So với hợp đồng thương mại trong nước, việc đàm phán để giao kết hợp đồng thương mại quốc tế thực chất là đàm phán với các DN nước ngoài. Do mới tham gia vào thị trường thế giới và chưa được cọ sát nhiều nên các DN Việt Nam còn tỏ ra thiếu kinh nghiệm trong các cuộc đàm phán với đối tác nước ngoài trên thương trường quốc tế. Chính vì vậy, mà các DN Việt Nam vẫn chưa dành được thế chủ động trong quá trình đàm phán để có thể ký kết được những hợp đồng với những điều khoản có lợi về phía mình.
Qua thực tiễn cho thấy, các DN Việt Nam không biết sử dụng nghệ thuật đàm phán. Nghệ thuật đàm phán thể hiện ở sự chuẩn bị tốt các phương án đàm phán để dễ dàng đối phó với mọi yêu cầu của phía đối tác. Nghệ thuật đàm phán cũng đòi hỏi DN Việt Nam phải vừa có sự cương quyết, vừa có sự nhân nhượng với bạn hàng nước ngoài khi đàm phán về từng điều khoản cụ thể trong hợp đồng.
Trên thực tiễn, lỗi do không biết sử dụng nghệ thuật đàm phán thể hiện:
Thứ nhất, các kỹ năng, kỹ xảo đàm phán nhằm khai thác thông tin, thuyết phục và tạo ra lợi thế trong đàm phán chưa được các DN Việt Nam chú trọng.
Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, kỹ năng, kỹ xảo đàm phán chiếm vị trí đặc biệt quan trọng. Nếu cán bộ đàm phán không khôn khéo, mềm dẻo thì dễ mất khách hàng hoặc nếu cán bộ đàm phán không vững vàng thì dễ bị khách hàng ép ký kết hợp đồng với những điều khoản bất lợi. Thực tế, DN Việt Nam còn hạn chế kỹ năng, kỹ xảo đàm phán dẫn đến rơi vào các tình huống lúng túng, không tự tin, có nhiều thái độ cư xử không phù hợp, thậm chí là bất lịch sự. Tình trạng trao đổi riêng
bằng tiếng Việt trong khi đàm phán là tương đối phổ biến. Việc làm này vừa khiếm nhã, vừa có thế làm lộ bí mật kinh doanh nếu bên đối tác có người biết tiếng Việt58.
Ngoài ra, DN Việt Nam tham gia đàm phán với thái độ cứng nhắc và những điều kiện trong hợp đồng gần như là bất di bất dịch, ngay cả với điều khoản ít quan trọng có thể thỏa thuận được. Họ luôn có thái độ e ngại khi phía đối tác nước ngoài đưa ra các yêu cầu mới. Điều này đã gây cho đối tác nước ngoài ấn tượng không tốt về tính chuyên nghiệp và khả năng thích ứng kinh doanh. Đồng thời, DN Việt Nam không chuẩn bị kỹ lưỡng các kịch bản đàm phán dự phòng nên dẫn đến đàm phán không hiệu quả.
Ví dụ: Công ty cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu Thành phố Cần Thơ
tiến hành đàm phán xuất khẩu gạo sang Mỹ. Do không chuẩn bị trước nên khi tiến hành đàm phán phía Mỹ đặt ra rất nhiều câu hỏi mà Công ty không chuẩn bị trước như Giấy chứng nhận xuất xứ của lúa gạo Công ty đã có chưa, do ai cấp, phân bón để trồng lúa được nhập khẩu từ nước ngoài nào? Đại diện của Công ty rất bất ngờ và lúng túng khi trả lời nên phía Mỹ đã không đồng ý và đàm phán đã thất bại59
Thứ hai, thương nhân Việt Nam am hiểu rất ít về văn hóa trong đàm phán kinh doanh quốc tế
Chúng ta biết rằng, với những nền văn hóa khác nhau cần có những kiểu đàm phán khác nhau. Chẳng hạn, đàm phán với một số đối tác ở châu Âu khác đàm phán với đối tác Nhật Bản… Tùy thuộc văn hóa, phong cách, tập quán kinh doanh và pháp luật của đối tác để người tham gia đàm phán phải có những kỹ năng và tư duy đàm phán khác nhau. Trên thực tế, DN Việt Nam chưa nắm chắc về những nền văn hóa này. Chính sự thiếu chuẩn bị, trau dồi này đã gây ra không ít sự khó xử, không hài lòng cho đối tác thậm chí làm thất bại nhiều cuộc đàm phán.
Ví dụ: Công ty cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu Thành phố Cần Thơ
đàm phán với đối tác Nhật Bản. Công ty đã chuẩn bị rất kỹ về lô hàng hóa, rút kinh nghiệm với những lần đàm phán khác nên lần này đại diện của Công ty khi đàm
58 GS.TS.Đoàn Thị Hồng Vân (2004), Đàm phán trong kinh doanh quốc tế, NXB Thống Kê, Hà Nội, trang 433
59 Rủi ro trong đàm phán hợp đồng ngoại thương, http://doc.edu.vn/tai-lieu/tieu-luan-rui-ro-trong- dam-phan-hop-dong-ngoai-thuong-30204/. Truy cập ngày 3/5/2019
phán với đối tác có thái độ rất vui vẻ và nghĩ chắn chắn sẽ thành công trong lần đàm phán này. Lúc bắt đầu đàm phán, đại diện Công ty hay hỏi thăm về gia đình đối tác, đôi lúc nói chuyện còn vui vẻ, cười to. Nhưng cuối cùng dù chuẩn bị rất kỹ càng vẫn không thành công, phía Nhật Bản không muốn làm ăn với Công ty. Lúc quay về nước, đại diện công ty suy nghĩ, tìm hiểu và biết lý do không thành công là do không tìm hiểu về văn hóa của đối tác. Người Nhật Bản rất nghiêm túc trong công việc làm ăn, họ không muốn hỏi thăm về gia đình trong cuộc đàm phán, cùng với khả năng giao tiếp của đại diện Công ty còn kém nên không thành công 60.