Muốn đàm phán thành công thì khâu chuẩn bị đàm phán ký kết đóng góp một vai trò quan trọng như: chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nội dung, xác định mục tiêu, chuẩn bị nhân sự đàm phán, chuẩn bị chương trình đàm phán.
a. Chuẩn bị thông tin đàm phán
Trong đàm phán hợp đồng, việc hiểu biết về thông tin đối tác là việc hết sức quan trọng. Về cơ bản, DN Việt Nam chú trọng thu thập thông tin về khả năng tài chính của khách hàng, điều này đã giảm thiểu một phần rủi ro trong việc thanh toán của khách hàng, hỗ trợ thông tin để đảm bảo hoạt động kinh doanh của DN không bị gián đoạn.
Qua điều tra khảo sát, việc thu thập thông tin đối tác được thể hiện qua biểu đồ sau:
Hình 3: Những vấn đề doanh nghiệp chú trọng tìm hiểu nhất trước khi đàm phán, ký kết hợp đồng
(Nguồn: Theo khảo sát của Tác giả)
Theo kết quả điều tra khảo sát trên có thể thấy, DN khá chú trọng đến việc tìm hiểu các thông tin về lịch sử, văn hoá kinh doanh của đối tác và luật thương mại quốc tế. Các thông tin này chiếm khoảng 36,4% các dữ liệu được chuẩn bị trước khi tiến hành đàm phán.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc đàm phán để ký kết hợp đồng xuất khẩu, một số DN Việt Nam đã bỏ qua giai đoạn này nên đã mắc phải những lỗi sau đây:
Thứ nhất, DN Việt Nam tham rẻ, hám lợi và thiếu hiểu biết về thông tin thị
trường, giá cả nên hàng loạt các DN Việt Nam đã bị các DN nước ngoài lừa đảo. Một trong những thủ đoạn chính của các DN nước ngoài là vẽ ra các bản hợp đồng với những điều kiện rất hấp dẫn như giá hàng hóa thấp hơn nhiều so với thị trường và hứa hẹn sẽ đem lại những khoản lợi nhuận khổng lồ cho DN Việt Nam. Do vậy, trong hoạt động xuất khẩu không ít DN Việt Nam do bị đánh trúng vào tâm lý hám lợi, ham rẻ và thiếu hiểu biết về thông tin thị trường, giá cả đã đàm phán và
nhanh chóng ký kết hợp đồng mà không tìm hiều kỹ về đối tác, dẫn đến bị lừa và gánh chịu những rủi ro, thiệt hại to lớn.
Theo Trung tâm Trọng tài quốc tế Việt Nam (VIAC), tính đến nay VIAC đã tiếp nhận và xử lý hơn 1.500 vụ kiện, trong đó hơn 50% vụ liên quan đến hợp đồng mua bán hàng hóa (hơn 50% hợp đồng xuất nhập khẩu)43. Điều đó cho thấy, nhiều DN Việt Nam khi làm ăn với nước ngoài, chưa thẩm tra năng lực của đối tác hoặc thiếu kinh nghiệm xem xét kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng, dẫn đến nhiều vụ kiện, tranh chấp xảy ra. Mới đây, Thương vụ Đại sứ quán Việt Nam tại Maroc phát đi khuyến cáo tới các DN xuất khẩu không giao dịch với một công ty ở Maroc có tên Ste Top Arabic Sarl A.U. Thương vụ Đại sứ quán Việt Nam tại Maroc thông tin, công ty này thường trực tiếp liên hệ hoặc qua trung gian để tìm kiếm DN xuất khẩu các nước, trong đó có DN Việt Nam để giao dịch các mặt hàng chủ yếu là hoa quả đóng hộp, hạt điều, cà phê, hạt tiêu, gia vị... Sau khi ký hợp đồng với phương thức thanh toán đổi chứng từ và bên bán đã gửi hàng theo cam kết, công ty Maroc này không lấy hàng, bỏ mặc hàng lưu kho với mức phí hàng ngày tại Maroc rất cao nhằm mục đích ép giá, gây thiệt hại và đẩy DN xuất khẩu vào tình trạng “tiến thoái lưỡng nan”. Công ty trên có văn phòng giao dịch tại Tây Ban Nha và người đứng tên giao dịch là Mohamed Tuhami. Trụ sở công ty này đặt tại một thành phố ở miền núi phía Bắc của Maroc, nhưng thường xuyên đóng cửa. Số điện thoại gửi cho đối tác xuất khẩu hầu như không liên lạc được, không phát sinh cước. Hiện tại, một số DN Việt Nam đã gặp khó với công ty này. Do vậy, Thương vụ Đại sứ quán Việt Nam tại Maroc khuyến cáo các DN xuất khẩu không giao dịch với công ty Maroc nêu trên để tránh thiệt hại. Đồng thời, các DN cũng nên lưu ý tìm hiểu, xác minh kỹ lưỡng đối tác, đàm phán các điều khoản hợp đồng chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro44.
Một vụ việc khác DN bị rủi ro do không tìm hiểu thông tin đối tác khi đàm phán, không tìm hiểu kỹ hợp đồng. Đó đó là trường hợp của một DN ở đồng bằng
43http://viac.vn/tin-tuc/can-trong-trong-ky-ket-hop-dong-xuat-khau-hang-hoa-a1278.html. Truy cập ngày 12/2/2019
44 Thúy Hà, Cẩn trọng trong ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa, http://viac.vn/tin-tuc/can-trong- trong-ky-ket-hop-dong-xuat-khau-hang-hoa-a1278.html. Truy cập ngày 2/1/2019.
song Cửu Long xuất khẩu mặt hàng thơm đông lạnh sang một đối tác tại Mỹ. Khi DN xuất khẩu ra nước ngoài, đối tác đã thanh toán tiền hàng theo yêu cầu của bên bán, với chỉ định thanh toán bằng email. Tuy nhiên, sau khi xác minh thì phát hiện người thụ hưởng số tiền đó không phải là DN bán hàng tại Việt Nam mà một công ty ở Trung Quốc. Với vụ này, trong hợp đồng 2 bên cung cấp, có liên quan đến người thụ hưởng, thì DN Mỹ cung cấp không có thông tin người thụ hưởng. (Điều đó có nghĩa rằng, trong quá trình thực hiện hợp đồng DN mua hàng khi nhận một chỉ định thanh toán của bên người bán, họ có thể chuyển tiền vào bất kỳ tài khoản nào theo yêu cầu của bên bán). Trong khi đó, DN Việt Nam cung cấp hợp đồng thì có thông tin: Tên người thụ hưởng chính là tài khoản công ty của họ tại Việt Nam và cuối cùng DN Việt Nam đã bị thua45.
Tương tự, một vụ việc khác liên quan đến Công ty Mía đường Tây Ninh, ký hợp đồng với công ty của Trung Quốc. Khi đàm phán, ký kết hợp đồng, công ty trong nước đã không tìm kỹ thông tin của công ty đối tác tại Trung Quốc. DN Việt Nam giao dịch thông qua một đại diện ủy quyền của đối tác Trung Quốc tại Việt Nam. Đến khi đối tác Trung Quốc nợ DN Việt Nam số tiền trên 50 tỷ đồng, dẫn đến kiện tranh chấp. Khi tranh chấp xảy ra thì DN Việt Nam mới nghĩ đến việc xác minh lý lịch và năng lực của công ty Trung Quốc và tá hỏa, công ty Trung Quốc không tồn tại. Người đứng đầu công ty mía đường phải chịu trách nhiệm hình sự46.
Ví dụ khác, ngày 13/8/2012, Bộ Công Thương vừa dẫn chiếu thêm một nạn nhân mới bị lừa tiền khi kinh doanh qua mạng với một công ty tại khu vực Trung và Tây Phi. Cụ thể, Vụ Thị trường Châu Phi, Tây Á, Nam Á - Bộ Công Thương gần đây đã liên tiếp đưa ra những cảnh báo về các trường hợp lừa đảo thương mại trên Internet tại khu vực Trung và Tây Phi như Nigeria, Ghana, Benin, Togo, Cameroon... thậm chí nêu đích danh các tổ chức, cá nhân lừa đảo ở khu vực này. Tuy nhiên, do hám lợi, nghiệp vụ về ngoại thương hạn chế nên nhiều DN Việt vẫn bỏ qua cảnh báo của Bộ Công Thương để rồi bị lừa tiền khi giao dịch thương mại điện tử.
45 http://viac.vn/tin-tuc/can-trong-trong-ky-ket-hop-dong-xuat-khau-hang-hoa-a1278.html. Truy cập ngày 2/1/2019.
46 http://viac.vn/tin-tuc/can-trong-trong-ky-ket-hop-dong-xuat-khau-hang-hoa-a1278.html. Truy cập ngày 2/1/2019.
Một nạn nhân mới là DN nhập khẩu gỗ tại Việt Nam đã kết nối với một nhà cung cấp gỗ ở Cameroon có tên là Woodventure qua trang www.ceblaza.net và bị lừa. Theo hợp đồng mà DN Việt Nam ký với đối tác hồi tháng 7/2012, nhà xuất khẩu Cameroon sẽ cung cấp một khối lượng gỗ Tali logs rất lớn trị giá hơn 400.000 USD và công ty Việt Nam đặt cọc 10% giá trị hợp đồng, 90% còn lại thanh toán qua ngân hàng sau khi bên mua nhận được chứng từ gốc. Thời gian giao hàng trong vòng 2 tuần kể từ ngày nhận tiền đặt cọc, nhưng sau khi nhận tiền hơn 1 tháng, nhà cung cấp gỗ vẫn chưa giao hàng và cắt đứt mọi liên lạc47.
Thứ hai, DN Việt Nam còn thiếu cẩn trọng trong việc tìm hiểu các thông tin về tình hình sản xuất, kinh doanh; tình hình tài chính của DN nước ngoài… dẫn đến gặp phải các đối tác “ma” và bị lừa đảo.
Chẳng hạn, một Công ty của Việt Nam thực hiện xuất khẩu cao su cho DN nước ngoài. Điều kiện thanh toán trong giao dịch thương mại này là đặt cọc 10% trị giá hợp đồng, phần còn lại thanh toán theo phương thức D/P. Sau khi ký hợp đồng và nhận được tiền đặt cọc, Công ty Việt Nam tiến hành giao hàng, lập chứng từ thanh toán và gửi cho đối tác Pakistan. Tuy nhiên, sau khi gửi chứng từ thanh toán, Công ty Việt Nam không nhận được số tiền còn lại. Công ty Việt Nam liên hệ lại với khách hàng thì mọi thông tin liên lạc bị cắt đứt. Tìm hiểu của các cơ quan chức năng của Việt Nam và nước ngoài cho thấy tên và địa chỉ Công ty đều là giả mạo, không có đăng ký. Người chuyển tiền đặt cọc là một cá nhân. Tổ chức nhận chứng từ để làm thủ tục thanh toán theo phương thức D/P không phải là ngân hàng mà chỉ là một đại lý thu đổi ngoại tệ, kiêm chuyển tiền ra nước ngoài theo kênh không chính thức48.
Một ví dụ khác liên quan đến tình hình tài chính của đối tác. Một số DN Việt Nam do không tìm hiểu và điều tra kỹ đối tác là các DN Hồng Kông nên không biết tình hình tài chính của bạn hàng. Công ty này đang trong quá trình làm thủ tục phá sản nhưng vẫn đàm phán và ký hợp đồng bán hàng cho Công ty Việt Nam nhằm
47 Theo ICTNews (2012), “Kinh doanh ngoại thương qua mạng cần cẩn trọng”, http://vnreview.vn.
Truy cập ngày 2/3/2019.
48 TBT Bắc Ninh (2012), “Cảnh báo đối với các hành vi lừa đảo, gian lận thương mại của một số DN
chiếm đoạt tiền đặt cọc, tiền ứng trước hợp đồng. Đến khi phía Công ty Việt Nam liên hệ, tìm cách lấy lại tiền ứng trước thì Công ty Hồng Kông đã giải thể, phá sản49.
Từ các vụ việc trên, bài học rút ra là khi ký kết hợp đồng, ngay từ khâu soạn thảo, đàm phán hợp đồng, thì DN càng lấy được thông tin của đối tác càng nhiều càng tốt. Đặc biệt là các thông tin về pháp lý, năng lực tài chính để thực hiện hợp đồng... của đối tác. Nếu họ không có năng lực nhưng vẫn ký hợp đồng thì khả năng họ vi phạm hợp đồng rất cao. Hoặc trước khi đàm phán hợp đồng, cần tìm hiểu thông tin của đối tác thông qua một số luật sư đại diện ngoại giao, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), các hiệp hội ngành nghề hoặc thông qua các công ty chuyên sâu về xếp hạng năng lực DN. Những thông tin này sẽ rất hữu ích giúp DN không gặp rủi ro trước khi ký kết và thực hiện hợp đồng.
b. Chuẩn bị nhân sự đàm phán ký, kết hợp đồng
Thực tế cho thấy, trình độ của người đàm phán, ký kết hợp đồng, nhất là người chủ trì đàm phán cũng đã được nâng cao. Theo thăm dò của VCCI, trình độ học vấn của người chủ trì đàm phán thì 72,07% có trình độ đại học và 22,52% có trinh độ trên đại học50. Thành viên trong đoàn đàm phán của DN thường gồm: Trưởng đoàn, chuyên viên pháp lý, kỹ thuật, thương mại, phiên dịch (nếu cần). Những người tham gia đàm phán đó phải là người có năng lực, trình độ và kinh nghiệm tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế, có tinh thần sáng tạo, có đầu óc phân tích, phán đoán, tổng hợp, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, am hiểu về hàng hóa và đối tác đàm phán thương mại quốc tế.
Bên cạnh đó, trình độ ngoại ngữ của người đàm phán đã được các DN chú trọng. Đàm phán về hợp đồng thường phải thông qua nhiều ngôn ngữ khác nhau như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nhật, tiếng Trung Quốc … tuỳ theo đối tác ký kết hợp đồng sử dụng loại ngôn ngữ nào. Ngày nay, trong xu thế toàn cầu hoá, tiếng Anh là
49 Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (2012), “Một số DN Việt Nam bị bạn hàng Hồng Kông lừa”,http://www.vietinbank.vn, Truy cập ngày 12/3/2019.
50 Nâng cao năng lực cạnh tranh của DN Việt Nam hiện nay http://chungta.com/Desktop.aspx/KinhDoanh-QTDN/DoanhNghiep/Nang-cao-nang-luc-canh-tranh-DN-VN/ Truy cập ngày 3/2/2019.
ngôn ngữ được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp cũng như trong quá trình đàm phán hợp đồng. Thông thường, những người đàm phán phải hội tụ ba điều kiện là:
- Am hiểu về nghiệp vụ ngoại thương.
- Am hiểu về pháp luật, đặc biệt là các điều khoản thương mại quốc tế (incoterms).
- Ngoại ngữ tốt, đặc biệt là tiếng Anh.
Về cơ bản, người đàm phán, ký kết hợp đồng đều có trình độ ngoại ngữ, có khả năng giao tiếp tốt, là những người giàu kinh nghiệm và có chuyên môn nghề nghiệp vững vàng. Theo kết quả khảo sát, người chủ trì hoạt động đàm phán chủ yếu là giám đốc doanh nghiệp (chiếm khoảng 66%), tiếp đó là trưởng phòng kinh doanh (25%), chỉ khoảng 8% các DN được điều tra sử dụng nhân viên kinh doanh để chủ trì hoạt động này51. Điều này cho thấy các DN rất chú trọng việc đàm phán, ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, nên vấn đề nhân sự và các thành viên trong đoàn đàm phán luôn được lưu tâm và chuẩn bị chu đáo.
Tuy nhiên, trên thực tế, đội ngũ tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng còn hạn chế, khó khăn. Theo kết quả khảo sát điều tra về các khó khăn của DN khi thực hiện đàm phán, ký kết xuất khẩu hàng hoá: 41,7% DN cho biết khó khăn nằm ở việc thương lượng, thuyết phục đối tác, khoảng 41% cho rằng nguyên nhân là do bất đồng về ngôn ngữ, 25% DN được hỏi họ gặp khó khăn do chưa có được nhân sự có chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng52.
Theo khảo sát trên, một trong những khó khăn cho DN trong đàm phán, ký kết hợp đồng đó là về nghiệp vụ buôn bán hàng hóa quốc tế. Nghiệp vụ buôn bán hàng hóa quốc tế đòi hỏi người đi đàm phán phải có kiến thức vững vàng, chuyên sâu về nghiệp vụ thương mại quốc tế. Nói cách khác, những người đi đàm phán để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế phải là các nhà chuyên nghiệp về lĩnh vực thương mại quốc tế cụ thể mà họ chuẩn bị đàm phán. Ví dụ, đàm phán để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế mà đối tượng mua bán là những thiết bị phức tạp như máy bay, cột thu phát sóng truyền hình … sẽ hoàn toàn khác với mua bán gạo, than
51 Theo khảo sát của tác giả
đá, sắt thép. Hợp đồng vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển cũng sẽ có những tiêu chí kỹ thuật khác so với hợp đồng chuyển giao công nghệ liên quan đến vận hành một nhà máy lọc dầu53. Do còn thiếu sự chuyên nghiệp, chưa có kiến thức vững vàng, chuyên sâu về nghiệp vụ thương mại hàng hóa trong đàm phán nên dẫn đến việc người đàm phán lựa chọn các phương thức thanh toán, phương thức giao hàng...gây bất lợi cho DN mình; quá trình đàm phán bị ngắt quãng và kéo dài. Kỹ năng, nghiệp vụ ngoại thương còn kém khiến cho việc sử dụng các điều khoản trong Incoterms 2000 không đạt hiệu quả cao nhất.
Ví dụ: Tại Công ty cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu Thành phố Cần Thơ, do cán bộ đàm phán không nắm vững Incorterms 2000. Nên khi đàm phán hợp