hướng dẫn khi quên thao tác hoặc chưa biết hướng xử lý. Những văn bản này cũng hữu ích cho quá trình đạo tạo nhân viên mới.
nắm bắt hoạt động tổng thể, cùng nhau chỉnh sửa nếu có thông tin sai sót.
Một vấn đề đang tồn tại trong hệ thống là tồn kho không đúng với thực tế sử dụng. Những nguyên nhân gây ra sự chênh lệch là do kết quả sản xuất hoặc nguyên, vật liệu nhập kho không được cập nhật kịp thời, số lượng hàng hư hỏng không cập nhật hoặc chậm cập nhật, số liệu nhập vào bị sai. Cần đưa ra các yều cầu thực hiện thao tác trên hệ thống cho các bộ phận liên quan:
+ Sau mỗi ca sản xuất, nhân viên phụ trách nhập dữ liệu phải cập nhật kết quả sản xuất thực tế vào hệ thống.
+ Các hàng bị hư hỏng trên nên cần phải làm phiếu thông báo, gửi cho các bộ phận. Nhân viên làm phiếu thực hiện thao tác trừ số lượng hư hỏng này.
+ Khi có thay đổi định mức sản xuất, kỹ sư phụ trách dây chuyền làm thông báo kịp thời để gửi lên cho phòng Kế Hoạch Sản Xuất.
Bên cạnh đó, nhân viên kho mỗi tháng cần lập bảng thống kê tồn kho thực tế với tồn kho trong hệ thống. Tìm ra những mã hàng của nguyên, vật liệu nào chênh lệch nhiều. Nhân viên kho thông báo cho những người phụ trách liên quan đến nguyên, vật liệu đó, để họ tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch nhiều của nó.