3.2. Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản trị rủi ro hoạt động tại Ngân hàng
3.2.1. Giải pháp về quy trình tác nghiệp
- Định kỳ rà soát các quy trình nghiệp vụ và kiến nghị lên trụ sở chính để cải tiến quy trình, thay đổi bổ sung nhằm đảm bảo phù hợp với thực tế, đảm bảo tính chặt chẽ, đầy đủ, rõ ràng, hạn chế chồng chéo. Đặc biệt ưu tiên các quy trình chính, quy trình mang tính chi phối về các nghiệp vụ: huy động vốn, tín dụng, thanh toán,
thẻ,…Đây là trách nhiệm của tất cả các phòng ban tại Chi nhánh, sau đó hàng tháng gửi lên phòng Tổng hợp để đề xuất kiến nghị gửi lên trụ sở chính định kỳ hàng Quý. - Ban hành sổ tay nghiệp vụ hướng dẫn các nghiệp vụ trong Chi nhánh, ở đó hệ thống hết các quy định, quy trình, đồng thời liên tục cập nhật lại những quy trình quy định giúp cán bộ tiết kiệm thời gian tra cứu văn bản, tác nghiệp đúng. Giao nhiệm vụ cho các phòng ban chức năng tại Chi nhánh (Phòng Khách hàng doanh nghiệp, Phòng Bán lẻ, Phòng Kế toán, Phòng Tiền tệ kho quỹ) thực hiện hệ thống lại theo từng mảng nghiệp vụ.
- Chỉnh sửa quy định về công tác kiểm tra các nghiệp vụ làm cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra, tự kiểm tra. Giao phòng Tổng hợp đầu mối thực hiện.
- Tăng cường chốt kiểm soát, bố trí đủ bộ máy kiểm soát đối với các nghiệp vụ. Đặc biệt đối với các phòng giao dịch, đảm bảo tối thiểu 2 lãnh đạo hạn chế tối đa RRHĐ. Bổ sung trách nhiệm chống gian lận vào hợp đồng của từng cá nhân, đặc biệt đối với các chốt kiểm soát.
- Cần có sự tham gia của tất cả các phòng ban trong hoạt động nhận diện và thu thập dữ liệu tổn thất. Các phòng ban thực hiện nhận diện, gửi báo cáo về phòng Tổng hợp. Từ đó giao phòng Tổng hợp đầu mối xây dựng và chính thức hoá quy trình RRHĐ tại chi nhánh.
- Xác định các rủi ro chính trong hoạt động theo từng phòng/ban nghiệp vụ nhằm mục đích giám sát hàng ngày các chuẩn mực và điều kiện về tổ chức ở cấp độ từ dưới lên trên, thiết lập hệ thống cảnh báo sớm có hiệu lực, coi đó như một biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu RRHĐ. Phòng tổng hợp thực hiện phối hợp với phòng QLRRHĐ.
- Ngân hàng còn phải phân loại mức độ RRHĐ theo cấp độ quan trọng từ thấp đến cao trong hoạt động của mình và xác định các cấp độ báo cáo cho phù hợp. Đồng thời đưa ra những phương pháp hoặc cách thức để đánh giá và kiểm soát rủi ro ở nhiều mức độ khác nhau (cấp lãnh đạo, quản lý hay cán bộ,…). Việc đánh giá và kiểm soát rủi ro phải được diễn ra thường xuyên và áp dụng cho toàn bộ các phòng/ban, nghiệp vụ trong Chi nhánh.
- Ngân hàng cần xây dựng hệ thống báo cáo đáp ứng các yêu cầu quản trị RRHĐ. Cụ thể hàng ngày tại từng bộ phận nghiệp vụ trong từng phòng ban phải thống kê, ghi chép những lỗi, sai sót của mình trong quá trình tác nghiệp (kể cả những lỗi nhỏ nhất) và hàng tuần làm báo cáo tổng hợp gửi về trưởng/phó phòng. Trưởng/phó phòng theo dõi, nhắc nhở cán bộ mình phụ trách về những lỗi, sai sót có thể gây tổn thất lớn, hoặc thường xuyên xảy ra để cán bộ lưu tâm, tránh lặp lại sai sót đó, đồng thời cuối tháng tổng hợp và lập báo cáo gửi về phòng Tổng hợp. Trong cuộc họp giao ban hàng tháng Chi nhánh cần phổ biến những sự kiện rủi ro quan trọng, thường xuyên lặp lại đối với các phòng ban để từ đó rút kinh nghiệm, tránh lặp lại sai sót cũ. Đồng thời Phòng Tổng hợp cũng cần gửi báo cáo lên phòng QLRRHĐ để báo cáo tình hình RRHĐ của Chi nhánh, nêu cụ thể các rủi ro trong tháng, những vướng mắc và đề xuất của Chi nhánh từ đó có những biện pháp cải tiến quy trình hoặc có các biện pháp hạn chế rủi ro.
- Đối với những RRHĐ có tầm quan trọng cao, ít được ghi lại trong cơ sở dữ liệu RRHĐ của một ngân hàng bởi vì chỉ cần một hay vài lần xuất hiện của chúng cũng đủ làm cho ngân hàng phá sản. Do đó chúng ta không chỉ dựa vào cơ sở dữ liệu về RRHĐ trong nội bộ ngân hàng mà phải kết hợp thêm phương pháp phân tích tương tự từ trên xuống dưới, cụ thể ngân hàng có thể thực hiện trao đổi với từng nhóm cán bộ của từng nghiệp vụ kinh doanh hoặc các lĩnh vực kinh doanh gần ngân hàng hoặc có liên quan đến ngân hàng để tìm ra những rủi ro nào họ lo lắng nhất, hỏi ý kiến về những loại rủi ro lớn thường xảy ra, phân tích quy mô dự phòng rủi ro hoạt động của họ để làm căn cứ ước tính, dự phòng cũng như lượng hoá RRHĐ của ngân hàng mình, hoặc có thể đưa ra những giả định, dự đoán, phân tích kịch bản về những tình huống có thể xảy ra để có kế hoạch phòng ngừa. Lợi ích của phân tích kịch bản là hỗ trợ Ban lãnh đạo rút ra những thông tin cần thiết cho hoạt động điều hành, không ngừng cải tiến quy trình QTRRHĐ, thực hiện giám sát RRHĐ chủ động để bổ sung cho việc phân tích dữ liệu tổn thất sau này.
Để xác định kịch bản, ngân hàng cần lưu ý các điều kiện tiên quyết: Những gì xảy ra gần đây? Những gì có thể xảy ra trong điều kiện hiện tại, những gì có thể xảy ra trong tương lai? Xác suất ước tính là bao nhiêu? Tổn thất dễ xảy ra nhất là gì?
Những rủi ro nào cần tính đến trong trường hợp xấu nhất? Các biện pháp để giảm các rủi ro này?...Với các kịch bản lựa chọn, ngân hàng ước tính rủi ro hoạt động trên cơ sở toàn bộ hoạt động kinh doanh của toàn bộ phận, đồng thời rà soát mức độ mà các tổn thất lớn có thể xảy ra. Dựa vào đó, các NHTM sẽ tính toán hay điều chỉnh giá trị rủi ro và phân bổ vốn dự phòng rủi ro hoạt động theo phương pháp thích hợp được hướng dẫn trong Basel II.
- Ngoài ra, hiện tại các sản phẩm ngân hàng điện tử phát triển tương đối rầm rộ. Đồng thời Vietinbank có các cơ chế ưu đãi đối với các sản phẩm này, ví dụ cụ thể như gửi tiền tiết kiệm sẽ được cộng thêm biên độ so với sản phẩm tiền gửi tiết kiệm thông thường tại quầy, chuyển tiền online sẽ được miễn phí chuyển tiền đối với các tài khoản trong cùng hệ thống Vietinbank, ngoài ra khi chi tiêu bằng thẻ tín dụng hoặc thanh toán trực tuyến sẽ được hoàn một phần tiền,…Do đó các cán bộ giao dịch với khách hàng cần tích cực tư vấn cho khách hàng đang giao dịch trên các kênh truyền thống chuyển dần sang giao dịch trên các kênh điện tử (ví dụ vietinbank ipay, đăng ký trích nợ tự động nộp tiền điện, vv..) để dần giảm tải áp lực giao dịch, từ đó hạn chế rủi ro hoạt động.