3. Kết cấu đề tài
3.4.1. Đa dạng hóa nguồn cung cấp nội địa và xây dựng mối quan hệ thân thiết, gắn
thiết, gắn kết với nhà cung cấp
Công ty cần tìm kiếm và triển khai thêm nhà cung ứng mới với những vật liệu hiện tại. Đặc biệt lựa chọn những loại vật liệu đang có vấn đề về giao hàng, về chất lượng, vật liệu không đòi hỏi độ phức tạp khi gia công, sản xuất. Những vật liệu với thời gian đặt hàng dài, Công ty cần tiến hành tìm kiếm những nhà cung cấp mới, gửi bản vẽ đến để làm họ làm mẫu thử. Nếu mẫu đạt yêu cầu đề ra, Công ty sẽ đề xuất với khách hàng chấp nhận sản phẩm với nguồn vật liệu này.
Tích cực tìm kiếm những nhà cung cấp nội địa có giá chào hợp lý, khả năng trở thành đối tác lâu dài. Từ đó có thể giảm bớt được tồn kho vật liệu dài ngày, chuyển
giao quá trình giữ hàng tồn kho cho nhà cung cấp. Qua đó Công ty có thể nâng cao hơn nữa việc sử dụng nguồn vốn của mình được hiệu quả.
Xây dựng mối quan hệ chiến lược với những nhà cung cấp có năng lực tốt, để tạo thành mạng lưới nguồn cung mạnh. Cần đưa ra chính sách ưu tiên cho nhà cung cấp chiến lược của Công ty để đôi bên cùng phát triển. Ví dụ, khi triển khai sản phẩm mới sẽ ưu tiên gửi bản vẽ và yêu cầu báo giá để nhà cung cấp đó thực hiện.
Một số loại nguyên vật liệu phụ, số lượng sử dụng hàng tháng không nhiều nên có kế hoạch dự trữ trong kho một số lượng nào đó để bảo đảm sản xuất. Để có được con số này bộ phận mua hàng cần phối hợp với bộ phận kho để đánh giá nhu cầu của loại nguyên vật liệu này. Từ đó cho ra con số dự tính vào thời điểm nào của tháng, của năm thì cần dự trữ số lượng bao nhiêu để phục vụ sản xuất. Kết hợp với phân tích này yêu cầu nhà cung cấp dự trữ một lượng nguyên vật liệu để khi cần sẽ cung cấp cho sản xuất ngay. Điều này vừa tốt cho bảo đảm sản xuất vừa mua được nguyên vật liệu với giá rẻ do kết hợp tập trung vào 1 đơn hàng mua với số lượng lớn. Đồng thời bảo đảm vòng quay vốn luân chuyển do Công ty chỉ phải trả tiền khi nhà cung cấp giao hàng.
Nâng cao năng lực của nhà cung cấp hiện tại, hàng năm Công ty cần tiến hành xây dựng lịch đi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của nhà cung cấp. Những hạng mục cần được kiểm tra kỹ là quy trình sản xuất và năng lực sản xuất của nhà cung cấp. Bên cạnh đó cũng cần đánh giá lại hoạt động giao hàng hiện tại. Quá trình đánh giá sẽ ưu tiên cho những nhà cung cấp thường xuyên gặp vấn đề về giao hàng. Trong quá trình đánh giá sẽ đưa ra các góp ý, bảng biểu để nhà cung cấp cải tiến hoạt động nội bộ. Yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng kết quả kiểm tra nguyên vật liệu. Nguồn gốc và các hồ sơ khác mỗi tháng, để biết được tình hình nguyên vật liệu. Qua đó có thể nắm bắt được hoạt động sản xuất của nhà cung cấp, phát hiện được những bất thường và đưa ra đối sách ngăn ngừa.
Một số loại nguyên vật liệu chưa có tiêu chuẩn kiểm tra cụ thể nên khi phát sinh hư hỏng, cần nhiều thời gian đánh giá hoặc chấp nhận đặc biệt cho sản xuất. Chính vì thế phòng Quản Lý Chất Lượng phải đưa ra được tiêu chuẩn cụ thể cho những loại
nguyên, vật liệu này. Tiêu chuẩn này sẽ đượ gửi cho nhà cung cấp yêu cầu đạt được những thông số đề ra. Khi xảy ra vấn đề giao hàng trễ hẹn, nhân viên thu mua phải yêu cầu nhà cung cấp làm giải trình nguyên nhân tại sao giao hàng trễ, đưa ra giải pháp khắc phục tình trạng này. Nếu không giải trình rõ ràng, sẽ căn cứ vào mức độ lên phương án xử lý như phạt chậm thanh toán, phạt tiền chi phí gây dừng dây chuyền theo hợp đồng đã ký kết, cam kết.
Định kỳ mỗi tháng, Công ty phải hoàn thành bảng đánh giá năng lực nhà cung cấp và gửi đến cho nhà cung cấp. Sau khi nhận được kết quả, phải kiểm tra và phản hồi lại nếu có gì chưa hợp lý. Những nhà cung cấp có điểm được đánh giá chưa cao, phải ký cam kết để cải thiện tình hình trong những tháng tiếp theo.
Yêu cầu nhà cung cấp phải cập nhật thông tin giao hàng theo hàng tuần đối với những mặt hàng có vấn đề về chất lượng, năng lực để nhân viên kho tiện đối chiếu, đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất.