1.1.3.1. Các hình thức đàm phán
a. Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Là việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau thoả thuận, bàn bạc, thảo luận trực tiếp về hàng hoá, giá cả, điều kiện giao dịch, phương thức thanh toán… Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả. Trong khi đó đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp chỉ 2-3 ngày là đã có kết quả. Hình thức đàm phán này thường được dùng khi hai bên có nhiều điều khoản phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi đàm phán về những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất phức tạp… Việc hai bên gặp gỡ trực tiếp tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt lâu dài với nhau. Đây là hình thức đàm phán mang lại kết quả nhanh nhưng cũng là hình thức khó khăn nhất. Để thành công đòi hỏi sự kết hợp của rất nhiều yếu tố. Người đàm phán phải có nghiệp vụ, tự tin, tự chủ, nhanh nhạy... để tỉnh táo nắm được ý đồ sách lược của đối phương. Từ đó nhanh chóng đưa ra phương án đối phó và phải quyết định ngay khi thời cơ chín muồi. Trước khi lên bàn đàm phán, phải xác định mục tiêu của mình trong lần đàm phán này, và cần tìm hiểu về khách hàng một cách kỹ lưỡng nhất có thể, thậm chí cả mục tiêu của họ. Không nôn nóng trong việc ký kết dù thời gian đàm phán đã sắp hết. Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ để tiến hành đàm phán, vì như vậy sẽ dễ chủ động, linh hoạt và nâng cao được tốc độ đàm phán. Nếu đàm phán có đông người tham dự nên để một người thống nhất phát ngôn, để tránh sơ hở trong đối đáp, tránh bàn bạc trao đổi ý kiến trước mặt khách hàng.
b. Đàm phán qua điện thoại
Ngày nay giao dịch qua điện thoại cũng là một phương thức được sử dụng phổ biến, đặc biệt với những giao dịch có độ tin cậy cao. Ưu điểm của hình thức này là nhanh chóng giúp người đàm phán tiến hành đàm phán một cách khẩn trương đúng thời cơ cần thiết, kịp thời nhưng tốn kém thường phải hạn chế về thời gian. Do
vậy, các bên không thể trao đổi chi tiết. Mặt khác giao dịch bằng điện thoại chỉ là hình thức giao dịch miệng nên không có căn cứ pháp lý như văn bản thư từ. Do vậy, chỉ dùng điện thoại trong những trường hợp thật cần thiết, khẩn cấp, sợ lỡ thời cơ kinh doanh hoặc chỉ xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng. Khi sử dụng phương thức giao dịch này thì cần phải chuẩn bị chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác. Sau khi trao đổi bằng điện thoại, cần có văn bản xác nhận nội dung đã “đạt được thoả thuận”. Văn bản này có ý nghĩa pháp lý nếu đối tác xác nhận lại.
c. Đàm phán qua thư từ, điện tín
Là hình thức được sử dụng phổ biến trong kinh doanh. Hình thức này thường là sự khởi đầu và giúp cho việc duy trì những giao dịch lâu dài. Thông thường trong giao dịch thương mại, những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư từ. Khi hai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì mối quan hệ cũng phải thông qua thư tín thương mại.
Ưu điểm của hình thức này là đỡ tốn kém nhất, thường được sử dụng rộng rãi, có điều kiện để suy xét tính toán, tham khảo ý kiến của nhiều người khác, thậm chí cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều nơi, gửi thư, gửi điện tín cho nhiều khách hàng. Người viết thư tín có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều người, và có thể khéo léo dấu ý định thực sự của mình. Với một đối phương khéo léo già dặn thì việc đoán ý đồ của họ qua lời lẽ trong thư là việc rất khó khăn.
Nhược điểm của giao dịch bằng thư từ, điện tín là chậm, mất rất nhiều thời gian, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ bị lỡ, khó biết ý đồ thật của khách hàng. Ngày nay, người ta dùng hình thức thư điện tử qua hệ thống Internet hoặc telex, fax sẽ khắc phục phần nào nhược điểm này. Thư từ, điện tín, fax là những văn bản có tính pháp lý về thương mại. Có thể dùng cả khi khiếu nại hoặc dùng làm chứng cứ khi cần phải đưa ra xét xử trước pháp luật.
1.1.3.2. Các hình thức ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
Các bên trong hợp đồng có thể ký kết hợp đồng thông qua nhiều hình thức khác nhau: Ký kết hợp đồng trực tiếp và ký kết hợp đồng gián tiếp. Các phương
thức ký kết hợp đồng này có tính quyết định đến một số vấn đề khác của hợp đồng như về hình thức của hợp đồng, thời điểm ký kết hợp đồng, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng… Đồng thời, mỗi một phương thức ký kết lại có những đặc điểm riêng và thích hợp với từng trường hợp, tình huống nhất định.
a. Ký kết hợp đồng trực tiếp
Theo hình thức này, đại diện hợp pháp của các bên trực tiếp gặp nhau bàn bạc, thoả thuận, thống nhất ý chí để xác định các điều khoản của hợp đồng và cùng ký vào văn bản hợp đồng. Hợp đồng được coi là hình thành có giá trị pháp lý từ thời điểm các bên cùng ký vào văn bản hợp đồng.
Trong trường hợp ký kết trực tiếp, nơi ký kết hợp đồng là một địa điểm do các bên thỏa thuận và tại địa điểm này các bên thương lượng, trực tiếp ký kết hợp đồng với nhau. Thời điểm ký kết hợp đồng là “thời điểm bên sau cùng ký vào văn bảnhay bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản".9
b. Ký kết hợp đồng gián tiếp
Đối với trường hợp ký kết hợp đồng gián tiếp, các bên ký kết không trực tiếp gặp nhau mà bên bán có thể gửi cho bên mua một thư chào hàng (offer) hoặc bên mua có thể gửi cho bên bán một lệnh đặt hàng (order). Hợp đồng được ký kết thường thông qua hai giai đoạn chào hàng và chấp nhận chào hàng
- Chào hàng (hay còn gọi là đề nghị ký kết hợp đồng): Chào hàng là“Đề nghị về việc ký kết hợp đồng gửi cho một hay nhiều người xác định được coi là đơn chào hàng nếu đề nghị đã quá rõ ràng và thể hiện ý định đặt quan hệ trong trường hợp
được sự chấp nhận của người được chào hàng”10. Khoản 1 Điều 386 BLDS Việt
Nam 2015 cũng có định nghĩa tương tự về chào hàng. Chào hàng bao gồm chào bán hàng và chào mua hàng.
- Chấp nhận chào hàng (hay còn gọi là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng): Sự chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng phải là chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị. Trường hợp bên được đề nghị đã chấp nhận hợp đồng nhưng có nêu điều kiện hoặc sửa đổi đề nghị thì coi như người này đã đưa ra đề nghị mới.
9Xem khoản 4 Điều 400 BLDS Việt Nam 2015
Như vậy, có thể thấy, có nhiều phương thức ký kết hợp đồng xuất khẩu, mỗi hình thức ký kết hợp đồng đều có ưu điểm, nhược điểm riêng của nó, lựa chọn hình thức nào là quyền của chủ thể ký kết, xong việc lựa chọn phải luôn tính đến hiệu quả kinh tế, thời cơ kinh doanh. Các chủ thể cũng có thể kết hợp cả hai hình pháp ký kết để xác lập một quan hệ hợp đồng xuất khẩu hàng hóa.
Khi xem xét về ký kết hợp đồng cần lưu ý:
Thứ nhất, dù ký kết hợp đồng bằng ký trực tiếp hay ký gián tiếp, những hợp đồng được hình thành đều có hiệu lực pháp lý như nhau và các bên đều phải thực hiện các điều khoản đã cam kết.
Thứ hai, để tránh rủi ro pháp lý một vấn đề vô cùng quan trọng là cần xác định rõ thẩm quyền ký kết hợp đồng. Hợp đồng chỉ phát sinh hiêu lực khi người ký hợp đồng có đầy đủ thẩm quyền. Trên thực tế cho thấy, rất nhiều Công ty khi ký kết hợp đồng thường không để ý đến thẩm quyền ký kết hợp đồng, đến lúc có tranh chấp phát sinh, đối tác thường viện dẫn người ký kết hợp đồng không đúng thẩm quyền để không chịu trách nhiệm.
Theo pháp luật Việt Nam, người đại diện theo pháp luật có thẩm quyền ký kết hợp đồng, nếu người đại diện theo pháp luật không tham gia ký kết hợp đồng được có thể uỷ quyền cho người khác thay mình ký kết hợp đồng. Việc uỷ quyền có thể là uỷ quyền theo vụ việc hoặc uỷ quyền thường xuyên tuy nhiên phải được thể hiện dưới hình thức bằng văn bản. Người được uỷ quyền chỉ được phép hoạt động trong phạm vi được uỷ quyền và không được uỷ quyền lại cho người khác.
Nhưng pháp luật mỗi quốc gia lại khác nhau, ví dụ như Luật Anh. Vương quốc Anh theo hệ thống thông luật, nên không có quy định cụ thể về ủy quyền. Tuy nhiên, các án lệ tại Anh công nhận sự ủy quyền mặc nhiên, tức là một C.E.O khi thực hiện nhiệm vụ điều hành công ty thì có quyền thực hiện những hành vi mà một C.E.O thông thường cần làm, nên có thể không cần giấy ủy quyền. Khi giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, các bên nên tìm hiểu các quy định về thẩm quyền
và ủy quyền của quốc gia đối tác hoặc yêu cầu bên kia cung cấp các giấy tờ để chứng minh hoặc cam kết mình có thẩm quyền ký kết hợp đồng11.
Một điểm cần lưu ý là thẩm quyền ký kết điều khoản trọng tài không trùng với thẩm quyền ký kết hợp đồng. Điều khoản trọng tài độc lập với hợp đồng, nhằm mục đích chọn ra cơ quan giải quyết tranh chấp. Theo Điều 19 Luật Trọng tài thương mại năm 2010 thì: “Thoả thuận trọng tài hoàn toàn độc lập với hợp đồng. Việc thay đổi, gia hạn, hủy bỏ hợp đồng, hợp đồng vô hiệu hoặc không thể thực hiện được không làm mất hiệu lực của thoả thuận trọng tài”. Vì vậy, nếu các bên có quy định về điều khoản trọng tài thì cũng cần xác định rõ người ký hợp đồng có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký kết điều khoản trọng tài hay không.