6. Kết cấu của luận văn
1.2.1. Khái niệm và đặc điểm của KPIs
KPIs - Key Performance Indicators được hiểu theo cách đơn thuần là các chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu - chỉ số đo lường sự thành công, hay còn được gọi bằng tên phổ biến là chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động, được xây dựng nhằm đánh giá được hiệu quả, sự tăng trưởng của các hoạt động trong doanh nghiệp so với mục tiêu đã đề ra. Nó giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình hoạt động và tăng trưởng so với mục tiêu của doanh nghiệp KPIs là những chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hay sự thành công của các hoạt động trong tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu mà nhà quản trị đưa ra. Mỗi một chức danh, phòng ban, bộ phận sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Các nhà quản trị sẽ áp dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả các hoạt động đó. Mỗi chức danh, phòng ban lại có những chỉ số KPI riêng. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đều phải đáp ứng được năm tiêu chuẩn của một mục tiêu (SMART), đó là:
- Specific - cụ thể, rõ ràng: Các chỉ số khi xây dựng cần phải giải thích được 3 khía cạnh: ý nghĩa, lý do lựa chọn và phương pháp đo lường. Chỉ số KPIs càng rõ ràng, nhân viên sẽ dễ dàng biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn…
- “Measurable - đo lường được: Đối với các KPIs không đo lường được kết quả thực hiện công việc, việc đánh giá sẽ trở nên cảm tính và không khách quan.
- “Achievable - vừa sức/có thể đạt được: Có rất nhiều chỉ số KPIs đo lường được nhưng lại không khả thi sẽ tạo nên tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc khi các nhân viên cảm thấy khó đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình.
- “Realistics - thực tế: - Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
- “Timebound - có thời hạn: - Việc đưa ra thời gian chính xác sẽ tạo ra động lực thúc đẩy các nhân viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong thời gian hạn định, đồng thời giảm sức ì của toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.
Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER. Trong đó:
- Engagement - liên kết: Công ty phải liên kết được lợi ích của công ty và lợi ích của các chủ thể khác. Nếu không có chế độ này, việc triển khai KPIs sẽ khó có hiệu quả.
- Ralevant - là thích đáng: Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ phậnkhác lại thờ ơ. Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn muốn mức tồn kho cao trong khi bộ phận tài chính lại muốn mức tồn kho thấp. Như vậy, các chỉ tiêu KPIs phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận.