6. Kết cấu của luận văn
1.2.2. Vai trò, ý nghĩa của KPIs
KPIs là công cụ quản lý rất đắc lực dành cho nhà quản trị để hoàn thành vai trò của mình. Với 4 vai trò chính là: (1) vai trò kết nối, (2) vai trò định hướng, (3) vai trò đo lường, đánh giá, (4) vai trò điều chỉnh, KPIs giúp nhà quản trị thực thi đầy đủ bốn chức năng của mình là hoạch đinh, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
1.2.2.1. Vai trò kết nối
KPIs kết nối các mục tiêu: giữa mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu trung hạn, dài hạn của doanh nghiệp; giữa ucác mục tiêu định lượng và định tính; giữa các mục tiêu tăng trưởng và mục tiêu phát triển bền vững.
Ngoài ra, KPIs còn đóng vai trò kết nối các mảng chức năng, các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp. Ví dụ, KPIs của bộ phận nhân sự được xây dựng tương thích với các bộ phận tham gia vào hoạt động nhân sự và góp phần đảm bảo hiệu suất cho bộ phận này.
1.2.2.2. Vai trò định hướng
- Từ “Key” trong KPIs thể hiện vai trò định hướng hoat động và nỗ lực cá nhân, bộ phận. Trong mỗi giai đoạn hay chu kì kinh doanh, doanh nghiệp sẽ cần đưa ra các chỉ số đo lường hiệu suất quan trọng/chính mà mình muốn đạt được. Từ đó, KPIs sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn các ưu tiên trong từng giai đoạn.
- Thực tế, mỗi doanh nghiệp thường có rất nhiều mục tiêu hoặc với một số ít mục tiêu chung của công ty thì có thể phân tách thành rất nhiều mục tiêu theo các chức năng hoạt động của các đơn vị/bộ phận và theo vị trí công việc của từng cá nhân. KPIs sẽ giúp các đơn vị hay cá nhân tập trung vào các nhiệm vụ, chức năng chủ yếu, được công ty yêu cầu hay đề cao, tránh tình trạng sa đà vào các mục tiêu thứ yếu.
1.2.2.3. Vai trò đo lường, đánh giá mức độ hoàn thành
- KPIs định lượng các kết quả cần đạt được và phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp khi thực hiện. Vì thế khi ứng dụng KPIs, mức độ hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu cá nhân/bộ phận/đơn vị cũng được nhìn nhận rõ ràng, cụ thể và chính xác hơn. Từ đó, làm cơ sở cho việc khen thưởng, kỉ luật.
- KPIs cụ thể hóa các kết quả cần đạt được theo từng công đoạn, từ đó cho phép triển khai hiệu quả việc ứng dụng KPIs vào quản trị theo mục tiêu và quản trị theo quy trình.
1.2.2.4. Vai trò điều chỉnh các hoạt động
- Ứng dụng KPIs luôn đi liền với quá trình xác định- đàm phán- giao KPIs, đánh giá mức độ hoàn thành và từ đó điều chỉnh KPIs. Việc điều chỉnh về KPIs cho phù hợp với tình hình thực tế sẽ dẫn đến các điều chỉnh về nguồn lực, quyền hạn, nghĩa vụ và quyền lợi của các cá nhân, đơn vị cũng được thực hiện.
- Đồng thời, khi KPIs có thể cho bạn nhìn thấy trước được kết quả thì các quyết định sẽ dễ dàng và nhanh chóng được đưa ra hơn.
Tóm lại, từ các vai trò trên có thể thấy: KPIs là công cụ hữu hiệu trong hoạt
động quản trị với những lợi ích:
- KPIs là một công cụ được sử dụng để giao nhiệm vụ, định hướng hoạt động, đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân và đơn vị gắn với việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. KPIs đo lường “sức khỏe” của doanh nghiệp hoặc bộ phận đểrút kinh nghiệm và cải thiện hiệu quả hoạt động. Từ đó, giúp doanh nghiệp hoạt động theo hướng đi mong muốn.
- Các cấp độ của KPIs cũng được phân rã từ cấp công ty tới từng đơn vị/bộ phận và cuối cùng là cấp cá nhân giống như việc phân rã các cấp độ của mục tiêu.
- Kiểm soát và thúc đẩy mọi người.
- Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty hoặc phòng ban hoặc tại một bộ phận nào đó. Từ đấy tạo cơ chế khen thưởng và công nhận thành tích.