3. Kết cấu đề tài
3.4.7. Hoàn thiện quy trình theo dõi đơn hàng
Số lượng đặt hàng biến động thất thường là một trong những nguyên nhân gây ra khó khăn trong việc lên kế hoạch của các bộ phận. Vấn đề đặt ra là cần phải được làm chặt chẽ theo đúng quy định áp dụng chung cho hệ thống của Công ty ISHISEI. Phòng Kinh Doanh bắt buộc các khách hàng cùng Công ty phải thực hiện đúng quy định về đặt hàng và dự báo.
Yêu cầu phải đặt hàng tối thiểu trước 1 đến 2 tháng giao hàng, đưa ra con số dự báo cho 2 tháng tiếp theo. Nếu khách hàng đặt hàng dưới thời gian quy định này. Công ty có quyền sẽ không đáp ứng đáp ứng đơn hàng đúng thỏa thuận trong hợp động. Trong trường hợp số lượng đặt hàng tháng sau có chênh lệnh so với con số dự báo, Công ty ISHISEI chỉ chịu trách nhiệm khoảng chênh lệch 25% so với con số ban đầu. Những số lượng chênh lệch nhiều hơn sẽ ảnh hưởng đến lượng tồn kho của ISHISEI. Khách hàng sẽ phải trả những chi phí phát sinh như vận chuyển nguyên, vật liệu và giao hàng bằng đường hàng không. Để có thể theo dõi được số lượng tăng giảm của khách hàng, phòng Kinh Doanh cần tiến hành thiết lập hệ thống bảng biểu để so sánh giữa các lần gửi đơn hàng. Từ đó làm căn cứ cơ sở để bắt buộc khách hàng chi trả cước phí vận chuyển do đặt hàng chênh lệch nhiều. Sau khi khách hàng gửi đơn hàng đến nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra, gửi lại bảng so sánh và yêu cầu khách hàng kiểm tra nếu số liệu khác thường, cho biết nguyên nhân tại sao. Việc thực hiện bảng so sánh này nên được đưa vào quy trình cho nhân viên tuân thủ và thực hiện chính xác.
Nhân viên phòng Kinh Doanh vẫn theo dõi đơn hàng bằng thao tác thủ công, nhập dữ liệu vào bảng Excel, trừ dần số lượng khi xuất hàng ra. Đồng thời, nhân viên cũng phải làm những động tác tương tự trên hệ thống ERP. Nhân viên kinh doanh sẽ nhập đơn hàng trực tiếp vào trong hệ thống. Sau đó sẽ xuất ngược dữ liệu ra chép lại vào bảng theo dõi, bỏ đi thao tác nhập liệu thủ công.
Phòng Kinh Doanh cần đưa ra quy định, yêu cầu khách hàng cung cấp số dự báo trước từ 5 đến 6 tháng, để Công ty nắm bắt và chuẩn bị năng lực máy móc, nhân lực, đóng gói, vận tải và quan trọng hơn là năng lực của nhà cung cấp nguyên, vật liệu sản xuất.
Đưa ra các quy định cho nhân viên Công ty trong việc theo dõi dịch vụ giao hàng cho khách hàng. Mục tiêu giao hàng quan trọng nhất là đảm bảo hàng hóa giao đầy đủ, đúng thời điểm tới kho khách hàng. Nếu có vấn đề phát sinh phải thông báo kịp thời cho quản lý giao hàng của Công ty ở các khu vực chịu trách nhiệm để đưa ra hướng xử lý kịp thời.
Thu thập các vấn đề xảy ra trong quá trình giao hàng của dịch vụ Logistics và tiến hành quá trình đàm phán để tìm ra cách xử lý. Yêu cầu dịch vụ nhất quán trong việc xử lý các yêu cầu từ phía Công ty ISHISEI. Đồng thời xem xét lại các điều khoản dịch vụ với Công ty Logitics, đưa ra các ràng buộc chặt chẽ hơn.
Đối với hàng xuất khẩu, yêu cầu đại lý chuyển thông tin về kế hoạch giao hàng theo từng chặng ngay khi đăng ký xuất hàng và cập nhật thông tin hàng ngày về thực tế thực hiện kế hoạch đó kể từ khi giao hàng tới kho, lịch tàu chạy, ngày đến cảng nước nhập khẩu. Hướng tương lai, yêu cầu đại lý cho phép Công ty truy cập mạng nội bộ để truy cập thông tin dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Lập bảng báo cáo tiến độ giao hàng và các vấn đề phát sinh hàng tuần, để nắm bắt được hiện trạng giao hàng cùng các yêu cầu cần thiết để đưa ra phương án cải tiến sắp tới cho bên dịch vụ hoặc nội bộ của Công ty ISHISEI.